Factuurverwerking - De notificatiemails binnen de Spend Cloud

Factuurverwerking - De notificatiemails binnen de Spend Cloud

Binnen de Spend Cloud worden er per module verschillende soorten notificatiemails verstuurd naar de desbetreffende medewerkers. 
Sommige notificatiemails zijn informerend, andere notificatiemails zullen de medewerker tot actie laten overgaan. In dit artikel zullen alle notificaties van de factuurverwerkingsmodule worden toegelicht. 
Voor medewerkers is het niet mogelijk om de notificaties uit te schakelen.

Openstaande actienotificaties en de daarbij horende herinneringsnotificaties 

Info
Een medewerker ontvangt altijd slechts één notificatiemail per dag zolang de medewerker niet inlogt in de Spend Cloud. Logt de medewerker na het ontvangen van notificatie in en logt diegene daarna uit, dan wordt de teller gereset. Krijgt de medewerker (op diezelfde dag) nieuwe openstaande acties toegekend, dan ontvangt de medewerker een nieuwe notificatie-e-mail. Dit geld echter niet voor alle notificaties alleen voor de openstaande acties (+ herinnering hiervan) de rest van de notificaties zijn gebonden aan een actie en zullen altijd worden uitgestuurd.  

De frequentie hiervan kan door de applicatiebeheerder worden ingesteld in de configuratie-instellingen (bij sommige Spend Cloud omgevingen zal de configuratie-instelling beschikbaar zijn in de Spend Cloud, bij andere Spend Cloud-omgevingen niet en kan hierbij de hulp van de supportafdeling (support@proactive.nl) nodig zijn voor inzage of wijzigingen). 


In de Spend Cloud kan de bovengenoemde configuratie-instellingen er zo uit zien voor factuurverwerking: 



  1. Openstaande acties 
    Als er nieuwe openstaande acties klaarstaan voor een medewerker, ontvangt de medewerker een notificatiemail. Een medewerker ontvangt altijd slechts één notificatiemail per dag zolang de medewerker niet inlogt in de Spend Cloud. Logt de medewerker na het ontvangen van notificatie in en logt diegene daarna uit, dan wordt de teller gereset. Krijgt de medewerker (op diezelfde dag) nieuwe factuurregels om te beoordelen, dan ontvangt de medewerker een nieuwe notificatiemail. Hetzelfde geldt voor de notificaties die worden verstuurd wanneer een factuur wordt aangeboden aan een groep. 
    Voorbeelden van openstaande acties: 
    - Facturen extern te coderen  (facturen die daadwerkelijk aan een medewerker zijn aangeboden om te coderen)
    - Facturen te beoordelen 

    Herinnering 'openstaande acties'
  2. Naast de standaard notificatiemails kun je ook de frequentie voor de herinneringsmails instellen voor de openstaande acties. 
    In bovenstaand voorbeeld is er gekozen om na elke verstrekte week (tot max. 4 weken) na de originele mail een herinnerings-e-mail te versturen van de openstaande acties die nog niet zijn uitgevoerd.
    Let op: deze frequentie heeft ook invloed op de termijnen/kolommen in het 'Voorgang' menu.  (De frequentie kan afwijken van wat er bij jullie Spend Cloud-omgeving staat ingesteld.)

De rest van de notificaties

  1. Te beoordelen factuur is afgekeurd door collega (per actie)
    Zodra een factuur die aangeboden is aan een medewerker is afgekeurd door een collega ontvangt de medewerker hier een notificatie van. 
    Dit is een eenmalige notificatie en gebonden aan de actie. De notificatie is informerend voor de medewerker. 

  2. Mislukte verwerking van de factuur (per actie)
    Zodra een factuur binnen de Spend Cloud niet verwerkt kan worden zal de gebruiker die de factuur vanuit de Postbus heeft doorgezet (of via toevoegen heeft aangeleverd) een notificatie ontvangen.
    Met deze notificatie wordt de gebruiker geïnformeerd waar de factuur terug te vinden is en geadviseerd om de factuur nogmaals toe te voegen. 
    Dit is een eenmalige notificatie en gebonden aan de actie. 

  3. Mening gevraagd over een factuur (per actie)
    Deze notificatie brengt de gebruiker op de hoogte voor een specifieke factuur waarbij de mening is gevraagd door een collega. In de meeste gevallen wordt er een reactie verwacht van de medewerker.
    Het betreft een eenmalige notificatie en is gebonden aan de genoemde actie. 

  4. Reactie op gevraagde mening (per actie)
    Wanneer je als gebruiker een mening hebt gevraagd in de factuurverwerkingsmodule, krijg je een notificatie wanneer er een reactie is gegeven op de gevraagde mening. Het betreft een eenmalige notificatie en is gebonden aan de genoemde actie.



Persoonlijke boodschap toevoegen 

In het artikel E-mails staat uitgelegd hoe je een algemene notitie kunt toevoegen in een notificatiemail. De tekst van de bovenstaande notificaties kan namelijk niet worden bewerkt, vandaar dat er een optie is om als organisatie toch een persoonlijke boodschap aan de notificatie toe te voegen. 




    • Related Articles

    • Factuurverwerking configinstellingen

      In het menu-onderdeel Configinstellingen / Factuurverwerking, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Factuurverwerking. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet ...
    • Wat kun je met de module Factuurverwerking?

      Factuurverwerking is een arbeidsintensief proces waar de module Factuurverwerking van de Spend Cloud uitkomst biedt. Na ontvangst en handmatige codering door de administratief medewerker begint de factuur aan een reis door de organisatie, op zoek ...
    • Statistieken factuurverwerking

      Op de Statistieken pagina van Factuurverwerking vind je verschillende statistieken met betrekking tot de facturen die zijn verwerkt via Spend Cloud. Zo kun je bijvoorbeeld de top 5 crediteuren inzien met de meeste facturen. Je kunt de selectievelden ...
    • Inzage archief Factuurverwerking beheren

      Er zijn in Spend Cloud meerdere mogelijkheden om een gebruiker inzage te geven in het archief van factuurverwerking. In dit artikel gaan we dieper in op welke mogelijkheden dit zijn en hoe je dit instelt. Tevens staan er onderaan dit artikel een ...
    • Het archief van Factuurverwerking

      In het menu-onderdeel Archief van Factuurverwerking vind je alle facturen terug die ooit aan jou zijn toegekend. In het overzicht kun je de status terugvinden van een factuur. Door op een factuurregel te klikken, kom je op een pagina met alle ...