Een foutmelding over het procuratieschema bij het indienen van een order

Het kan gebeuren dat een besteller bij het indienen van een orderaanvraag de volgende foutmelding ziet: Er is geen rol aangemaakt waarvan de procuratie volstaat om de order van leverancier X te voltooien. In dit artikel leggen we je uit wat je als applicatiebeheerder kunt doen om deze foutmelding te verhelpen.

Deze foutmelding betekent dat er niemand is aangewezen om de order te beoordelen. Je dient daarom het procuratieschema binnen de module Inkoop te controleren. 

Voor het procuratieschema van Inkoop kijkt kijk het systeem naar de volgende zaken:

1. Organisatorische eenheid
   
1. De besteller plaatst een order op (één van) de organisatorische eenheid waar die een rol op heeft. Er dient een gebruiker te zijn op deze, of een bovenliggende organisatorische eenheid met de juiste rol om de order goed te mogen keuren.
   
2. Leveranciersgroep
   
1. Elke leverancier is gekoppeld aan één of meerdere leveranciersgroepen. De besteller met de juiste rol op de betreffende organisatorische eenheid (of erboven) is middels een leveranciersgroep gekoppeld aan de betreffende leverancier.
   
3. Rol/procuratie
   
1. Er dient iemand een rol te hebben die gekoppeld is aan de leverancier middels een leveranciersgroep op dezelfde of bovenliggende organisatorische eenheid waarop de order is besteld. Deze persoon dient bestelbevoegdheid te hebben én voldoende procuratie voor deze bestelling. Deze persoon kan de order beoordelen.

Bovenstaande punten controleren in het rollenoverzicht

Het is handig om vooraf te controleren aan welke leveranciersgroep(en) de betreffende leverancier is gekoppeld. Dit controleer je via het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciers middels de drie puntjes achter de leverancier.

Allereerst wil je weten op welke organisatorische eenheid de besteller een aanvraag heeft gedaan en om welke leveranciersgroep het gaat. Als je dit weet ga je naar het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Organisatie / Rollen. In dit overzicht maak je een selectie op de module 'Inkoop'. Het kan zijn dat je veel resultaten krijgt, je kunt je selectie verkleinen door bijvoorbeeld ook te filteren op de organisatorische eenheid.

Je ziet nu alle medewerkers die een rol hebben op deze organisatorische eenheid die betrekking hebben op Inkoop en aan welke leveranciersgroepen ze zijn gekoppeld. Je ziet ook de ingestelde procuratie binnen hun rol. Afhankelijk van de instellingen van jullie omgevingen is er een procuratie per leveranciersgroep ingesteld, of voor de rol. In het eerste geval zie je achter de leveranciersgroep de procuratie staan in plaats van in het overzicht.

Er is geen medewerker met (voldoende) procuratie voor deze leveranciersgroep op deze organisatorische eenheid.

Als dit het geval is dien je een gebruiker toe te voegen met voldoende procuratie. Meer informatie over het toevoegen van een rol vind je hier. Zie je helemaal geen procuratie bij een rol? Dan staat de instelling bestelbevoegdheid binnen de rol op 'Nee'. Deze instelling dient op 'Ja' te staan, anders mag de gebruiker geen bestellingen naar de leverancier versturen. 

Is er wel een medewerker met bestelbevoegdheid op deze organisatorische eenheid, maar is de procuratie onvoldoende? Dan bewerk je de rol, of het functieprofiel indien de rol is gebaseerd op een functieprofiel en pas je de procuratie aan, afhankelijk van de instellingen binnen jullie omgeving pas je dit aan voor de hele rol, of per leveranciersgroep.

Er is wel een medewerker met voldoende procuratie op deze organisatorische eenheid.

Als dit wel het geval is controleer je of de leverancier is gekoppeld aan een leveranciersgroep welke gekoppeld is aan deze medewerker. In de rol van de medewerker zie je welke leveranciersgroepen zijn gekoppeld, via het menu-onderdeel Applicatiebeheer / Inkoop / Leveranciers kun je vervolgens controleren aan welke groep(en) deze leverancier is gekoppeld.

• Related Articles

• Een foutmelding bij het plaatsen van een OCI-order

  Wanneer een order die is aangemaakt via een OCI-koppeling naar de leverancier wordt verzonden, is het mogelijk dat er een foutmelding wordt gegeven. Deze foutmelding kan op verschillende momenten van het OCI-proces verschijnen. Zie daarvoor dit ...

• Een order aanmaken vanuit het assortiment

  Vanuit de Aanvragen-pagina kun je, indien je daarvoor de juiste rechten hebt, een order aanmaken vanuit een assortiment. In het assortiment-overzicht zie je de artikelen die door jouw organisatie zijn toegevoegd om te bestellen. Artikelen vinden ...

• Een order aanmaken via een webshop

  Vanuit de aanvragen-pagina kun je zien bij welke webshops jij een bestelling kunt plaatsen. Met de beschikbare webshops is door jouw organisatie een koppeling gelegd, zodat je via de Spend Cloud naar de webshop van deze leverancier kunt om een ...

• Als beheerder een actie uitvoeren op een order namens een medewerker

  Als beheerder kun je met de juiste bevoegdheden orders die ter beoordeling bij andere medewerkers staan acties uitvoeren. Op deze manier kun je bijvoorbeeld een openstaande actie op een order goedkeuren zodat deze verder het proces in kan. Er zijn ...

• PDF-order-instellingen

  Bij de instellingen van de administratie kun je voor de PDF-order een aantal instellingen naar voorkeur aanpassen. Je kunt deze instellingen aanpassen door naar Applicatiebeheer / Algemeen / Administraties te gaan en de administratie te bewerken via ...