Medewerkers- en rollen-import

In dit artikel staat beschreven hoe een medewerkers- en een rollen-import ingericht kan worden in de Spend Cloud. De combinatie van beide imports zorgt voor een automatisering in het gebruikersbeheer van de Spend Cloud.

Medewerkersimport

Bij een organisatie met een groot aantal medewerkers komen indienst- en uitdiensttredingen van medewerkers regelmatig voor. Omdat deze wijzigingen over het algemeen in een personeelssysteem worden bijgehouden, biedt deze bron de mogelijkheid om als uitgangspunt te dienen voor het doorvoeren van dezelfde wijzigingen in de Spend Cloud. Met behulp van de medewerkersimport biedt de Spend Cloud de mogelijkheid om dergelijke mutaties te automatiseren.

Voor de medewerkersimport dient een volledige lijst met alle actieve medewerkers aangeleverd te worden vanuit de bron. De volgende uitgangspunten worden op basis van de bron input toegepast:

1. Toevoegen nieuwe medewerkers
   Medewerkers die in de bron staan maar nog niet in de Spend Cloud worden toegevoegd aan de Spend Cloud.
2. Passiveren bestaande medewerkers
   Medewerkers die niet meer vanuit de bron worden meegegeven, worden op passief gezet in de Spend Cloud.
3. Wijzigingen doorvoeren bestaande medewerkers
   Wijzigingen in de bestaande medewerkergegevens worden doorgevoerd in de Spend Cloud.*

* De gebruikersnaam is het sleutelveld voor het synchroniseren van de medewerkergegevens. Bij het wijzigen van de gebruikersnaam in de bron zal een nieuwe medewerker in de Spend Cloud worden aangemaakt.  

Uitvoering van de import van medewerkers

De wijze waarop de medewerkersimport plaats kan vinden in de Spend Cloud, is afhankelijk van de bron waar de medewerkers vandaan worden gehaald. In sommige gevallen is het mogelijk om gebruik te maken van een webservice-koppeling tussen het bronsysteem en de Spend Cloud. Meer informatie over de mogelijkheden met betrekking tot een webservice-koppeling kunnen worden opgevraagd via jouw Visma | ProActive Consultant,  Visma | ProActive Support of jouw implementatie-partner. In andere gevallen zal er een csv-bestand kunnen worden gegenereerd vanuit het bronsysteem. Dit csv-bestand kan handmatig worden geïmporteerd of automatisch. Wanneer het wenselijk is om dit bestand automatisch te importeren zou het op gezette tijden weggeschreven moeten worden op een door Visma | ProActive te verstrekken sFTP-locatie.

Voor meer informatie over het opzetten van een importplanning, kun je hier kijken. 

Aanlevering medewerkersimport

Om medewerkersaccounts te gaan importeren, verwacht de Spend Cloud de onderstaande gegevens:

1. Voornaam
   
2. Tussenvoegsel
   
3. Achternaam*
   
4. E-mailadres*
   
5. Gebruikersnaam*
   
6. Nummer**
   

De velden achternaam, e-mailadres en gebruikersnaam zijn verplicht. Belangrijk is dat het e-mailadres en de gebruikersnaam uniek zijn per gebruiker. De gebruikersnaam is het sleutelveld in de Spend Cloud voor het synchroniseren van de medewerkergegevens. Een eerste stap voor het configureren van de medewerkersimport in de Spend Cloud, is het vaststellen of de wijze waarop de gebruikersnamen en e-mailadressen per medewerker in de bron overeenkomen met (de huidige inrichting in) de Spend Cloud. Bespreek de mogelijkheden eventueel met jouw Visma | ProActive Consultant,  Visma | ProActive Support of jouw implementatie-partner.

* Deze velden zijn verplicht om te vullen in de Spend Cloud om de import uit te voeren.
** Indien gebruik gemaakt wordt van de module declareren, dan dient het veld nummer met een personeelsnummer of crediteurennummer gevuld te worden in de Spend Cloud.

Rollenimport

Wanneer een organisatie uit verschillende lagen bestaat, zoals in afbeelding 1 staat weergegeven, is er meestal sprake van een groot aantal medewerkers. Indien de laagst gelegen afdelingen ook een rol gaan spelen in de verschillende uitgavenprocessen, ontstaan er door indiensttredingen en uitdiensttredingen veel mutaties in de rollen voor de verschillende medewerkers. Met behulp van de rollenimport biedt de Spend Cloud de mogelijkheid om ondersteuning te bieden in deze hoeveelheid mutaties.

Uitgangspunten rollenimport

De volgende uitgangspunten worden gebruikt bij de rollenimport.

Rollen op basis van een functieprofiel
Zorg dat alle bestaande rollen in de Spend Cloud gebaseerd zijn op een functieprofiel. Rollen op basis van alleen een rechtenset kunnen ervoor zorgen dat er afwijkingen ontstaan in de bevoegdheden van medewerkers. Door het gebruik van functieprofielen blijft het geheel aan rollen transparant en goed werkbaar.

Toevoegfunctie
De Spend Cloud biedt alleen een toevoeg functie wat betreft de rollen-import. Dit betekent in de praktijk het volgende:

1. De Spend Cloud zal rollen op basis van een functieprofiel aanmaken wanneer er nieuwe records zijn in de aanlevering vanuit de bron.
   
2. Het passiveren van een rol van een medewerker gebeurt indirect in de Spend Cloud door met behulp van de medewerkerssynchronisatie de medewerker passief te maken op het moment van uitdiensttreding (zie handleiding medewerkerssynchronisatie).  
   
3. Wanneer een medewerker een gewijzigde functie of locatie heeft binnen de huidige organisatie (bijvoorbeeld verhuizing qua bevoegdheden van van locatie A naar locatie B), dan zal de Spend Cloud een nieuwe rol aanmaken voor de medewerker op de nieuwe locatie, maar de rol op de oude locatie laten staan. Deze zal dan eventueel handmatig verwijderd moeten worden.
   

Openstaande acties

Wanneer een medewerker nog openstaande acties heeft zal de Spend Cloud daar een melding van geven en moeten deze acties door de administratie worden afgehandeld.

Import rollen

De wijze waarop de rollen-import plaats kan vinden in de Spend Cloud, is afhankelijk van de bron waar de rollen vandaan worden gehaald. In sommige gevallen is het mogelijk om gebruik te maken van een webservice-koppeling tussen het bronsysteem en de Spend Cloud. Meer informatie over de mogelijkheden met betrekking tot een webservice-koppeling zouden opgevraagd kunnen worden via jouw Visma | ProActive Consultant,  Visma | ProActive Support of jouw implementatie-partner. In andere gevallen zal er een csv-bestand kunnen worden gegenereerd vanuit het bronsysteem. Dit csv-bestand kan handmatig worden geïmporteerd of automatisch. Wanneer het wenselijk is om dit bestand automatisch te importeren zou het op gezette tijden weggeschreven moeten worden op een door Visma | ProActive te verstrekken sFTP-locatie.

 

Aanlevering rollenimport

Om medewerker rollen te gaan importeren verwacht de Spend Cloud de onderstaande gegevens.

1. Naam of nummer Organisatorische Eenheid (afhankelijk van je inrichting)
   
2. Gebruikersnaam medewerker 
   
3. Code van het functieprofiel
   

De wijze van het aanleveren van de rollen is belangrijk. In afbeelding 2 staat aangegeven dat Heiko Bonenkamp (hbonenkamp) en Lars van der Meer (lvandermeer) beiden functieprofielen toegekend dienen te krijgen of op dit moment hebben in de Spend Cloud. Heiko Bonenkamp krijgt hiermee bevoegdheden binnen zowel de module Factuurverwerking als de module Kas & Pas. Op dit moment heeft Heiko daarom twee verschillende rollen met twee losse functieprofielen (in de Spend Cloud) per locatie. Indien de functies per medewerker uit een externe bron worden gehaald is de kans aanwezig dat deze bron per dienstverband (locatie) één functieprofiel code per medewerker kan aanbieden. Daarom adviseren wij om te zorgen dat de functieprofielen zo zijn ingericht in de Spend Cloud dat er binnen één functieprofiel toegang wordt gegeven tot alle modules waar een medewerker toegang tot dient te hebben zoals in afbeelding 3 staat aangegeven. 

 

Het is belangrijk dat er geen uitzonderingen zijn tussen de wijze waarop er in de bron medewerkers en functieprofielen staan geregistreerd ten opzichte van de Spend Cloud. Denk aan een medewerker die in de praktijk andere bevoegdheden heeft dan er daadwerkelijk op de functie is gebaseerd.

Een eerste stap voor het configureren voor de medewerker rollen in de Spend Cloud is het vaststellen of het haalbaar is om de rollen met functieprofielen te standaardiseren. Wij adviseren om bij de configuratie een bestand aan te leveren van de medewerkers met functies en locatie, zodat er een vergelijking gemaakt kan worden tussen het bestand uit de bron en de huidige inrichting van de Spend Cloud. 

Afhankelijk van uw huidige inrichting moeten de huidige functieprofielen omgezet worden naar nieuwe specifieke profielen. Bespreek de mogelijkheden eventueel met  jouw Visma | ProActive Consultant,  Visma | ProActive Support of jouw implementatie-partner.

• Related Articles

• Rollen

  Het rollen-overzicht is terug te vinden in het Applicatiebeheer van het menu-onderdeel Organisatie. Het overzicht geeft inzicht in alle rollen binnen Spend Cloud. In een rol is vastgelegd welke rechten een medewerker heeft op een bepaalde ...

• Het beheer van medewerkers

  Een medewerkersbestand staat nooit stil. Er kunnen medewerkers bijkomen en medewerkers weggaan. Vanuit het Medewerkersoverzicht kun je deze gegevens beheren. Hiervoor navigeer je naar Applicatiebeheer>Organisatie>Medewerkers. Vanuit dit overzicht kun ...

• Bevoegdheden en rollen binnen de Spend Cloud

  Tijdens het implementatieproces van de Spend Cloud is er een organisatiestructuur vastgesteld. Deze kun je vinden bij Applicatiebeheer > Organisatie > Structuur. De structuur is het uitgangspunt voor de werking van Spend Cloud en is daarmee een ...

• Functieprofielen en Rollen

  Binnen jullie organisatie hebben medewerkers verschillende taken en bevoegdheden. Deze willen we natuurlijk graag vertalen naar de juiste inrichting in de ProActive Spend Cloud. De taken en bevoegdheden worden in de Spend Cloud een functieprofiel ...

• Importplanning

  Met de Spend Cloud is het mogelijk om geautomatiseerde imports in te plannen. In het overzicht in het menu-onderdeel ‘Importplanning’, kun je terugvinden wanneer ingestelde imports worden uitgevoerd en kun je nieuwe importplanningen toevoegen of ...