Het beoordelen van facturen - van A tot Z

Het beoordelen van facturen - van A tot Z

Binnen jouw organisatie worden de facturen digitaal verwerkt, geëxporteerd naar jullie financieel pakket (bijv. AFAS of Exact) en vanuit daar worden de facturen daadwerkelijk betaald. Door het gebruik van de Spend Cloud wordt alles gedigitaliseerd en het proces geoptimaliseerd waardoor jij meer tijd overhoudt voor andere werkzaamheden. Maar wat houdt dit nu allemaal in voor jou als beoordelaar van facturen? In dit artikel zal het hele proces als beoordelaar worden uitgelegd. 

Hoe weet ik of ik een openstaande actie heb? 

Binnen de Spend Cloud krijg je voor openstaande acties een notificatie e-mail. Hoe vaak en wanneer deze worden uitgestuurd kun je teruglezen in dit artikel. 

Verder kun je altijd je openstaande acties terugvinden op je dashboard. In de afbeelding hieronder kun je zien dat er voor deze medewerker 8 facturen klaarstaan om beoordeeld te worden. 



Het beoordelen van de factuur 

Het beoordelen van de factuur kan via twee manieren: via de webversie op je computer of via het gebruik van de Spend Cloud App. De linkjes zullen je doorzetten naar de artikelen die meer uitleg geven over het beoordelen van de facturen. 

Binnen de Spend Cloud zijn de rollen van het beoordelen gekoppeld aan een procuratiebedrag. Zo kan het zijn dat wanneer jij een factuur hebt goedgekeurd, er daarna nog iemand anders de factuur moet goedkeuren. De factuur loopt namelijk het beoordelingsproces door tot de factuur bij een medewerker is gekomen wiens rol en bijhorende procuratiebedrag toereikend is om de factuur mee te accorderen. 



Mening vragen 

Wanneer je een factuur wilt beoordelen, maar je hebt eerst een vraag over de desbetreffende factuur, kun je gebruik maken van de knop 'mening vragen'. Je vindt deze knop bovenin de factuur.


Bij het mening vragen kun je gebruik maken van de lijst met medewerkers die binnen jullie Spend Cloud een account hebben of je kunt zelf een e-mailadres invoeren.

Zodra je een mening hebt gevraagd, is het wachten op antwoord. Zodra je een reactie krijgt op je gevraagde mening, ontvang je hier een notificatie-e-mail van. 



De gevraagde mening en de reacties erop worden bewaard onder 'correspondentie'. Zo kunnen andere collega's die ook het recht hebben om deze factuur in te zien, op de hoogte blijven. 



Weergave van het factuurverwerkingsproces in de Spend Cloud


    • Related Articles

    • Facturen beoordelen

      Via Factuurverwerking / Beoordelen vind je een overzicht van alle facturen die je kunt beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op je dashboard. Naast het beoordelen van facturen in de webversie, kun je facturen ook beoordelen in ...

    • Facturen beoordelen en coderen

      Als bij jouw organisatie is ingeschakeld dat je naast het beoordelen ook facturen mag coderen, kun je alle facturen die je moet beoordelen en coderen terugvinden via Factuurverwerking / Beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op ...

    • Alles over het coderen van facturen

      Alles over het coderen van facturen In het menu Coderen staan alle facturen die verwerkt (gecodeerd) kunnen worden. Door vanuit het overzicht op de regel of op het potlood-icoon te klikken, kom je op de pagina waar je de gegevens van de factuur kunt ...

    • Facturen beoordelen en coderen door een groep medewerkers

      Standaard kunnen organisaties een factuurregel naar een individuele medewerker ter beoordeling verzenden en optioneel ter codering naar een individuele medewerker. Er bestaat ook de mogelijkheid om de factuurregel ter beoordeling of ter codering naar ...

    • Een factuur beoordelen in de app

      Als je bent ingelogd in de app kom je op jouw persoonlijke dashboard terecht. Hier staan de vijf meest recent aangeboden facturen. Als jouw organisatie ook gebruik maakt van andere modules staan er meerdere uit te voeren acties op het dashboard. Op ...