Facturen verwerken op basis van een contract met behulp van sjablonen

Facturen verwerken op basis van een contract met behulp van sjablonen

Om zo optimaal mogelijk met de Spend Cloud te werken kan je  een factuur koppelen aan een contract. Wanneer de factuur binnen de tolerantie van het contract past, zal de factuur automatisch worden goedgekeurd. De beoordelaar zal de factuur dan niet hoeven goed te keuren. Naast dat je de goedkeuren stap kan overslaan, is het fijn om ook de codering van de facturen op basis van het contract snel en uniform te automatiseren. Dit kan je doen door goede afspraken met de crediteur te maken en te vragen om een XML-factuur, maar dit kan je ook realiseren door een sjabloon in te stellen. In dit artikel leggen we onze best practice uit hoe je facturen die bij een contract horen zo efficiënt mogelijk verwerkt in combinatie met sjablonen.

De inrichting in drie stappen

Ben je al bekend met het proces, maar wil je jouw kennis kort opfrissen? Lees dan onderstaande stappen.
  1. Maak het contract aan: Zorg ervoor dat het inkoopcontract (huur, licentie, vastgoed, lease etc.) eerst in de Spend Cloud is geregistreerd.
  2. Maak het sjabloon aan: Creëer een nieuw sjabloon voor de betreffende crediteur.
    1. Voeg factuurregels toe: Gebruik de optie ‘Factuurregel toevoegen’ voor elke kostenpost (huur, servicekosten, licentie, support).
    2. Koppel het contract: Koppel in de detailweergave van elke factuurregel het betreffende contract.
    3. Indien van toepassing, selecteer bij de relatie het sjabloon als ‘standaard sjabloon’.
  3. Verwerken van facturen: Wanneer een inkomende factuur (bijvoorbeeld de maandelijkse huurfactuur) op basis van dit sjabloon wordt verwerkt, zal de software automatisch de contractkoppeling op regelniveau meenemen. Pas bij het coderen het sjabloon toe op de factuur. Bij een standaard sjabloon wordt deze, indien de relatie op de factuur is herkend, automatisch toegepast.

Hoe richt je dit in?

Contract

De basis van deze optimalisatie begint  bij een actief contract. Het contract moet daarnaast  aan de juiste voorwaarden voldoen om facturen automatisch goed te kunnen keuren die hieraan gekoppeld worden. Dit doe je met de instelling: ‘Facturen automatisch goedkeuren’, de eventuele afwijkingsmarges en de factuurfrequentie. Wil je meer weten over hoe je dit inricht? Lees dan het volgende artikel: Een factuur automatisch goedkeuren op basis van een contract

Sjabloon

Vervolgens maak je een sjabloon aan. Dit doe je via het onderdeel Applicatiebeheer / Factuurverwerking / Sjablonen. In het volgende artikel leggen we je in algemene zin uit hoe je sjablonen toevoegt en beheert: Sjablonen toevoegen. Er zijn een aantal situaties waarbij het gebruik van een sjabloon het meest rendabel is. Deze situaties zullen we hieronder uitleggen. 

Idea
Wanneer je een sjabloon aanmaakt kan je de relatie selecteren, dan is het sjabloon alleen voor die specifieke relatie te gebruiken. Heeft deze relatie maar één sjabloon, pas het sjabloon dan toe als ‘standaard sjabloon’ bij de relatie-instellingen. 

Voorbeeldsituaties inrichting sjablonen

Onderstaande situaties zijn de meest voorkomende situaties waarbij je een sjabloon kan gebruiken in combinatie met een contract. Op basis van onze best practices laten wij graag zien hoe je deze combinatie het beste instelt.

Voorbeeldsituatie 1 -  Contract met vaste factuurfrequentie en dezelfde terugkerende kosten voor één locatie en/of één kostenpost
Dit zijn bijvoorbeeld  telecom-, lease- of huurcontracten.
  1. Bij dit soort facturen is het belangrijk dat de periode goed wordt ingevuld. Indien de factuurfrequentie en de periode goed staat ingesteld bij het contract, kijkt de Spend Cloud per periode of de uitputting nog binnen de betreffende looptijd valt. 
  2. De periode wordt ingevuld op basis van de factuurdatum of de relatie-instelling voor een afwijkende periode. Krijg je iedere maand één factuur voor één periode? Geef in het sjabloon dan één periode mee. Gaat de factuur over meerdere periodes? Voeg dan meerdere periodes toe in het sjabloon.
  3. Ontvang je één factuur per periode met een vast bedrag? Kies dan voor een vast bedrag bij het toevoegen van het sjabloon
  4. Ontvang je meerdere facturen met verschillende bedragen in dezelfde periode? Kies dan voor variabele bedragen met een percentage van 100% in de regel.

Idea
Kan het voorkomen dat er extra (incidentele) kosten op de factuur staan? Maak vooraf de keuze of je dit wilt opnemen in het sjabloon. Bij een vaste frequentie raden we aan dit in het sjabloon op te nemen, als het zo nu en dan voorkomt kan het makkelijker zijn om deze apart in de factuur te boeken nadat je het sjabloon hebt toegepast.

Voorbeeldsituatie 2 - Contract met vaste factuurfrequentie en dezelfde terugkerende kosten, voor meerdere locaties en/of meerdere kostenposten
Dit zijn bijvoorbeeld nutsvoorzieningen of onderhoudscontracten.
  1. Bij dit soort facturen is het belangrijk dat de periode goed wordt ingevuld. Indien de periode en factuurfrequentie goed zijn ingesteld bij het contract, kijkt de Spend Cloud per periode of de uitputting nog binnen de betreffende looptijd valt.
  2. De periode wordt ingevuld op basis van de factuurdatum of de relatie-instelling voor een afwijkende periode. Krijg je iedere maand één factuur voor één periode? Geef in het sjabloon dan één periode mee. Gaat de factuur over meerdere periodes? Voeg dan meerdere periodes toe in het sjabloon.
  3. Voeg factuurregels toe voor iedere kostenpost en/of locatie, koppel in iedere regel het contractnummer.
  4. Is er sprake van een vast bedrag? Kies dan bij het toevoegen van het sjabloon voor vast bedrag en verdeel de bedragen over de factuurregels. Is er sprake van een variabel bedrag? Kies dan voor variabel (percentages) en vul bij iedere factuurregel het percentage op basis van de verdeelsleutel in.

Idea
Is er geen vaste verdeelsleutel? Gebruik dan geen sjabloon maar vraag de leverancier om een XML-factuur.

Voorbeeldsituatie 3 - Bestellingen op afroep
Dit kun je gebruiken voor verschillende situaties waarbij de kosten en factuurfrequentie variabel is. Denk aan het incidenteel bestellen van kleine goederen of diensten voor een technische afdeling. Er wordt geen inkooporder aangemaakt, maar kleine goederen of diensten worden direct bij de leverancier aangevraagd, al dan niet via een dienst als Topdesk. Je maakt een contract aan voor deelfacturatie, het bedrag bereken je op basis van de historie, dit voer je als contractwaarde in. Vervolgens maak je een sjabloon aan om deze facturen gemakkelijk te kunnen verwerken. Je koppelt de budgethouder als contractbetrokkene aan het contract en laat deze periodiek notificaties ontvangen om op de hoogte te blijven van de uitnutting.

Overige tips

  1. Stel het sjabloon is als standaard bij de relatie, dan wordt deze automatisch toegepast als de relatie wordt herkend op de factuur. We raden dit alleen af als je ook facturen ontvangt van deze crediteur die buiten het contract om gaan.
  2. Maak zoveel mogelijk gebruik van de standaard-omschrijving bij de relatie-instellingen. Dan hoef je deze niet bij het sjabloon in te vullen en behoud je uniformiteit in de omschrijvingen.
  3. Er is geen automatische koppeling tussen een sjabloon en contract. Dit houdt in dat bij aanpassingen in het contract je het sjabloon handmatig dient bij te werken. Tip: Bouw een mechanisme of proces in waarbij er bij contractmutaties, zoals een verlenging, de relevante sjablonen ook worden gecontroleerd. 
  4. Maak een vrij veld aan om aan te geven of er een sjabloon voor dit contract ingericht is, of moet worden. Zo kun je voor jezelf toch een overzicht maken met contracten waar een sjabloon voor is, ondanks dat er geen directe koppeling is tussen een contract en sjabloon.

    • Related Articles

    • Een factuur op basis van een contract (automatisch goedkeuren)

      Indien jouw organisatie gebruik maakt van de modules Contractbeheer en Factuurverwerking, heeft de crediteurenadministratie de mogelijkheid om facturen te koppelen aan een contract. Zo kun je instellen dat een factuurregel automatisch wordt ...

    • Hoe kan ik facturen automatisch verwerken?

      In de Spend Cloud kun je het proces van factuurverwerking op meerdere plekken optimaliseren. Door dit proces te optimaliseren en waar mogelijk te automatiseren, zullen facturen sneller worden verwerkt. Een belangrijke functie die je daarbij kunt ...

    • Sjablonen toevoegen

      Met een sjabloon kun je een factuur ‘voorcoderen’. In een sjabloon leg je een aantal standaard waarden vast betreft een specifieke factuur. Als je vervolgens dit sjabloon selecteert tijdens het coderen worden alle geregistreerde velden automatisch ...

    • Alles over het coderen van facturen

      Alles over het coderen van facturen In het menu Coderen staan alle facturen die verwerkt (gecodeerd) kunnen worden. Door vanuit het overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina waar je de gegevens van de factuur kunt ...

    • Een factuur toevoegen via het menu-onderdeel Postbus

      Om een factuur in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de Postbus of Toevoegen. In de Postbus van Factuurverwerking vind je alle facturen die via het ingestelde e-mailadres zijn binnengekomen. Bijlagen in het formaat PDF, XML of UBL kunnen ...