De notificatiemails binnen de Spend Cloud - Factuurverwerking

De notificatiemails binnen de Spend Cloud - Factuurverwerking

Binnen de Spend Cloud worden er per module verschillende soorten notificatiemails verstuurd naar de desbetreffende medewerkers. 
Sommige notificatiemails zijn informerend, andere notificatiemails zullen de medewerker tot actie laten overgaan. In dit artikel zullen alle notificaties worden toegelicht. 
Voor medewerkers is het niet mogelijk om de notificaties uit te schakelen.

Info
Een medewerker ontvangt altijd slechts één notificatiemail per dag zolang de medewerker niet inlogt in de Spend Cloud. Logt de medewerker na het ontvangen van notificatie in en logt diegene daarna uit, dan wordt de teller gereset. Krijgt de medewerker (op diezelfde dag) nieuwe openstaande acties toegekend, dan ontvangt de medewerker een nieuwe notificatie-e-mail. Dit geld echter niet voor alle notificaties alleen voor de openstaande acties (+ herinnering hiervan) de rest van de notificaties zijn gebonden aan een actie en zullen altijd worden uitgestuurd.  

De frequentie hiervan kan door de applicatiebeheerder worden ingesteld in de configuratie-instellingen (bij sommige Spend Cloud omgevingen zal de configuratie-instelling beschikbaar zijn in de Spend Cloud, bij andere Spend Cloud-omgevingen niet en kan hierbij de hulp van de supportafdeling (support@proactive.nl) nodig zijn voor inzage of wijzigingen). 


In de Spend Cloud kan de bovengenoemde configuratie-instellingen er zo uit zien voor factuurverwerking: 



  1. Openstaande acties 
    Als er nieuwe openstaande acties klaarstaan voor een medewerker, ontvangt de medewerker een notificatiemail. Een medewerker ontvangt altijd slechts één notificatiemail per dag zolang de medewerker niet inlogt in de Spend Cloud. Logt de medewerker na het ontvangen van notificatie in en logt diegene daarna uit, dan wordt de teller gereset. Krijgt de medewerker (op diezelfde dag) nieuwe factuurregels om te beoordelen, dan ontvangt de medewerker een nieuwe notificatie-e-mail.

  2. Herinnering 'openstaande acties'
    Naast de standaard notificatiemails kun je ook de frequentie voor de herinneringsmails instellen voor de openstaande acties. 
    In bovenstaand voorbeeld is er gekozen om na elke verstrekte week (tot max. 4 weken) na de originele mail een herinnerings-e-mail te versturen van de openstaande acties die nog niet zijn uitgevoerd. Let op: deze frequentie heeft ook invloed op de termijnen/kolommen in het 'Voorgang' menu.  (De frequentie kan afwijken van wat er bij jullie Spend Cloud-omgeving staat ingesteld.)

  3. Te beoordelen factuur is afgekeurd door collega
    Zodra een factuur die aangeboden is aan een medewerker is afgekeurd door een collega ontvangt de medewerker hier een notificatie van. 
    Dit is een eenmalige notificatie en gebonden aan de actie. De notificatie is informerend voor de medewerker. 

  4. Mislukte verwerking van de factuur 
    Zodra een factuur binnen de Spend Cloud niet verwerkt kan worden zal de gebruiker die de factuur vanuit de Postbus heeft doorgezet (of via toevoegen heeft aangeleverd) een notificatie ontvangen.
    Met deze notificatie wordt de gebruiker geïnformeerd waar de factuur terug te vinden is en geadviseerd om de factuur nogmaals toe te voegen. 
    Dit is een eenmalige notificatie en gebonden aan de actie. 

  5. Mening gevraagd over een factuur
    Deze notificatie brengt de gebruiker op de hoogte voor een specifieke factuur waarbij de mening is gevraagd door een collega. In de meeste gevallen wordt er een reactie verwacht van de medewerker.
    Het betreft een eenmalige notificatie en is gebonden aan de genoemde actie. 

  6. Reactie op gevraagde mening
    Wanneer je als gebruiker een mening hebt gevraagd in de factuuverwerkingmodule, krijg je een notificatie wanneer er een reactie is gegeven op de gevraagde mening. Het betreft een eenmalige notificatie en is gebonden aan de genoemde actie. 

Kas & Pas 

In de Spend Cloud kan de kunnen de configuratie-instellingen er zo uit zien voor de kas & pas module: 

  1. Boek verantwoorden en afsluiten
    Als er boeken klaarstaan voor een medewerker om af te sluiten, ontvangt de medewerker een notificatiemail.  TIP: Het advies om de eerste notificatie termijn op '0' te zetten en de eerste herinnering op '5' of '7'. Je krijgt dan een waarde zoals, '0,7,14,21'. Via deze manier krijgt een medewerker direct de 1ste dag van de volgende periode een notificatie dat er een boek afgesloten moet worden.
  1. Boek beoordelen 
    Zodra er een periode in een boek afgesloten wordt, ontvangt de verantwoordelijke hiervan een notificatie dat er periodes klaar staan om beoordeeld te worden. Een beoordelaar ontvangt altijd slechts één notificatiemail per dag zolang deigene niet inlogt in de Spend Cloud. Logt de beoordelaar na het ontvangen van de notificatie in en logt diegene daarna uit, dan wordt de teller gereset.
  1. Boek afgekeurde periode
    De boek verantwoordelijke/beoordelaar heeft de mogelijkheid om een boek periode af te keuren. Wanneer dit plaatsvindt, ontvangt de pasverantwoordelijke een notificatie om de periode te corrigeren en opnieuw in te dienen.
  1. Herinnering 'openstaande acties'
    Naast de eerste notificatiemail kun je ook een frequentie voor een herinneringsmail instellen voor de openstaande acties.  In bovenstaand voorbeeld is er gekozen om na elke verstrekte week (tot max. 4 weken) na de originele mail een herinnerings-e-mail te versturen van de openstaande acties die nog niet zijn uitgevoerd.  (Dit kan afwijken van wat er bij jullie Spend Cloud-omgeving staat ingesteld.)
  1. Nieuwe bankmutaties
    Wanneer er gewerkt wordt met een ander bankboek dan een Spend Cloud Card bankboek of een bunq bankboek, dan kan het zijn dat er bankbestanden worden geïmporteerd. Zodra er dan nieuwe bankmutaties ingelezen worden door de financiële administratie, ontvangt de medewerker gekoppeld aan het bankboek een notificatie dat er nieuwe mutaties zijn om te verantwoorden. 

  2. Pas opgeladen
    Zodra het saldo van een pas is opgeladen, zal de medewerker die is gekoppeld aan de pas hier een notificatiemail over ontvangen.
    Dit is een eenmalige notificatie die gekoppeld is per oplading. 

  3. Ingesteld limiet voor kostensoort overschreden
    Wanneer het ingestelde limiet voor een specifiek kostensoort overschreden is, ontvangt de ingestelde medewerker (verantwoordelijke / kas-administratie of beide) een notificatie.
    Dit is een eenmalige notificatie en is gekoppeld aan de actie van het overschrijden van de kostensoort.
  1. Nieuwe transactie
    Wanneer een medewerker een nieuwe transactie voltooid met de pas, ontvangt de medewerker hier een notificatie van. Het is een notificatie die gebonden is aan elke nieuwe transactie.

  2. Live bankboek aanvullen
    Zodra het saldo van het bankboek lager is dan een bepaald bedrag (dit kan per klant verschillen, aangezien dit bedrag bij de 'geavanceerde opties' onder de instellingen van de saldorekening ingesteld kan worden). Het is een eenmalige notificatie om de medewerker aan te sturen om het saldo weer aan te vullen. Deze notificatie moet per live bankboek ingesteld worden door het bankboek te bewerken en dan onder 'Geavanceerde instellingen' onderstaande velden te vullen.


  3. Bevestiging nieuwe pincode voor pas
    Zodra een medewerker de pincode van de pas wijzigt (via de webversie of via de app) ontvangt de medewerker hiervan een notificatie. 
    Het is een eenmalige notificatie en staat gebonden aan de actie van het opnieuw instellen van een pincode. 

Inkoop 

In de Spend Cloud kunnen de configuratie-instellingen er zo uit zien voor de inkoop module. Hieronder zie je dat je de notificaties in en uit kunt schakelen. 



De inkoop module heeft de meeste notificatiemails binnen de Spend Cloud. Om die reden hebben we ze hieronder opgedeelt in de volende categorieën; informerend, actie vereist en herinnering notificatiemails. 

Informerend 
De notificaties die hieronder beschreven worden zijn ervoor bedoelt om de bestellers en de inkoopafdeling op de hoogte te houden van de orders. 
Vaak vloeien deze notificatiemails voort uit bepaalde acties en zijn informerende dus aangelegd. 
  1. Jouw order-aanvraag ligt ter beoordeling bij de inkoopafdeling
    De beoordelaar heeft jouw ingediende order goedgekeurd, ter extra beoordeling ligt de de aanvraagt nu bij de inkoopafdeling in het menu 'Beoordelen'. De order is in dit stadion nog niet verzonden aan de leverancier. 

  2. Jouw order-aanvraag is goedgekeurd (+ verzonden naar de leverancier) 
    De beoordelaar heeft jouw ingediende order goedgekeurd. De order is nu direct verzonden naar de leverancier. 

  3. Jouw order-aanvraag is goedgekeurd (+ staat klaar voor de inkoopafdeling om verzonden te worden naar de leverancier) 
    De beoordelaar heeft jouw ingediende order goedgekeurd en ligt nu klaar bij de inkoopafdeling. Zij kunnen nu de order indienen bij de leverancier via het menu 'Bestellen'. De order is in dit stadion nog niet verzonden aan de leverancier. 

  4. Jouw order zal worden geleverd
    Wanneer een order bevestigd wordt door de leverancier zal de status van de order in de Spend Cloud wijzigen naar 'te ontvangen'. Deze extra bevestiging staat standaard uit op leveranciersniveau.

  5. Orderstatus is gewijzigd
    Wanneer een orderstatus is gewijzigd, ontvangt de aanvrager van de order hier een notificatiemail. 
  1. Ingediende order is definitief afgekeurd
    Zodra door de inkoopadministratie een order definitief afgekeurd wordt, ontvangt de indiener hier een notificatiemail van.

  2. Openstaande acties van een order zijn ingetrokken
    Wanneer een order afgekeurd wordt, wordt er een notificatiemail uitgestuurd aan degenen die openstaande acties hadden op de desbetreffende order. 

  3. De status of een order is gewijzigd
    Wanneer de status van jouw ingediende order wijzigt binnen de Spend Cloud, krijg je daar een notificatiemail van. 

  4. Jouw order is definitief afgekeurd
    Wanneer jouw order door de beoordelaar of inkoopafdeling definitief is afgekeurd ontvang je hier een notificatiemail van. Als je op de link in de mail klikt kun je de afgekeurde order zien en de reden van afkeuring bekijken. 

  5. Jouw order is gedeeltelijk geleverd
    Wanneer jouw order gedeeltelijk geleverd is en dit is aangegeven in de Spend Cloud ontvang je hier een notificatiemail van. 

  6. Jouw order is geleverd
    Wanneer jouw order geleverd is en dit is aangegeven in de Spend Cloud ontvang je hier een notificatiemail van. 

  7. Jouw order is voltooid
    Wanneer jouw order gemakreerd wordt als voltooid ontvang je hier een notificaitemail van. Nadat een order is voltooid kunnen er geen facturen meer aan gematcht worden of wijzigingen aan gedaan worden. 

Actie vereist 
De notificaties die hieronder beschreven worden zijn ervoor om medewerkers tot actie te laten komen. Door ze een notificatiemail te sturen zijn ze op de hoogte van de situatie en kunnen ze over gaan tot actie. 
In alle onderstaande notificatiemail staat een directe link naar de order om de actie ook daadwerkelijk snel en efficient te kunnen uitvoeren. 
  1. Nieuwe order te beoordelen
    Als er nieuwe orders klaarstaan voor een medewerker om beoordeeld te worden, ontvangt de medewerker een notificatiemail. Een medewerker ontvangt altijd slechts één notificatiemail per dag zolang de medewerker niet inlogt in de Spend Cloud. Logt de medewerker na het ontvangen van notificatie in en logt diegene daarna uit, dan wordt de teller gereset. Krijgt de medewerker (op diezelfde dag) nieuwe order te beoordelen, dan ontvangt de medewerker een nieuwe notificatie-e-mail.
  1. Jouw order-aanvraag is goedgekeurd, maar mist nog het gewenste e-mailadres voor het plaatsen van de bestelling
    De beoordelaar heeft jouw ingediende order goedgekeurd, echter mist de leverancier nog een e-mailadres om de order naartoe te sturen. Via de link in de mail kun je het ontbrekende mailadres toevoegen. Let op: dit mailadres zal gebruikt worden voor vervolgorders. Probeer een algemeen e-mailadres in te vullen van een leverancier en niet die van een persoon (accountmanager van de leverancier), deze kan namelijk uit dienst treden waardoor order wellicht niet meer door de leverancier kunnen worden verwerkt.

  2. Geef je mening over een order
    Wanneer jouw mening is gevraagd bij een order ontvang je hiervan een notificatie. In de notificatiemail  staat een link zodat je direct wordt doorgeleidt naar de vraag zodat je deze kan lezen en beantwoorden

  3. Reactie op een gevraagde mening over een order
    Wanneer jij degene bent die de mening heeft gevraagd aan een collega, ontvang je een notificatiemail wanneer diegene heeft geantwoord. Deze mail kan zowel informerend zijn dan wel niet tot actie overgaan leiden. 

Herinnering notificatiemails 
Onderstaande notificaties zijn ter herinnering. Wanneer er na de eerste notificatiemail geen actie is ondernomen, kunnen er vanuit de Spend Cloud herinneringsmails worden verstuurd. 
  1. Herinnering: Er zijn nog steeds orders die moeten worden bevestigd als geleverd (interne order)
  2. Herinnering: Er zijn nog steeds orders die moeten worden geregistreerd als geleverd 
  3. Herinnering: Er zijn nog steeds orders die een e-mail adres missen
  4. Herinnering: Er zijn nog steeds orders die moeten worden bevestigd
  5. Herinnering: Er zijn nog order-aanvragen te beoordelen
  6. Herinnering: Er zijn nog steeds orders die gedeeltelijk als ontvangen zijn geregistreerd
  7. Herinnering: Er zijn nog afgekeurde order-aanvragen te verwerken
In de configuratie van de Spend Cloud kan de frequentie van bovenstaande herinneringsmails worden ingesteld. 



Contractbeheer 

In de Spend Cloud kan de kunnen de configuratie-instellingen er zo uit zien voor de contractbeheer module:


  1. Openstaande acties voor contracten 
    Als er nieuwe openstaande acties klaarstaan voor een medewerker om uit te voeren, ontvangt de medewerker een notificatiemail. Een medewerker ontvangt altijd slechts één notificatiemail per dag zolang de medewerker niet inlogt in de Spend Cloud. Logt de medewerker na het ontvangen van notificatie in en logt diegene daarna uit, dan wordt de teller gereset. Krijgt de medewerker (op diezelfde dag) nieuwe acties toegewezen, dan ontvangt de medewerker een nieuwe notificatie-e-mail.

  2. Herinnering 'openstaande acties' 
    Naast de standaard notificatiemails kun je ook de frequentie voor de herinneringsmails instellen voor de openstaande acties. 
    In bovenstaand voorbeeld is er gekozen om na elke verstrekte week (tot max. 4 weken) na de originele mail een herinnerings-e-mail te versturen van de openstaande acties die nog niet zijn uitgevoerd.  (Dit kan afwijken van wat er bij jullie Spend Cloud-omgeving staat ingesteld.)

  3. Contracten notificatiedatum e-mail betrokkenen
    Wanneer je als betrokkenen bent gekoppeld aan een contract ontvang je hier een notificatiemail van wanneer de ingestelde datum is 


  4. Contracten notificatiedatum e-mail eigenaar 
    tekst


  5. Contracten verwerking e-mail betrokkenen
    Wanneer er aangegeven is of een contract verlengt of beëindigd zal worden, ontvangen de betrokkenen hiervan een notificatiemail wanneer deze wijziging van toepassing zal zijn. 

  6. Contracten verwerking e-mail eigenaar 
    Wanneer de status van een contract zal wijzigen, wordt de contracteigenaar hiervan op de hoogte gebracht door middel van een notificatiemail. In de mail zal ook de datum staan wanneer de wijziging van toepassing is. 

  7. Contracten registratie e-mail betrokkenen
    Wanneer een contract geregisteerd is, zullen de betrokkenen hiervan op de hoogte worden gebracht doormiddel van een notificatiemail. In de mail staat de datum genoteerd wanneer het contract actief is geworden. 

  8. Contracten registratie e-mail eigenaar
    Wanneer er voor jullie omgeving staat ingesteld dat het contract ter registratie kan worden aangeboden aan een contracteigenaar zal de contracteigenaar met deze actie een notificatiemail ontvangen. 

  9. Mening gevraagd
    Deze notificatie brengt de gebruiker op de hoogte voor een specifiek contract waarbij de mening is gevraagd door een collega. In de meeste gevallen wordt er een reactie verwacht van de medewerker. Het betreft een eenmalige notificatie en is gebonden aan de genoemde actie. 

  10. Reactie op gevraagde mening
    Wanneer je als gebruiker een mening hebt gevraagd in de contractmodule, krijg je een notificatie wanneer er een reactie is gegeven op de gevraagde mening. Het betreft een eenmalige notificatie en is gebonden aan de genoemde actie. 



    • Related Articles

    • Factuurverwerking configinstellingen

      In het menu-onderdeel Configinstellingen / Factuurverwerking, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Factuurverwerking. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet ...

    • Wat kun je met de module Factuurverwerking?

      Factuurverwerking is een arbeidsintensief proces waar de module Factuurverwerking van de Spend Cloud uitkomst biedt. Na ontvangst en handmatige codering door de administratief medewerker begint de factuur aan een reis door de organisatie, op zoek ...

    • Statistieken factuurverwerking

      Op de Statistieken pagina van Factuurverwerking vind je verschillende statistieken met betrekking tot de facturen die zijn verwerkt via Spend Cloud. Zo kun je bijvoorbeeld de top 5 crediteuren inzien met de meeste facturen. Je kunt de selectievelden ...

    • Inzage archief Factuurverwerking beheren

      Er zijn in Spend Cloud meerdere mogelijkheden om een gebruiker inzage te geven in het archief van factuurverwerking. In dit artikel gaan we dieper in op welke mogelijkheden dit zijn en hoe je dit instelt. Tevens staan er onderaan dit artikel een ...

    • De postbus beheren van Factuurverwerking

      In de Postbus komen alle e-mails te staan die naar het Spend Cloud Postbus e-mailadres zijn gestuurd. Door de facturen vanuit de eigen crediteuren mailbox om te leiden naar dit e-mailadres, komen alle facturen bij elkaar op één plek. Vanuit het ...