Facturen beoordelen
Via Factuurverwerking / Beoordelen vind je een overzicht van alle facturen die je kunt beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op je dashboard. Naast het beoordelen van facturen in de webversie, kun je facturen ook beoordelen in onze app.
Als bij jouw organisatie is ingeschakeld dat je naast het beoordelen ook facturen mag coderen, kun je deze hier ook terugvinden. Door op het hamer-icoon te klikken kun je de factuur beoordelen of coderen. Lees meer over het coderen en beoordelen van facturen hier.
Facturen beoordelen
Standaard zie je alleen de facturen die jij kunt beoordelen. Echter kan er voor jou zijn ingesteld dat je ook namens andere medewerkers mag beoordelen. Standaard zie je alle facturen die aan jou zijn aangeboden. Wanneer je links in het filter jouw naam weg haalt en op de knop 'Selecteren' klikt, zie je ook facturen die aan andere medewerkers zijn aangeboden.
Als je vanuit het beoordelen-overzicht op de regel van de factuur of het hamer-icoon klikt, kun je de factuur beoordelen.
Controleer alle gegevens op de pagina. Vervolgens kun je een beoordeling geven in het gele kader bovenaan of bij de factuurregel. Door je beoordeling te geven in het gele kader bovenaan, zal de beoordeling gelden voor alle factuurregels daaronder. Je kunt ook per factuurregel een beoordeling geven.
- Goedkeuren
Met deze beoordeling keur je de gegevens op de factuur goed. Indien het factuurbedrag hoger is dan het bedrag waarvoor jij facturen mag goedkeuren, zal de factuur worden doorgestuurd naar de volgende beoordelaar. Mocht je wel de juiste bevoegdheid hebben om de factuur volledig goed te keuren dan zal de factuur worden klaargezet om te worden geëxporteerd naar het financiële pakket.
- Afkeuren
Als je het niet eens bent met de gegevens van de factuur kun je de factuur afkeuren. Bij ‘Toelichting’ kun je vervolgens aangeven waarom je de factuurregel(s) afkeurt. De factuur wordt nu teruggestuurd naar de financiële administratie zodat de nodige aanpassingen kunnen worden gedaan. Nadat de factuur is aangepast zal deze opnieuw moeten worden beoordeeld.
- In de wacht
Als je de factuur nog niet kunt beoordelen, omdat er bijvoorbeeld nog een vraag uitstaat, kun je kiezen voor ‘In de wacht’. Als je deze optie selecteert beoordeel je de factuur niet en moet je op een later moment de factuur alsnog beoordelen. De factuur krijgt nu de status ‘In de wacht’. Door een toelichting in te vullen kunnen alle betrokken medewerkers inzien waarom de factuur nog niet is beoordeeld. Het in de wacht zetten is een visuele update, functioneel verandert er niets aan de factuur; deze kan op elk gewenst moment beoordeeld worden en hoeft daarvoor niet eerst van de 'in de wacht' status afgehaald te worden.
Indien wenselijk kun je een bijlage toevoegen, of relevante facturen koppelen aan de factuur. Bovenaan kun je de beoordeling ‘Opslaan’ of gelijk ‘Opslaan en volgende’ om een serie facturen te beoordelen.
Extra functionaliteiten bij het beoordelen
Mening vragen
Door bovenaan deze pagina de knop ‘Mening vragen’ te selecteren kun je een vraag uitzetten naar een medewerker of extern contactpersoon.
Link naar het Archief
Achter de crediteur staat een icoon. Door hierop te klikken zal er een nieuw tabblad worden geopend naar het Archief. De betreffende crediteur is al voorgeselecteerd, waardoor je gemakkelijk inzicht kunt krijgen in de oudere facturen.
De oorspronkelijke e-mail
Indien deze factuur via de Postbus is verwerkt wordt onder de factuurscan de knop ‘E-mail’ zichtbaar. Hier kun je de oorspronkelijke e-mail vanuit de crediteur inzien.
Notities toevoegen
Onder de factuurscan staat de knop ‘Notities’. Bij deze knop kun je notities met betrekking tot de factuur toevoegen. Op deze manier kun je andere medewerkers op de hoogte houden over ontwikkelingen van deze factuur. Na het toevoegen van een notitie is deze voor iedereen met toegang tot deze factuur zichtbaar.
Correspondentie
Onder de factuurscan wordt de knop ‘Correspondentie’ weergegeven. Wanneer de optie ‘Mening vragen’ is gebruikt, zal Spend Cloud de vraag en het antwoord vastleggen. Als je op deze knop klikt, kun je alle correspondentie over deze factuur teruglezen.
Historie
Onder de factuurregel vind je de historie van de actieregels van deze factuurregel. Aanvankelijk wordt alleen de eerste regel van de historie getoond, door het driehoekje te selecteren naast ‘Aangeboden aan’ kun je alle actieregels van deze factuurregel weergeven.
Spend Cloud Purchase to Pay: van bestelling tot betaling
Facturen beoordelen is maar een klein onderdeel van het proces van bestelling tot betaling. Spend Cloud Purchase to Pay integreert het inkoop-, factuurverwerkings- en contractmanagementproces naadloos. Zo kun je facturen zelfs touchless verwerken: zonder handmatige handelingen! Ontdek Spend Cloud Purchase to Pay en verminder het aantal administratieve taken drastisch.
Related Articles
Een factuur beoordelen in de app
Als je bent ingelogd in de app kom je op jouw persoonlijke dashboard terecht. Hier staan de vijf meest recent aangeboden facturen. Als jouw organisatie ook gebruik maakt van andere modules staan er meerdere uit te voeren acties op het dashboard. Op ...Facturen beoordelen en coderen
Als bij jouw organisatie is ingeschakeld dat je naast het beoordelen ook facturen mag coderen, kun je alle facturen die je moet beoordelen en coderen terugvinden via Factuurverwerking / Beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op ...Facturen beoordelen en coderen door een groep medewerkers
Standaard kunnen organisaties een factuurregel naar een individuele medewerker ter beoordeling verzenden en optioneel ter codering naar een individuele medewerker. Er bestaat ook de mogelijkheid om de factuurregel ter beoordeling of ter codering naar ...Afgekeurde facturen
In het menu Factuurverwerking / Afgekeurd vind je alle facturen die tijdens het beoordelen zijn afgekeurd. De factuur wijzigen en opnieuw verzenden Een afgekeurde factuur krijgt de status 'Afgekeurd - nieuw'. Door op de regel van de factuur te ...Facturen afkeuren of terughalen als crediteurenadministratie
Mogelijkerwijs doet zich een situatie voor waarbij een factuur ter beoordeling naar een verkeerde medewerker is verzonden en je deze aan een andere medewerker wilt aanbieden. In dit artikel leggen we uit hoe je de factuur kunt 'terug halen' en deze ...