De Spend Cloud biedt naast de reguliere koppeling middels uitwisseling van bestanden voor een select aantal financiële pakketten een geavanceerde webservice koppeling. Met een webservice is het mogelijk dat de Spend Cloud rechtstreeks communiceert met jouw financieel pakket voor het uitwisselen van gegevens. Dit scheelt niet alleen handelingen, maar zodoende waarborg je ook dat de data onaangepast gecommuniceerd wordt. Het verkleint tevens het risico op fouten. Hieronder kun je meer lezen over de eigenschappen van een webservice.
Gebruiker en rechtenset
Om de webservice vanuit de Spend Cloud aan te sturen moet er een gebruiker in jouw financieel pakket aangemaakt worden. Deze gebruiker zal door de Spend Cloud gebruikt worden om mutaties te doen in het financiële pakket, zoals het toevoegen van een boeking. Op deze manier is in jouw financieel pakket door middel van de gebruiker altijd inzichtelijk welke boekingen door de Spend Cloud zijn gemaakt. De Spend Cloud gebruiker mag beperkte rechten toegekend krijgen. Toegang tot het ophalen van de stamgegevens en het maken van een boeking zijn minimaal gewenst.
Importeren stamgegevens
Het financieel pakket is altijd de bron voor de financiële stamgegevens. Door middel van een webservice is het mogelijk om met één druk op de knop informatie op te halen uit jouw financieel pakket. De Spend Cloud vraagt om bepaalde informatie (zoals bijvoorbeeld de actuele crediteuren) en het financieel pakket antwoord met de gevraagde gegevens. De Spend Cloud zal hierbij de bestaande gegevens bijwerken en nieuwe gegevens toevoegen. Daarnaast maakt de webservice koppeling het mogelijk om de stamgegevens op geplande tijdstippen op te vragen. Op deze manier is jouw financiële stamdata in de Spend Cloud altijd actueel zonder dat daar menselijke handelingen aan te pas hoeven komen. Wanneer de nieuw aangemaakte data (zoals een crediteur) direct nodig hebt in de Spend Cloud, kan dat met een druk op de knop, maar anders worden de stamgegevens dus altijd op de geplande momenten bijgewerkt.
Exporteren boekingen
Ook boekingen kunnen met een druk op de knop vanuit de Spend Cloud aangemaakt worden in het financieel pakket. Je selecteert meerdere boekingen en de Spend Cloud zal deze aanbieden aan het financieel pakket. Het financiële pakket zal een validatie doen van de aangeboden boekingen en de Spend Cloud laten weten of de boekingen correct verwerkt konden worden. In de Spend Cloud wordt daardoor direct zichtbaar of de boekingen correct verwerkt zijn jouw financieel pakket. Indien boekingen goed verwerkt zijn krijgen deze de status geëxporteerd in de Spend Cloud. Indien boekingen niet goed verwerkt zijn houden de boekingen de status “te exporteren”.
In de Spend Cloud is een fout verslag op te vragen waarin de foutmeldingen weergegeven worden die door het financieel pakket zijn gegenereerd. Deze kun je nalezen om bijvoorbeeld de boeking te corrigeren en daarmee de foutmelding op te lossen. Op deze manier kunnen er nooit boekingen tussen de Spend Cloud en jouw financiële pakket in blijven hangen.
Scan raadplegen
Bij de meeste webservices wordt de scan van de factuur meegegeven aan jouw financieel pakket, zodat je ook hier een factuur kunt bekijken.
Specifieke webservices artikelen: