Koppeling Accountview REST API

Koppeling Accountview REST API

Benodigde gegevens en het koppelen van de API aan de Spend Cloud

Voor de AccountView.Net Webservice met Spend Cloud dienen de onderstaande gegevens aangeleverd te worden. Vaak wordt dit door een Accountview partner gedaan.
Let op! Zelfs wanneer Accountview lokaal is geïnstalleerd, kunnen onderstaande stappen worden gebruikt. Via Accountview.net wordt een koppeling opgezet met hun lokale installatie (soort plugin).
  • Een ProActive gebruiker in Accountview met toegang tot het Ontwikkelaar menu en voldoende rechten om stamgegevens te importeren en facturen te kunnen exporteren.
    • Gebruikersnaam aanleveren
    • Wachtwoord aanleveren
  • Ondernemingscode(s) aanleveren (ondernemingscode invoeren als nummer naar financieel pakket in ProActive)
  • API-sleutel aanleveren
  • API-secret aanleveren
Om de API te configureren dient de volgende waarde ingesteld te worden als Redirect & website URI: https://spend.cloud/webservice-redirect  

Hieronder meer informatie m.b.t. deze waardes.

Ga naar https://accountview.net en login met de aangeleverde gebruikersnaam/wachtwoord combinatie:




Navigeer naar (1) "Ontwikkelaar" en kijk of er al een bestaande Applicatie is aangemaakt. Zo niet dan kun je op (2) "Applicatie toevoegen" klikken:



Geef bij het toevoegen van een nieuwe applicatie de applicatie een naam (bijv. Spend Cloud) en vul de onderstaande URI in bij beide URI verwijzingen:
3: Status = Toegankelijk voor alle Visma klanten
Klik daarna op "Opslaan".



Als het goed is kun je de API-sleutel en API-secret zien bij het openen van de toegevoegde applicatie.  Wanneer er al een applicatie was aangemaakt is het van belang om zelf alsnog in te loggen en de URI's te controleren en indien nodig aan te passen. Houd er rekening mee dat als je eerst met een testomgeving koppelt deze URI's dan later wel aangepast moeten worden naar de live Spend Cloud productieomgeving.



De bovenstaande API-sleutel en API-secret kun je instellen in de config. Nadat je opnieuw bent ingelogd in de omgeving kun je kijken of de API genoeg rechten heeft om stamgegevens op te halen.

Om de zojuist aangemaakte applicatie te kunnen gebruiken in combinatie met de ProActive gebruiker dient deze in AccountView gekoppeld te worden. Om dit te doen volg je volgende stappen:
  1. Ga naar <Gebruikers> in AccountView
  2. Kies voor Zoeken > Accountview Apps
  3. In het onderste scherm kiest men voor Bewerken > Beperkt toegankeijke App Toevoegen
  4. Voer de API sleutel van de aangemaakte applicatie in.
De gebruiker heeft nu voldoende rechten. Dit kan getest worden door de importdefinitie te bekijken en de velden op te halen. 

LET OP: voor het ophalen van de velden in een importdefinitie maar ook voor het exporteren dient er binnen de Spend Cloud een company code ingesteld te worden op administratie niveau, het gaat om het veld 'Nummer in het financiële pakket'. Dit veld wordt ook gebruikt om te bepalen uit welke administratie de stamgegevens worden opgehaald. Bij een jaarovergang wordt er in AccountView een nieuwe administratie aangemaakt, maar blijft de company code gelijk. Per 1 januari zullen wij automatisch op basis van de datum de stamgegevens ophalen uit de nieuwe administratie. Voor het exporteren van facturen naar de juiste administratie kun je voor meer informatie kijken in de exportdefinities, maar in de basis kijken wij hierbij naar factuurdatum om te bepalen naar welke administratie (oude jaar of nieuwe jaar) wij moeten exporteren. 

Wanneer je bij het ophalen van de veldindeling geen resultaten ziet (zie volgende sectie voor het instellen van de importdefinities) kun je testen of de API genoeg rechten heeft door in te loggen binnen AccountView.net en de volgende stappen te ondernemen, als voorbeeld het ophalen van de kostenplaatsen:



Importdefinities en veldindelingen
Bij het toevoegen van een een importdefinitie selecteer je "Type invoer" = "Accountview Rest API" en hoef je in sommige gevallen het veld "Connector/webservice naam" niet te vullen omdat dit al in de code staat ingesteld, dit veld zal dan automatisch verborgen worden. Wanneer in het veld "Lege waarde" de waarde "REC_BLK=true" wordt toegevoegd dan zullen de geblokkeerde waarden niet opgehaald worden voor de verschillende imports.

Crediteuren*:
Number
SUB_NR
Name 
ACCT_NAME
Address 
ADDRESS1
Postal code
POST_CODE
City 
CITY
Phone
TEL_BUS
Default bank account
IBAN_NR
Secondary bank account
IBAN_NR2
G-account (G-rekening) nummer
BLK_IBAN
Chamber of Commerce
COC_CODE
VAT number 
VAT_NR
Payment condition
DISC_CODE
Default ledger
LNK_ACCT
Date created
INP_DATE
Default VAT
VAT_CODE
Country
COUNTRY
Email address
MAIL_BUS

Grootboekrekeningen:
Number
ACCT_NR
Name 
ACCT_NAME

Kostenplaatsen:
Number
COST_CODE
Name 
COST_DESC

Kostendragers*:
Connector/webservice name = PC1
Number
PC_CODE
Name
PC_DESC
*Indien gewenst kun je voor een omgeving ook de Accountview kostensoorten (PC1) als kostendragers inrichten in plaats van een vrij veld daarvoor te gebruiken. 

Vrij veld - Projecten:
Connector/webservice name = PJ1
Number
PROJ_CODE
Name 
PROJ_DESC
* Er kan ook een hele uitgebreide Connector/webservice name worden ingevuld, dit ziet er dan als volgt uit: PJ1&Fields=PROJECTS.PROJ_CODE,PROJECTS.PROJ_DESC,PROJECTS.PRO_STAT&FilterControlSource1=PRO_STAT&FilterOperator1=Equal&FilterValueType1=N&FilterValue1=1,2,3,4,5,6&FilterIsListOfValues1=true
Op deze manier haal je status 1 t/m 6 op, je kunt het FilterValue1 gedeelte uitbreiden zodat je ook inactieve projecten (status 7) kunt ophalen, pas het FilterValue1 gedeelte dan als volgt aan: 1,2,3,4,5,6,7

Vrij veld - Kostensoorten:
Connector/webservice name = PC1
Number
PC_CODE
Name 
PC_DESC

Exportmapping
Wanneer je kostendragers wilt exporteren als kostensoort dien je dit te mappen in de de exportmapping. 

Periode bepaling bij exporteren van inkoopfacturen
Zoals hierboven vermeld, wordt er voor elk boekjaar een nieuwe administratie aangemaakt. Standaard wordt er gekeken naar de factuurdatum voor het bepalen van het boekjaar. Bij een jaarovergang wordt er echter rekening gehouden met periode afwijking middels het veld exportveld BookDate. Kortom, indien er sprake is van een factuurdatum DD-12-2024 met periode aanpassing naar 01-2025, dan wordt de BookDate aangepast naar 2025-01-01 om de factuur alsnog in het juiste boekjaar te krijgen.

    • Related Articles

    • Visma.net Financials Webservice

      Algemeen In dit artikel zullen alle instellingen en aandachtspunten met betrekking tot de koppeling met Visma.net Financials worden besproken. Eerst zullen de algemene onderdelen, die zowel invloed hebben op Factuurverwerking als Kas & Pas, worden ...

    • Koppeling Twinfield

      Wanneer u een koppeling wilt leggen met Twinfield heeft u de keuze om dit te doen via een handmatige uitwisseling van bestanden of via een geautomatiseerde koppeling, een webservice. Webservice Systeem- en inrichtingseisen Er moet een gebruiker ...

    • Koppeling Exact

      We koppelen met Exact Globe, Exact Financials en Exact Online. Voor onderstaande koppelingen kan zowel handmatig informatie uitgewisseld worden als via de webservice. Hieronder volgt meer informatie over het opzetten van een webservicekoppeling. ...

    • Import/Export configinstellingen

      In het menu-onderdeel Configinstellingen / Import/export, vind je instellingen die van toepassing zijn op imports en exports vanuit de Spend Cloud. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling ...

    • Eigenschappen Webservice

      De Spend Cloud biedt naast de reguliere koppeling middels uitwisseling van bestanden voor een select aantal financiële pakketten een geavanceerde webservice koppeling. Met een webservice is het mogelijk dat de Spend Cloud rechtstreeks communiceert ...