Stel jouw voorkeursinstellingen in via Mijn Profiel

In het uitklapmenu onder jouw naam vind je Mijn profiel. Op deze pagina kun je een aantal voorkeuren opgeven die specifiek gelden voor jouw Spend Cloud omgeving. Dit zijn zowel algemene instellingen als instellingen per module. 

Profielinstellingen

Onder profielinstellingen vind je onder andere jouw e-mailadres waarop je meldingen ontvangt vanuit de Spend Cloud. Als je je wachtwoord bent vergeten, is dit ook het e-mailadres waar een e-mail naar wordt gestuurd bij het aanvragen van een nieuw wachtwoord. 

Als je bent ingelogd, kun je hier een nieuw wachtwoord aanmaken. De Spend Cloud zal direct aangeven of het ingevoerde wachtwoord aan de eisen van jouw organisatie voldoet. Door bovenaan te klikken op ‘Opslaan’ wordt het nieuwe wachtwoord gelijk actief. Wanneer je inlogt via Single Sign On dien je het wachtwoord in deze omgeving te wijzigen en niet in de Spend Cloud.

Algemeen

Onder algemeen kun je een aantal algemene voorkeursinstellingen aanpassen. Een aantal van deze instellingen gaan over het gebruik van overzichtspagina’s. Daar naast kun je in sommige gevallen aangeven of je uitvoerverslagen van exports wilt ontvangen per email. Dit kan alleen wanneer je modulebeheerder bent van een module waarbij er wordt geëxporteerd, zoals Factuurverwerking en Kas & pas.

Regelhoogte overzichten

Hierin stel je de afstand in overzichten tussen verschillende items in zoals facturen, orders en contracten.

Standaard aantal items per pagina

Het aantal items wat je per pagina ziet in overzichten.

Externe documenten direct tonen

Wanneer je je muis over een document beweegt zoals een factuur of bijlage van een boeking krijg je door middel van deze voorstelling een voorvertoning te zien (Let op: werkt alleen als je browser en de geïnstalleerde pdf-viewer op jouw computer dit ondersteund).

Verstuur uitvoerverslag per e-mail (alleen voor modulebeheerders)

Ontvang een verslag van de exports die je hebt gestart per e-mail. Bij 'exclusief postbus processen' sluit je e-mails uit die worden verstuurd wanneer je een factuur vanuit de postbus toevoegt/verwerkt.

Taal instellen

Hier kun je instellen in welke taal de Spend Cloud wordt weergegeven. Als je de taal hebt gewijzigd, moet je eerst uitloggen en daarna weer inloggen in Spend Cloud, voordat de nieuw gekozen taal wordt weergegeven. In de gekozen taal zullen, indien beschikbaar, ook de Visma | ProActive-mailingen worden verzonden. De Spend Cloud is beschikbaar in Nederlands, Engels en Duits. Kun je één van deze talen niet kiezen? Neem dan contact op met je applicatiebeheerder om dit in de config-instellingen aan te passen.

Module-instellingen

Per module die jij tot je beschikking hebt, zijn er verschillende instellingen mogelijk. Zo kun je een aantal voorkeurswaarden opgeven voor velden. Deze voorkeurswaarden worden dan standaard voor je ingevuld, bijvoorbeeld bij het aanmaken van een declaratie of een inkooporder. De volgende instellingen zijn beschikbaar per module.

Declareren

Voor de module Declareren kun je standaardwaarden voor de volgende invoervelden: Organisatorische eenheid, Voorkeursadres, Kostenplaats en Administratie. Wanneer je hier een waarde invult zal dit standaard worden ingevuld wanneer je een nieuwe declaratie aan maakt. 

Inkoop

Voor de module Inkoop kun je ook diverse voorkeuren opgeven. Een belangrijke instelling hierbij is het aangeven welke afleveradressen je wilt kunnen kiezen bij het maken van een order. Standaard zie je alle beschikbare afleveradressen. Wanneer je hier een selectie maakt van afleveradressen, zul je alleen deze afleveradressen zien wanneer je een order aan maakt. Als je hier één afleveradres ziet word standaard dit afleveradres gekozen bij het maken van een order, je kunt dan geen ander afleveradres kiezen.

Btw-weergave

Geef aan of je bij orders de bedragen inclusief of exclusief btw wilt zien, of beide.

Mijn afleveradressen

Vink de adressen aan waar jij uit wilt kunnen kiezen bij het samenstellen van een order. Selecteer je niets, dan krijg je alle adressen te zien. Wanneer je bij het samenstellen van een order het gewenste afleveradres niet ziet, controleer dan of die in dit overzicht is aangevinkt. Staat het adres hier ook niet tussen? Neem dan contact op met je applicatiebeheerder om te controleren of het afleveradres bestaat en actief is.

Standaardwaarden bij nieuwe aanvraag order

De volgende velden worden automatisch ingevuld bij het aanmaken van een order indien door jou hier ingevuld:

1. Afleveradres
   
2. Administratie
   
3. Te ontvangen door (groep of medewerker)
   
4. - Groep (indien bij 'te ontvangen door' groep is gekozen)
   
5. - Medewerker (indien bij te 'ontvangen door' medewerker is gekozen)
   
6. Te bestellen door (Wanneer een order niet automatisch verzonden kan of mag worden is dit de medewerker die de bestelling moet verzenden naar de leveranciers zodra de order in Spend Cloud is goedgekeurd)

Kas & Pas

Voor de module Kas & Pas kun je aan geven hoeveel boekingen je standaard te zien krijgt op een pagina.

Factuurverwerking

Voor de module Factuurverwerking kun je voor een aantal menu-onderdelen aan geven of je direct de factuur in een apart scherm wilt openen wanneer je de factuur opent in de Spend Cloud. Wanneer je bijvoorbeeld een factuur gaat coderen zal de PDF van de factuur in een apart scherm worden geopend. Dit kun je instellen voor de volgende menu-onderdelen:

1. Postbus
   
2. Coderen
   
3. Beoordelen
   
4. Afgekeurd
   
5. Controleren
   
6. Exporteren

Tip: Wanneer je met meerdere schermen werkt sleep je de PDF naar een apart scherm, dan zal de PDF in het vervolg op het nieuwe scherm openen. 

• Related Articles

• Mijn abonnement

  Met het Spend Cloud pay-per-use model maak je gebruik van een overzichtelijk en schaalbaar prijsmodel en betaal je voor de Spend Cloud capaciteit die jij gebruikt. In de Spend Cloud kun je de inhoud van jouw abonnement en het gebruik van het aantal ...

• Stel je vragen over de Spend Cloud via DIRK Chat Hulp

  Om al onze gebruikers beter te kunnen helpen met vragen over de Spend Cloud kun je vanaf nu gebruik maken van DIRK Chat Hulp. In dit artikel leggen we je alles uit over hoe je chat met onze AI-assistent DIRK, en wat je kunt verwachten. Wat is DIRK ...

• Hoe stel ik het (niet) ontvangen van mailings in?

  Vanuit Visma | ProActive en vanuit de Spend Cloud ontvang je diverse mailings. Deze proberen we zo goed mogelijk af te stemmen op jouw werkprocessen als applicatiebeheerder. In dit artikel lichten we dit graag toe. Mailings voor Spend ...

• Maak kennis met onze North Star – Minimaliseer de tijd die besteed wordt aan het verwerven van goederen en diensten om mijn werk te doen

  De Spend Cloud helpt medewerkers tijd te besparen bij het verwerven van goederen en diensten De Spend Cloud is ontwikkeld met één helder doel: "Minimaliseer de tijd die besteed wordt aan het verwerven van goederen en diensten om mijn werk te doen." ...

• Hoe verwijder ik de cookies en/of cache van mijn browser?

  Het kan soms voorkomen dat er zaken in de Spend Cloud er anders uitzien dan je verwacht. Een voorbeeld hiervan is dat bepaalde knoppen ineens in het Engels worden weergeven in plaats van het Nederlands. Dit zou kunnen worden veroorzaakt door ...