Een factuur toevoegen via het menu-onderdeel Postbus

Om een factuur in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de Postbus of Toevoegen. In de Postbus van Factuurverwerking vind je alle facturen die via het ingestelde e-mailadres zijn binnengekomen. Bijlagen in het formaat PDF, XML of UBL kunnen verwerkt worden, dit geldt ook voor PDF bestanden die als ZIP zijn toegevoegd.   

Applicatiebeheerders kunnen instellingen voor de Postbus beheren via Applicatiebeheer / Factuurverwerking / Postbus.

De binnengekomen e-mails moeten gecontroleerd worden op spam en worden toegewezen aan een administratie. Daarna kunnen de e-mails worden verwerkt en worden de facturen doorgestuurd naar het onderdeel Coderen. Indien berichten als spam worden gezien door het systeem, zullen deze automatisch in de spam-folder worden geplaatst. De spam-folder is normaliter niet zichtbaar tenzij zich daarin berichten bevinden. De knop naar de spamfolder wordt dan bovenin de pagina getoond met een rood icoontje:

E-mail controleren

Door op de e-mail te klikken in het overzicht of op het potlood-icoon aan het einde van de regel, kun je een factuur controleren en eventueel bewerken. 

Op deze pagina kun je controleren of de e-mail ook daadwerkelijk een factuur betreft. Als dit het geval is geef je aan bij welk boekjaar en, indien van toepassing, welke administratie de factuur toebehoort. Indien een leverancier de facturen niet op de juiste manier aanlevert kun je deze leverancier vanuit hier informeren over de juiste factuur wijze door op de knop 'Crediteur informeren' te klikken. 

Je kunt bij ‘Bestanden’ aangeven hoe de bijlage(s) moeten worden verwerkt. Door bijlages te verslepen, kun je de volgorde aanpassen. Zo kun je de vervolgpagina’s onder de eerste pagina van het contract plaatsen. 

1. Nieuwe factuur: Als het de eerste of enige pagina van een factuur is. 
   
2. Vervolg: Als het een vervolgpagina is van de bovenstaande factuur. 
   
3. Bijlage: Dit is een aanvulling op de factuur, zoals een afbeelding.
   
4. Negeer: Als het bestand niet verwerkt hoeft te worden. 
   

Nadat je op ‘Opslaan’ hebt geklikt zal de e-mail klaar worden gezet om te worden verwerkt. Als je kiest voor ‘Opslaan en verwerken’ zal deze direct worden doorgestuurd naar Coderen.

Met de knop ‘Mening vragen’ bovenaan, kun je voordat de e-mail wordt verwerkt nog een vraag uitzetten over de factuur naar een medewerker of een extern contactpersoon. 

E-mail verwerken 

Facturen die zijn gecontroleerd krijgen de status ‘Te verzenden’. Deze kun je herkennen aan het papieren vliegtuig-icoon. Door een factuur te verwerken wordt deze doorgestuurd naar het onderdeel Coderen voor verdere verwerking. 

E-mails snel(ler) verwerken

In het applicatiebeheer van de Postbus van Factuurverwerking kun je afzenders toevoegen aan een lijst, zodat facturen van deze afzenders direct naar het onderdeel Coderen worden gestuurd. Dit kun je ook doen vanuit de Postbus zelf. Dit doe je door achter het e-mailadres van de afzender op het plus-icoon te klikken. Op deze manier wordt het e-mailadres toegevoegd aan de lijst om facturen vervolgens automatisch te verwerken en direct door te sturen naar het onderdeel Coderen. 

Facturen sneller verwerken

Let op; indien jullie omgeving gebruikt maakt van meerdere administraties en/of het toewijzen van kostenplaatsen via de postbus dan dien je de de 'snelverwerkregel' nog wel aan te vullen via het applicatiebeheer. Hier kun je aangeven aan welke administratie / kostenplaats het de factuur van de betreffende afzender toegewezen moet worden.

• Related Articles

• Een factuur toevoegen via het menu-onderdeel Toevoegen

  Om een factuur in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de Postbus of Toevoegen. Facturen die per post zijn binnengekomen en zijn ingescand, kun je uploaden op de pagina Factuurverwerking / Toevoegen. Papieren facturen digitaliseren Om ...

• Hoe kan ik facturen automatisch verwerken?

  In de Spend Cloud kun je het proces van factuurverwerking op meerdere plekken optimaliseren. Door dit proces te optimaliseren en waar mogelijk te automatiseren, zullen facturen sneller worden verwerkt. Een belangrijke functie die je daarbij kunt ...

• De postbus beheren van Factuurverwerking

  In de Postbus komen alle e-mails te staan die naar het Spend Cloud Postbus e-mailadres zijn gestuurd. Door de facturen vanuit de eigen crediteuren mailbox om te leiden naar dit e-mailadres, komen alle facturen bij elkaar op één plek. Vanuit het ...

• Sjablonen toevoegen

  Met een sjabloon kun je een factuur ‘voorcoderen’. In een sjabloon leg je een aantal standaard waarden vast betreft een specifieke factuur. Als je vervolgens dit sjabloon selecteert tijdens het coderen worden alle geregistreerde velden automatisch ...

• Hoe kan ik PEPPOL facturen ontvangen en verwerken?

  Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) is een internationaal project met als doel het standaardiseren van internationaal elektronisch berichtenverkeer. Binnen het beveiligde PEPPOL-netwerk kun je elektronische facturen versturen en ...