Procuratieniveaus binnen inkoop beheren

Wanneer een besteller niet genoeg mandaat heeft om een order direct naar de leverancier te mogen verzenden, moet de order worden beoordeeld middels het procuratieschema. De procuratie van een order verloopt op basis van:

- de leveranciersgroep waaronder de leverancier valt.

- het procuratieniveau van de bestellende en beoordelende medewerker(s). 

Deze twee zaken koppel je aan de inkooprol(len) van medewerkers. Door dit in te richten, kun je aangeven tot welk orderbedrag een medewerker mag bestellen en door wie de order beoordeeld wordt als het bedrag van de medewerker zelf niet toereikend is.

In dit artikel legen we uit hoe je procuratieniveaus aanmaakt, hoe het de procuratieniveaus gemakkelijk kunt terugvinden in het rollenoverzicht en hoe een order het procuratieniveau doorloopt. 

Procuratieniveau toevoegen

Om een nieuwe procuratie toe te voegen, ga je naar Applicatiebeheer / Inkoop / Procuratie. 

Door op de knop ‘Toevoegen’ te klikken bovenaan het overzicht, kun je een nieuw niveau toevoegen. Door te kiezen voor ‘Alle medewerkers tekenen’ zorg je ervoor dat alle medewerkers die binnen dezelfde organisatorische eenheid met dit procuratieniveau de order goed moeten keuren voordat de orderaanvraag wordt ingediend bij de leverancier.  

Voordat je een procuratieniveau kunt gebruiken moet je deze nog bij de rol van een medewerker definiëren. Je kunt dit doen door de huidige rol of functieprofiel te bewerken en het juiste procuratiebedrag op te geven. 

Procuratieniveaus terugzien in het rollenoverzicht 

In het rollenoverzicht kan je per medewerker terugzien welk procuratieniveau is ingesteld. Dit kun je genereren in het applicatiebeheer -> organisatie -> rollen. Vervolgens selecteer je bij de module aan de linkerkant de module 'inkoop'. Eventueel gebruik je nog meer filters indien je het overzicht alleen wilt genereren van bijvoorbeeld een bepaalde organisatorische eenheid en klikt vervolgens op de blauwe knop selecteren. 
In het overzicht wat nu in beeld komt staan de procuratiebedragen aan de rechterkant bij elke rol. Dit overzicht kan je exporteren in zowel PDF, CSV als Excel format. 

Het verloop van een order op procuratieniveau 

Wanneer een order wordt geplaatst, start het beoordelingsproces. Dit proces begint bij de organisatorische eenheid waarop de order is geboekt.

Het systeem controleert daar welke medewerkers bevoegd zijn om orders te beoordelen (te bestellen tot een bepaald bedrag) binnen de leveranciersgroep waaraan de leverancier van de order is gekoppeld.

Als de besteller een procuratieniveau voor de desbetreffende leveranciersgroep van €10,00 dan zal het systeem een procuratieniveau hoger (net zo hoog tot de order is gekomen bij een medewerker met een toereikend procuratie bedrag) kijken om de order te laten goedkeuren.  Het kan zijn dat er meerdere mensen zijn met hetzelfde productiebedrag op de desbetreffende organisatorische eenheid, de order zal dan naar al deze medewerkers worden verzonden voor beoordeling. Er hoeft maar één persoon van deze groep medewerkers de order goed te keuren, de reden dat er is gekozen om de order naar alle medewerkers toe te versturen is om ervoor te zorgen dat de order zo snel mogelijk beoordeeld zal worden en verstuurd kan worden naar de leverancier. Het kan dus zijn dat een medewerker een notificatie heeft ontvangen om een order goed te keuren, maar zodra ze op de link klikken er niks meer goedgekeurd hoeft te worden. In dit heeft iemand anders met hetzelfde procuratiebedrag de order al goedgekeurd. De medewerker kan wel de order nog terugvinden in het archief, maar niet meer onder de openstaande acties. 

Als er op die organisatorische eenheid geen medewerker is met een voldoende procuratieniveau zal het systeem verder zoeken op een hogere organisatorische eenheid naar een medewerker met een toereikend procuratieniveau om de order te beoordelen.

Bij het indienen van een order kan de volgende foutmelding voor komen. In dit geval mist er een rol met een hoog genoeg procuratieniveau om deze order te kunnen beoordelen. In het artikel van de foutmelding wordt verder uitgelegd wat je allemaal kunt controleren. Uiteindelijk zal er of een nieuwe rol moeten worden toegevoegd of het procuratieniveau van een bestaande rol moeten verhogen zodat de order uitiendelijk toch ingediend en beoordeeld kan worden. 

• Related Articles

• Inkoop configinstellingen

  In het menu-onderdeel Configinstellingen / Inkoop, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Inkoop. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze gaat ...

• Het inkoop-archief

  In het archief van inkoop staat een overzicht van alle orders die ooit aan jou zijn toegekend. Op basis van jouw rol zou het zo kunnen zijn dat je ook orders van andere medewerkers in het archief kan terugvinden. Je kunt hier de huidige status ...

• Wat kun je met de module Inkoop?

  Met de module Inkoop kun je het hele inkoopproces van bestelling tot levering en betaling volgen. Het is mogelijk om per medewerker in te stellen of deze zelfstandig mag bestellen, bij welke leveranciers dat mag en tot welk bedrag. De inkoopaanvraag ...

• Artikelen over Inkoop - Van aanvragen tot ontvangen

  Hieronder vind je verschillende handige artikelen over het bestelproces binnen de module Inkoop. Als je ze stapsgewijs leest, krijg je een volledig beeld van het gehele proces, oftewel van het bestellen van artikelen tot het registreren van de ...

• Budgetten binnen de module Inkoop

  Binnen de module Inkoop is er de mogelijkheid te werken met waarschuwingen voor het overschrijden van een budget. Dit is een instelling die door een ProActive-consultant of door de afdeling Support kan worden ingeschakeld. Indien dit is ingeschakeld, ...