Een factuur toevoegen via het menu-onderdeel Postbus
Om een factuur in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de Postbus of Toevoegen. In de Postbus van Factuurverwerking vind je alle facturen die via het ingestelde e-mailadres zijn binnengekomen. Bijlagen in het formaat PDF, XML of UBL kunnen verwerkt worden, dit geldt ook voor PDF bestanden die als ZIP zijn toegevoegd.
Applicatiebeheerders kunnen instellingen voor de Postbus beheren via Applicatiebeheer / Factuurverwerking / Postbus.
De binnengekomen e-mails moeten gecontroleerd worden op spam en worden toegewezen aan een administratie. Daarna kunnen de e-mails worden verwerkt en worden de facturen doorgestuurd naar het onderdeel Coderen. Indien berichten als spam worden gezien door het systeem, zullen deze automatisch in de spam-folder worden geplaatst. De spam-folder is normaliter niet zichtbaar tenzij zich daarin berichten bevinden. De knop naar de spamfolder wordt dan bovenin de pagina getoond met een rood icoontje:
E-mail controleren en juiste bestandtype kiezen
Door op de e-mail te klikken in het overzicht of op het potlood-icoon aan het einde van de regel, kun je een factuur controleren en eventueel bewerken.
Op deze pagina kun je controleren of de e-mail ook daadwerkelijk een factuur betreft. Als dit het geval is geef je aan bij welk boekjaar en, indien van toepassing, welke administratie de factuur toebehoort. Indien een leverancier de facturen niet op de juiste manier aanlevert kun je deze leverancier vanuit hier informeren over de juiste factuur wijze door op de knop 'Crediteur informeren' te klikken.
Je kunt bij ‘Bestanden’ aangeven hoe de bijlagen moeten worden verwerkt. Door bijlagen te verslepen, kun je de volgorde aanpassen. Zo kun je de vervolgpagina’s onder de eerste pagina van de factuur plaatsen (alleen voor PDF-facturen). Zie onder de uitleg ook een aantal afbeeldingen van voorbeeldsituaties voor XML-facturen.
- Nieuwe factuur: Kies deze optie als het een nieuwe factuur betreft. Een nieuwe factuur kan een PDF, UBL of XML bestand zijn.
- Weergave digitale factuur: Wanneer je een UBL/XML factuur ontvangt geef je de bijbehorende pdf het kenmerk 'weergave digitale factuur'. Soms zit er een PDF-bestand bijgesloten (embedded) in de XML, deze wordt dan automatisch gekenmerkt als weergave digitale factuur. Wanneer de PDF dezelfde naam heeft als de XML, óf als het bericht slechts één XML en één PDF bevat kenmerkt het systeem deze ook automatisch als weergave digitale factuur. Hiermee heb je de voordelen van een XML-factuur en behoud je het vertrouwde uiterlijk van de factuur.
- Vervolg: Als het een vervolgpagina is van de bovenstaande factuur. Dit kan alleen als de originele factuur een PDF is.
- Bijlage: Dit is een aanvulling op de factuur, zoals een afbeelding. Deze kun je later bij het coderen of in het archief terug vinden als 'gekoppeld bestand'.
- Negeer: Als het bestand niet verwerkt hoeft te worden.
Nadat je op ‘Opslaan’ hebt geklikt zal de e-mail klaar worden gezet om te worden verwerkt. Als je kiest voor ‘Opslaan en verwerken’ zal deze direct worden doorgestuurd naar Coderen.
Met de knop ‘Mening vragen’ bovenaan, kun je voordat de e-mail wordt verwerkt nog een vraag uitzetten over de factuur naar een medewerker of een extern contactpersoon.
E-mail verwerken
Facturen die zijn gecontroleerd krijgen de status ‘Te verzenden’. Deze kun je herkennen aan het papieren vliegtuig-icoon. Door een factuur te verwerken wordt deze doorgestuurd naar het onderdeel Coderen voor verdere verwerking.
E-mails snel(ler) verwerken
In het
applicatiebeheer van de Postbus van Factuurverwerking kun je afzenders toevoegen aan een lijst, zodat facturen van deze afzenders direct naar het onderdeel Coderen worden gestuurd. Dit kun je ook doen vanuit de Postbus zelf. Dit doe je door achter het e-mailadres van de afzender op het plus-icoon te klikken. Op deze manier wordt het e-mailadres toegevoegd aan de lijst om facturen vervolgens automatisch te verwerken en direct door te sturen naar het onderdeel Coderen.
Let op; indien jullie omgeving gebruikt maakt van meerdere administraties en/of het toewijzen van kostenplaatsen via de postbus dan dien je de de 'snelverwerkregel' nog wel aan te vullen via het applicatiebeheer. Hier kun je aangeven aan welke administratie / kostenplaats het de factuur van de betreffende afzender toegewezen moet worden.
Related Articles
Een factuur toevoegen via het menu-onderdeel Toevoegen
Om een factuur in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de Postbus of Toevoegen. Facturen die per post zijn binnengekomen en zijn ingescand, kun je uploaden op de pagina Factuurverwerking / Toevoegen. Papieren facturen digitaliseren Om ...Hoe kan ik facturen automatisch verwerken?
In de Spend Cloud kun je het proces van factuurverwerking op meerdere plekken optimaliseren. Door dit proces te optimaliseren en waar mogelijk te automatiseren, zullen facturen sneller worden verwerkt. Een belangrijke functie die je daarbij kunt ...De postbus beheren van Factuurverwerking
In de Postbus komen alle e-mails te staan die naar het Spend Cloud Postbus e-mailadres zijn gestuurd. Door de facturen vanuit de eigen crediteuren mailbox om te leiden naar dit e-mailadres, komen alle facturen bij elkaar op één plek. Vanuit het ...Sjablonen toevoegen
Met een sjabloon kun je een factuur ‘voorcoderen’. In een sjabloon leg je een aantal standaard waarden vast betreft een specifieke factuur. Als je vervolgens dit sjabloon selecteert tijdens het coderen worden alle geregistreerde velden automatisch ...Alles over het coderen van facturen
Alles over het coderen van facturen In het menu Coderen staan alle facturen die verwerkt (gecodeerd) kunnen worden. Door vanuit het overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina waar je de gegevens van de factuur kunt ...