Hoe kan ik XML-facturen ontvangen in de Spend Cloud?

De (ontwerp) doelstelling van XML is eenvoud, uniformiteit en bruikbaarheid. Om deze facturen door alle computers wereldwijd te kunnen laten uitlezen zijn er bepaalde regels vastgelegd over hoe een XML-factuur moet worden opgebouwd. Deze set aan standaard opbouw van regels heet UBL. De meest gangbare vorm van UBL is UBL 2.0. Als een leverancier die een XML-factuur verstuurt UBL 2.0 hanteert, weten wij bijvoorbeeld dat de factuurdatum altijd bovenaan staat. Hierdoor hebben wij in de Spend Cloud een standaard mapping kunnen vastleggen waarbij we zeggen:

De eerste regel van een XML-factuur is altijd de factuurdatum, zet deze waarde tijdens het coderen in het veld ‘factuurdatum’.

Doordat wij deze standaard mapping in Spend Cloud hebben staan (plus verschillende uitzonderingen), zal het dan ook negen van de tien keer goed gaan wanneer je voor de eerste keer een XML-factuur ontvangt van een leverancier. Lees hier verder over XML-mapping. Wanneer de leverancier een XML-factuur verstuurt in een onbekend formaat, zal je een foutmelding krijgen bij het doorzetten naar Coderen. Het beste is om dan contact op te nemen met onze Support afdeling. Die kunnen je helpen bij het instellen van de juiste XML-mapping. 

XML-facturen ontvangen in de Spend Cloud

Het ontvangen van XML-facturen gaat hetzelfde als het ontvangen van PDF-facturen. De XML-facturen worden gestuurd naar de Spend Cloud Postbus. Vanuit hier kan je of via snelverwerken, of via een handmatige verwerking de facturen doorzetten naar het onderdeel coderen. 

Wij raden het aan om de leverancier te vragen om zowel de XML-factuur als de PDF factuur in dezelfde mail te sturen. De PDF kunnen wij dan gebruiken ter visualisatie van de factuur. Om dit te doen moeten de bestandsnamen van deze documenten hetzelfde zijn, bijvoorbeeld:

1. Invoice_123456.PDF
2. Invoice_123456.XML
   

Het XML bestand en de PDF hebben dezelfde naam, hierdoor kenmerkt Spend Cloud automatisch de PDF als weergave digitale factuur van de XML

Het XML bestand en de PDF hebben niet dezelfde naam, de Spend Cloud weet dan niet of de PDF bij de XML hoort en kenmerkt deze als nieuwe factuur

Er bestaat ook de mogelijkheid dat de leverancier de PDF factuur ingebed (embedded) heeft in het XML-bestand als een lange (Base64) code. Ook deze manier wordt door de Spend Cloud ondersteund. In dit geval is het niet meer nodig om de PDF factuur als extra bijlage in de e-mail mee te sturen.

In dit voorbeeld is een embedded factuur meegestuurd. Het meesturen van een aparte PDF factuur is dan niet meer nodig. Als deze niet meer wordt meegestuurd, kan het bericht automatisch worden verwerkt

• Related Articles

• XML-factuur veldindeling

  Inleiding In een ander artikel, Digitale factuurverwerking in combinatie met XML-facturen is beschreven wat het voordeel is van het ontvangen en verwerken van XML-facturen. Om een XML-factuur uit te kunnen lezen moet een bestaande XML-factuur ...

• Standaard definitie van UBL in de Spend Cloud

  Deze technische informatie kan worden gebruikt door de ontwikkelaar/applicatiebeheerder van jouw boekhoudpakket. Dit is hoe de Spend Cloud UBL-facturen leest en de waarden verwerkt. Ben je benieuwd hoe je een eigen unieke XML-veldindeling (mapping) ...

• Hoe kan ik PEPPOL facturen ontvangen en verwerken?

  Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) is een internationaal project met als doel het standaardiseren van internationaal elektronisch berichtenverkeer. Binnen het beveiligde PEPPOL-netwerk kun je elektronische facturen versturen en ...

• Alles wat je wilt weten over XML-facturen

  Waarom XML-facturen verwerken? Ons doel is om gebruikers zo min mogelijk tijd te laten spenderen in de Spend Cloud. De software moet zoveel mogelijk automatisch doen, zodat onze gebruikers zich kunnen focussen op andere belangrijke taken. Digitale ...

• Hoe kan ik facturen automatisch verwerken?

  In de Spend Cloud kun je het proces van factuurverwerking op meerdere plekken optimaliseren. Door dit proces te optimaliseren en waar mogelijk te automatiseren, zullen facturen sneller worden verwerkt. Een belangrijke functie die je daarbij kunt ...