Een factuur toevoegen via het menu-onderdeel Toevoegen

Om een factuur in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de Postbus of Toevoegen. Facturen die per post zijn binnengekomen en zijn ingescand, kun je uploaden op de pagina Factuurverwerking / Toevoegen. 

Papieren facturen digitaliseren 

Om papieren facturen in Spend Cloud te zetten, moeten deze eerst worden gedigitaliseerd. Dit kun je doen door de factuur te scannen. Als een factuur uit meerdere pagina’s bestaat, zorg er dan voor dat deze pagina’s zijn samengevoegd in één bestand voordat je deze naar Spend Cloud upload. Elk los bestand wordt door Spend Cloud namelijk als één factuur gelezen. 

Scanners kunnen een scan ook vaak doorsturen naar een e-mailadres. Op deze manier zou je ook kunnen instellen dat de scan direct naar de Postbus wordt gestuurd. 

Facturen toevoegen

Doorloop na het scannen onderstaande stappen om facturen te uploaden naar Spend Cloud:

1. Klik op ‘Kies bestand’ en selecteer de facturen die je wilt uploaden via het venster dat wordt geopend. Je kunt ook de map op jouw computer openen waar de facturen staan die je wilt uploaden en deze naar het witte kader van de uploader slepen. 
2. Er wordt een klein venster geopend waarin je het boekjaar en eventueel de administratie kunt opgeven. Als je meerdere documenten uploadt zullen de ingevulde waarnden voor al deze bestanden gelden.
3. Blijf op deze pagina totdat alle bestanden een groen vinkje krijgen.
4. De bestanden staan nu in Spend Cloud en worden binnen enkele minuten zichtbaar bij het menu-onderdeel Coderen.
   

Je kunt alleen PDF bestanden uploaden. Deze bestanden kunnen maximaal 7MB groot zijn. Als je probeert andere bestandsformaten te uploaden, zoals een Word-bestand, zul je een foutmelding krijgen. Facturen in XML of UBL formaat kunnen worden verwerkt via de postbus.

• Related Articles

• Een factuur toevoegen via het menu-onderdeel Postbus

  Om een factuur in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de Postbus of Toevoegen. In de Postbus van Factuurverwerking vind je alle facturen die via het ingestelde e-mailadres zijn binnengekomen. Bijlagen in het formaat PDF, XML of UBL kunnen ...

• Sjablonen toevoegen

  Met een sjabloon kun je een factuur ‘voorcoderen’. In een sjabloon leg je een aantal standaard waarden vast betreft een specifieke factuur. Als je vervolgens dit sjabloon selecteert tijdens het coderen worden alle geregistreerde velden automatisch ...

• Facturen afkeuren of terughalen als crediteurenadministratie

  Mogelijkerwijs doet zich een situatie voor waarbij een factuur ter beoordeling naar een verkeerde medewerker is verzonden en je deze aan een andere medewerker wilt aanbieden. In dit artikel leggen we uit hoe je de factuur kunt 'terug halen' en deze ...

• Een bijlage koppelen aan een factuur

  Je kunt aan facturen bestanden (bijlagen) koppelen. In dit artikel leggen we uit hoe je een bestand koppelt. Tijdens het coderen Als je een factuur codeert, dan kun je in de factuurkop een bestand toevoegen door op de knop 'Kies een bestand' te ...

• Facturen beoordelen en coderen

  Als bij jouw organisatie is ingeschakeld dat je naast het beoordelen ook facturen mag coderen, kun je alle facturen die je moet beoordelen en coderen terugvinden via Factuurverwerking / Beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op ...