Factuurverwerking met Smartscan

Smartscan is een geavanceerde AI-gedreven tekstherkenningstechnologie die het verwerken van PDF facturen in de Spend Cloud sneller en eenvoudiger maakt. Of een factuur nu handmatig wordt geüpload of via de postbus wordt toegevoegd, Smartscan leest automatisch verschillende factuurgegevens uit en vult deze in het codeermenu in. Hierdoor wordt handmatige invoer tot een minimum beperkt en wordt het verwerkingsproces aanzienlijk versneld.

*Let op: Smartscan herkent de volgende gegevens: de crediteur, totaalbedrag, factuurdatum, kostenplaatsnummer (indien ingeschakeld) en betalingsreferentie. Daarnaast ook de volgende gegevens (afhankelijk van de actieve modules): inkoopordernummer, contractnummer en verplichtingnummer.

Smartscan biedt verschillende voordelen:

1. Geoptimaliseerd voor drukke periodes: de tijd die nodig is om factuurgegevens uit te lezen, is sterk verkort. Hierdoor ontstaan er geen wachttijden tijdens drukke periodes, zoals aan het begin van de maand. De factuurverwerking is sneller een schaalbaarder geworden dankzij een verbetering in hoe onze softwaresystemen met elkaar communiceren.

1. AI-gedreven tekstherkenning: de nieuwe Smartscan-technologie maakt gebruik van kunstmatige intelligentie (AI), wat mogelijkheden biedt voor toekomstige innovaties. Dit leidt tot verbeterde factuurherkenning en verdere optimalisatie, in tegenstelling tot eerdere systemen zonder toekomstige uitbreidingsmogelijkheden.

1. Efficiëntieverbetering: Smartscan verwerkt meer dan 10 miljoen documenten per maand en elimineert een groot deel van de handmatige gegevensinvoer. Het wordt al in diverse systemen gebruikt en is daarmee een bewezen oplossing. Denk aan eAccounting, Dinero, Visma e-conomic, PowerOffice, Visma Raet en mobiele apps zoals Visma Attach en Visma Employee.
   
   

Lees hier meer over hoe Smartscan precies werkt en ontdek aanvullende informatie over de mogelijkheden en voordelen van deze tekstherkenningstechnologie.

Met deze technologie kunnen diverse velden uit de facturen van jouw organisatie automatisch worden uitgelezen. Dit vergroot de nauwkeurigheid van het uitlezen en vermindert handmatige handelingen drastisch.

Let op: als je eerder gebruikmaakte van de oude weergave van het codeermenu, zul je nu veranderingen opmerken. Voorheen werden alleen de eerste drie pagina’s van de PDF getoond als afbeelding, inclusief markeringen van herkende velden en het boekstuknummer. In sommige gevallen leidde dit echter tot foutieve weergaven, bijvoorbeeld bij beveiligde PDF's. Om dit op te lossen, wordt voortaan de originele, volledige PDF weergegeven in het codeermenu, zonder markeringen of compressie. Hierdoor kun je alle pagina's direct bekijken in de PDF-viewer, zonder belemmeringen. Lees in het DIRK-artikel meer informatie hierover. 

• Related Articles

• Statistieken factuurverwerking

  Op de Statistieken pagina van Factuurverwerking vind je verschillende statistieken met betrekking tot de facturen die zijn verwerkt via Spend Cloud. Zo kun je bijvoorbeeld de top 5 crediteuren inzien met de meeste facturen. Je kunt de selectievelden ...

• Factuurverwerking configinstellingen

  In het menu-onderdeel Configinstellingen / Factuurverwerking, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Factuurverwerking. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet ...

• Wat kun je met de module Factuurverwerking?

  Factuurverwerking is een arbeidsintensief proces waar de module Factuurverwerking van de Spend Cloud uitkomst biedt. Na ontvangst en handmatige codering door de administratief medewerker begint de factuur aan een reis door de organisatie, op zoek ...

• Het archief van Factuurverwerking

  In het menu-onderdeel Archief van Factuurverwerking vind je alle facturen terug die ooit aan jou zijn toegekend. In het overzicht kun je de status terugvinden van een factuur. Door op een factuurregel te klikken, kom je op een pagina met alle ...

• Inzage archief Factuurverwerking beheren

  Er zijn in Spend Cloud meerdere mogelijkheden om een gebruiker inzage te geven in het archief van factuurverwerking. In dit artikel gaan we dieper in op welke mogelijkheden dit zijn en hoe je dit instelt. Tevens staan er onderaan dit artikel een ...