Facturen beoordelen
Standaard zie je alleen de facturen die jij kunt beoordelen. Echter kan er voor jou zijn ingesteld dat je ook namens andere medewerkers mag beoordelen. Standaard zie je alle facturen die aan jou zijn aangeboden. Wanneer je links in het filter jouw naam weg haalt en op de knop 'Selecteren' klikt, zie je ook facturen die aan andere medewerkers zijn aangeboden.
Als je vanuit het beoordelen-overzicht op de regel van de factuur of het hamer-icoon klikt, kun je de factuur beoordelen.
Een factuur beoordelen Controleer alle gegevens op de pagina. Vervolgens kun je een beoordeling geven in het gele kader bovenaan of bij de factuurregel. Door je beoordeling te geven in het gele kader bovenaan, zal de beoordeling gelden voor alle factuurregels daaronder. Je kunt ook per factuurregel een beoordeling geven.
- Goedkeuren
Met deze beoordeling keur je de gegevens op de factuur goed. Indien het factuurbedrag hoger is dan het bedrag waarvoor jij facturen mag goedkeuren, zal de factuur worden doorgestuurd naar de volgende beoordelaar. Mocht je wel de juiste bevoegdheid hebben om de factuur volledig goed te keuren dan zal de factuur worden klaargezet om te worden geëxporteerd naar het financiële pakket.
- Afkeuren
Als je het niet eens bent met de gegevens van de factuur kun je de factuur afkeuren. Bij ‘Toelichting’ kun je vervolgens aangeven waarom je de factuurregel(s) afkeurt. De factuur wordt nu teruggestuurd naar de financiële administratie zodat de nodige aanpassingen kunnen worden gedaan. Nadat de factuur is aangepast zal deze opnieuw moeten worden beoordeeld.
- In de wacht
Als je de factuur nog niet kunt beoordelen, omdat er bijvoorbeeld nog een vraag uitstaat, kun je kiezen voor ‘In de wacht’. Als je deze optie selecteert beoordeel je de factuur niet en moet je op een later moment de factuur alsnog beoordelen. De factuur krijgt nu de status ‘In de wacht’. Door een toelichting in te vullen kunnen alle betrokken medewerkers inzien waarom de factuur nog niet is beoordeeld.
Indien wenselijk kun je een bijlage toevoegen, of relevante facturen koppelen aan de factuur. Bovenaan kun je de beoordeling ‘Opslaan’ of gelijk ‘Opslaan en volgende’ om een serie facturen te beoordelen.
Extra functionaliteiten bij het beoordelen
- Mening vragen
Door bovenaan deze pagina de knop ‘Mening vragen’ te selecteren kun je een vraag uitzetten naar een medewerker of extern contactpersoon.
- Link naar het Archief
Achter de crediteur staat een icoon. Door hierop te klikken zal er een nieuw tabblad worden geopend naar het Archief. De betreffende crediteur is al voorgeselecteerd, waardoor je gemakkelijk inzicht kunt krijgen in de oudere facturen.
- De oorspronkelijke e-mail
Indien deze factuur via de Postbus is verwerkt wordt onder de factuurscan de knop ‘E-mail’ zichtbaar. Hier kun je de oorspronkelijke e-mail vanuit de crediteur inzien.
- Notities toevoegen
Onder de factuurscan staat de knop ‘Notities’. Bij deze knop kun je notities met betrekking tot de factuur toevoegen. Op deze manier kun je andere medewerkers op de hoogte houden over ontwikkelingen van deze factuur. Na het toevoegen van een notitie is deze voor iedereen met toegang tot deze factuur zichtbaar.
- Correspondentie
Onder de factuurscan wordt de knop ‘Correspondentie’ weergegeven. Wanneer de optie ‘Mening vragen’ is gebruikt, zal Spend Cloud de vraag en het antwoord vastleggen. Als je op deze knop klikt, kun je alle correspondentie over deze factuur teruglezen.
- Historie
Onder de factuurregel vind je de historie van de actieregels van deze factuurregel. Aanvankelijk wordt alleen de eerste regel van de historie getoond, door het driehoekje te selecteren naast ‘Aangeboden aan’ kun je alle actieregels van deze factuurregel weergeven.