De (ontwerp) doelstelling van XML is eenvoud, uniformiteit en bruikbaarheid. Om deze facturen door alle computers wereldwijd te kunnen laten uitlezen zijn er bepaalde regels vastgelegd over hoe een XML-factuur moet worden opgebouwd. Deze set aan standaard opbouw van regels heet UBL. De meest gangbare vorm van UBL is UBL 2.0. Als een leverancier die een XML-factuur verstuurt UBL 2.0 hanteert, weten wij bijvoorbeeld dat de factuurdatum altijd bovenaan staat. Hierdoor hebben wij in de Spend Cloud een standaard mapping kunnen vastleggen waarbij we zeggen:
Doordat wij deze standaard mapping in Spend Cloud hebben staan (plus verschillende uitzonderingen), zal het dan ook negen van de tien keer goed gaan wanneer je voor de eerste keer een XML-factuur ontvangt van een leverancier. Lees hier verder over XML-mapping. Wanneer de leverancier een XML-factuur verstuurt in een onbekend formaat, zal je een foutmelding krijgen bij het doorzetten naar Coderen. Het beste is om dan contact op te nemen met onze Support afdeling. Die kunnen je helpen bij het instellen van de juiste XML-mapping.
Het ontvangen van XML-facturen gaat hetzelfde als het ontvangen van PDF-facturen. De XML-facturen worden gestuurd naar de Spend Cloud Postbus. Vanuit hier kan je of via snelverwerken, of via een handmatige verwerking de facturen doorzetten naar het onderdeel coderen.
Wij raden het aan om de leverancier te vragen om zowel de XML-factuur als de PDF factuur in dezelfde mail te sturen. De PDF kunnen wij dan gebruiken ter visualisatie van de factuur. Om dit te doen moeten de bestandsnamen van deze documenten hetzelfde zijn, bijvoorbeeld:
Er bestaat ook de mogelijkheid dat de leverancier de PDF factuur ingebed (embedded) heeft in het XML-bestand als een lange (Base64) code. Ook deze manier wordt door de Spend Cloud ondersteund. In dit geval is het niet meer nodig om de PDF factuur als extra bijlage in de e-mail mee te sturen.