Het kan gebeuren dat een besteller bij het indienen van een orderaanvraag de volgende foutmelding ziet: Er is geen rol aangemaakt waarvan de procuratie volstaat om de order van leverancier X te voltooien. In dit artikel leggen we je uit wat je als applicatiebeheerder kunt doen om deze foutmelding te verhelpen.
Deze foutmelding betekent dat er niemand is aangewezen om de order te beoordelen. Je dient daarom het procuratieschema binnen de module Inkoop te controleren.
Voor het procuratieschema van Inkoop kijkt kijk het systeem naar de volgende zaken:
- Organisatorische eenheid
- De besteller plaatst een order op (één van) de organisatorische eenheid waar die een rol op heeft. Er dient een gebruiker te zijn op deze, of een bovenliggende organisatorische eenheid met de juiste rol om de order goed te mogen keuren.
- Leveranciersgroep
- Elke leverancier is gekoppeld aan één of meerdere leveranciersgroepen. De besteller met de juiste rol op de betreffende organisatorische eenheid (of erboven) is middels een leveranciersgroep gekoppeld aan de betreffende leverancier.
- Rol/procuratie
- Er dient iemand een rol te hebben die gekoppeld is aan de leverancier middels een leveranciersgroep op dezelfde of bovenliggende organisatorische eenheid waarop de order is besteld. Deze persoon dient bestelbevoegdheid te hebben én voldoende procuratie voor deze bestelling. Deze persoon kan de order beoordelen.
Bovenstaande punten controleren in het rollenoverzicht
Het is handig om vooraf te controleren aan welke leveranciersgroep(en) de betreffende leverancier is gekoppeld. Dit controleer je via het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciers middels de drie puntjes achter de
leverancier.
Allereerst wil je weten op welke organisatorische eenheid de besteller een aanvraag heeft gedaan en om welke leveranciersgroep het gaat. Als je dit weet ga je naar het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Organisatie /
Rollen. In dit overzicht maak je een selectie op de module 'Inkoop'. Het kan zijn dat je veel resultaten krijgt, je kunt je selectie verkleinen door bijvoorbeeld ook te filteren op de organisatorische eenheid.
Je ziet nu alle medewerkers die een rol hebben op deze organisatorische eenheid die betrekking hebben op Inkoop en aan welke leveranciersgroepen ze zijn gekoppeld. Je ziet ook de ingestelde procuratie binnen hun rol. Afhankelijk van de instellingen van jullie omgevingen is er een procuratie per leveranciersgroep ingesteld, of voor de rol. In het eerste geval zie je achter de leveranciersgroep de procuratie staan in plaats van in het overzicht.
Er is geen medewerker met (voldoende) procuratie voor deze leveranciersgroep op deze organisatorische eenheid.
Als dit het geval is dien je een gebruiker toe te voegen met voldoende procuratie. Meer informatie over het toevoegen van een rol vind je
hier. Zie je helemaal geen procuratie bij een rol? Dan staat de instelling
bestelbevoegdheid binnen de rol op 'Nee'. Deze instelling dient op 'Ja' te staan, anders mag de gebruiker geen bestellingen naar de leverancier versturen.
Is er wel een medewerker met bestelbevoegdheid op deze organisatorische eenheid, maar is de procuratie onvoldoende? Dan bewerk je de rol, of het functieprofiel indien de rol is gebaseerd op een functieprofiel en pas je de procuratie aan, afhankelijk van de instellingen binnen jullie omgeving pas je dit aan voor de hele rol, of per leveranciersgroep.
Er is wel een medewerker met voldoende procuratie op deze organisatorische eenheid.
Als dit wel het geval is controleer je of de leverancier is gekoppeld aan een leveranciersgroep welke gekoppeld is aan deze medewerker. In de rol van de medewerker zie je welke leveranciersgroepen zijn gekoppeld, via het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciers kun je vervolgens controleren aan welke groep(en) deze leverancier is gekoppeld.