Help! Een foutmelding bij het exporteren van facturen naar Exact Online

Help! Een foutmelding bij het exporteren van facturen naar Exact Online

Gebruik je een webservice en lukt het je niet om een factuur te exporteren naar het financiële pakket Exact Online? Dan kan dit verschillende oorzaken hebben. 

De oorzaak wordt mogelijk vertaald in een foutmelding die je kunt zien in het exportverslag. Deze foutmelding krijgen wij terug van het financiële pakket en geeft aan waarom het niet gelukt is de factuur te exporteren. Helaas geeft deze foutmelding vaak niet duidelijk aan wat er moet gebeuren om de factuur toch geëxporteerd te krijgen. 

We hebben in dit artikel een aantal foutmeldingen verzameld met daarbij een mogelijke verklaring en wat je kunt doen om het probleem op te lossen. 

Exact Online webservice

  1. Foutmelding: GLTransaction Periode is afgesloten 
Mogelijke oorzaak: De factuur valt binnen een periode, die afgesloten is. Dit kan een periode in het verleden zijn of in de toekomst (middels periodeverdeling).
Mogelijke oplossing: Bij een periode in het verleden; gebruik bij het exporteren periode aanpassing naar een openstaande periode met optie ‘alleen ouder’. 
Bij een periode in de toekomst; controleer de factuurdatum en periode van de factuur. Indien deze juist zijn, zorg ervoor dat de periode in de toekomst open staat in Exact.

  1. Foutmelding: GLTransaction: Onderwerp [GLTransactions] De boeking is niet in evenwicht op: 2022 / 4 (Type: Inkoopboeking) - Verschil: EUR -0,01
Mogelijke oorzaak: Er zijn meerdere oorzaken mogelijk waaronder:
  1. Oorzaak 1: Exact berekent zelf ook de BTW voor de factuurregels en komt tot een verschil tussen de totaalsom van de regels en de BTW in de kop van de factuur.
  2.   Oorzaak 2: De btw-code is niet correct in combinatie met een vreemde valuta. Deze factuur is geboekt met btw, maar er mag binnen Exact geen btw geboekt worden voor facturen met een vreemde valuta.
Mogelijke oplossing:
  1. Oplossing 1: In Exact Online kun je een grootboekrekening instellen met rekenverschillen. Dit kun je doen via [Bedrijfsnaam>instellingenTabblad financieel>Rekenverschillen]. Het rekenverschil van  0,01 zal dan geboekt worden op de ingestelde grootboekrekening.
  2. Oplossing 2: Controleer binnen Exact wat er voor deze crediteur en grootboek is toegestaan om te boeken met de gekozen BTW codes in combinatie met een vreemde valuta. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat Exact zelf de BTW berekent, waardoor er een verschil ontstaat. De oplossing kan zijn om dan geen BTW te boeken in Spend Cloud, of deze instelling in Exact aan te passen zodat er rekening mee wordt gehouden dat de facturen met btw worden geëxporteerd.

  1. Foutmelding:  GLTransaction: De boeking is niet in evenwicht op: 01-12-2022 (Type: Kasstroom) - Verschil: EUR-6.657,29
Mogelijke oorzaak: waarschijnlijk proberen ze een Pasboek te exporteren naar een dagboek van het type "kasboek".
Mogelijke oplossing: Het dagboek zou van het type "memoriaal" moeten zijn binnen Exact Online. Als ze dat aanpassen zou exporteren vervolgens wel goed moeten gaan. 

  1. Foutmelding:  GLTransaction: Onderwerp [GLTransactions] Ongeldige referentie: Betalingsconditie
Mogelijke oorzaak: De gekozen betalingsreferentie is niet toegestaan in combinatie met de gekozen crediteur, bestaat niet of bestaat niet binnen de juiste administratie.
Mogelijke oplossing: Controleer binnen de administratie waar de factuur in wordt geboekt of deze bestaat, of de code in Exact overeenkomt met de code in Spend Cloud, en of het toegestaan in de code te gebruiken in combinatie met de gekozen crediteur.

  1. Foutmelding:  Het bestand dat u wilt uploaden is te groot
Mogelijke oorzaak: De PDF van de factuur is te groot.
Mogelijke oplossing: Mogelijke oplossing: Lees het volgende artikel hoe je dit oplost: Wat te doen als een factuur te groot is om te exporteren

  1. Foutmelding: 012412345 - We hebben geen reactie ontvangen of kunnen uit de reactie niet herleiden dat de factuur correct verwerkt is. Controleer het boekstuknummer in het financieel pakket en exporteer deze eventueel opnieuw.
Mogelijke oorzaak: Het access token waarop de verbinding tussen Spend Cloud en Exact Online op is gebaseerd is niet meer geldig.
Mogelijke oplossing: Er dient een nieuw access token opgehaald te worden. In dit artikel lees je hoe je dit doet.

  1. Foutmelding: 012412345 - Account: Update not allowed (topic = 'Account')
Mogelijke oorzaak: De gebruiker in Exact waarmee het access token is opgehaald heeft niet de juiste rechten binnen (deze specifieke administratie in) Exact.
Mogelijke oplossing: Er dient een nieuw access token opgehaald te worden. In dit artikel lees je hoe je dit doet.

  1. Foutmelding: 01241345 - Document: Creation not allowed (topic = 'Document') 
Mogelijke oorzaak: De gebruiker in Exact waarmee het access token is opgehaald heeft niet de juiste rechten binnen (deze specifieke administratie in) Exact.
Mogelijke oplossing: Er dient een nieuw access token opgehaald te worden. In dit artikel lees je hoe je dit doet.

  1. Foutmelding: 01241345 - Project: Update not allowed (topic = 'Project')"
Mogelijke oorzaak: De gebruiker in Exact waarmee het access token is opgehaald heeft niet de juiste rechten binnen (deze specifieke administratie in) Exact.
Mogelijke oplossing: Er dient een nieuw access token opgehaald te worden. In dit artikel lees je hoe je dit doet.

  1. Foutmelding: GLTransaction: Topic [GLTransactions] Already Exists - Entry number: XXXXX, Journal XXXXX, Financial year. XXXX
Mogelijke oorzaak: De betreffende factuur is al aanwezig in Exact. 
Mogelijke oplossing: Controleer of de factuur binnen Exact staat. Indien dit het geval is, kan je de factuur Kenmerken als geëxporteerd in het onderdeel Exporteren.

  1. Foutmelding: 01241345 - GLTransaction: Onderwerp [GLTransactions] Can't determine exchange rate for currency: XXX on date: XXXX-XX-XX
Mogelijke oorzaak: Een instelling van variabele koersen op het dagboek is uitgevinkt.
Mogelijke oplossing: Een instelling van variabele koersen op het dagboek is uitgevinkt. De instelling moet aangevinkt worden.