Succesverhaal: Kinderrijk met Spend Cloud Cards
Kinderrijk was binnen een werkweek live met Spend Cloud Cards
“De implementatie verliep zorgvuldig, snel en goed. Niet gehaast, maar wel vlot.” - Soufyan, lid van raad van bestuur bij Kinderrijk
Stichting Kinderopvang Kinderrijk is marktleider in Amstelveen met 40 locaties verspreid over Amsterdam en Amstelveen, waar 600 medewerkers voor 3500 kinderen zorgen. Dagelijks zet Kinderrijk zich in om kinderen de wereld te laten ontdekken en hen te stimuleren spelenderwijs te ontwikkelen. Dit alles op basis van sterk pedagogische kennis. Het is dus cruciaal dat Kinderrijk een betrouwbare betaalmethode heeft om bijvoorbeeld activiteiten te kunnen organiseren. Daarom werken ze tegenwoordig met Spend Cloud Cards!
Vroeger: kasverschillen en verloren bonnetjes
Soufyan, lid raad van bestuur bij Kinderrijk, vertelt: “Vroeger werkten we met traditionele kasboeken, kasverschillen, verloren bonnetjes en papieren archieven. Medewerkers moesten kasgeld opvragen bij de leidinggevende, zodat ze aankopen konden doen. Toen wilde het nog weleens voorkomen dat er geen contant geld beschikbaar was. Dat wil je natuurlijk voorkomen. En als er wel kasgeld was, ging je op pad en moest je na de aankoop de bon en het wisselgeld inleveren. Gelukkig zijn we snel overgestapt op een digitaal proces. Toentertijd was ik nog niet bekend met de slimme betaalpassen van de Spend Cloud, dus zijn we eerst met een alternatief aan de slag gegaan."
Het proces optimaliseren met slimme betaalpassen voor medewerkers
“Onze ervaring met de vorige leverancier van betaalpassen vertoont gelijkenissen met de functionaliteiten van Spend Cloud Cards,” zegt Soufyan. “Helaas ontstonden er enkele uitdagingen met de beschikbaarheid van hun product, wat resulteerde in een zekere mate van vertrouwensverlies aan onze zijde. Aangezien ons systeem volledig geautomatiseerd is, kunnen zelfs korte onderbrekingen in de beschikbaarheid ervan ons volledige proces stil leggen. Dit heeft directe gevolgen voor de financiering van activiteiten voor kinderen, zoals buskaartjes, tickets en lunch. Het is voor ons dus van cruciaal belang dat het betaalproces betrouwbaar is. In ons streven naar zekerheid zijn we op zoek gegaan naar een alternatieve oplossing die beter aansluit bij onze behoeften.”
Nu: uitgaven doen met Spend Cloud Cards
Een bliksemsnelle en prettige implementatie
Soufyan deelt zijn ervaring: “Inmiddels was ik bekend met de Spend Cloud en heb ik snel contact gezocht met Accountmanager Ivo om de mogelijkheden van Spend Cloud Cards te bespreken. Eerder hadden we al gezien dat de Spend Cloud diverse mogelijkheden bood die onze vorige leverancier niet had. Uiteindelijk verliep de implementatie natuurlijk en zorgvuldig, met een opvallende combinatie van snelheid en kwaliteit. Het ging vlot, zonder overhaast te werk te gaan.”
Ivo vult aan: “Soufyan nam op vrijdagochtend contact met me op en na een kort gesprek maakten we meteen een afspraak voor een intake op maandag. Nog diezelfde vrijdagmiddag had Kinderrijk een account om Spend Cloud Cards te koppelen, dankzij Consultant Lisa. Op maandag gaf ik een demo aan de administratieve krachten en konden we direct van start. Slechts vier dagen later, op donderdag, had Lisa ook de Kinderrijk Spend Cloud-omgeving ingericht en waren de passen gereed voor gebruik. Mijn complimenten aan alle betrokken partijen; het is bewonderenswaardig hoe snel we hebben kunnen schakelen.”
Soufyan voegt eraan toe: “Het was bijzonder prettig dat Ivo de urgentie begreep en snel handelde. Normaal gesproken wordt er meer tijd genomen voor het opstellen van overeenkomsten, maar Visma | ProActive durfde het risico te nemen om dit proces voor ons te versnellen. Tijdens de implementatie werden we uitstekend begeleid. Het vertrouwen was vanaf het begin aanwezig aan beide kanten. Dat is precies wat ik zocht.”
Medewerkers kunnen “gewoon” met de passen betalen
“De werking van Spend Cloud Cards was de doorslaggevende reden voor onze overstap,” benadrukt Soufyan. “Het betaalproces is vergelijkbaar met dat van onze vorige leverancier. Hoewel we dus geen grote tijds- of kostenbesparingen hebben gerealiseerd, waren vertrouwen in het product en de samenwerking bepalend in ons besluit.”
“We merken enkele nuances op in de producten. Zo zijn de overzichten in de Spend Cloud-webversie wellicht iets minder intuïtief voor de administratie in vergelijking met ons vorige pasbeheersysteem. Aan de andere kant biedt de Spend Cloud App juist een zeer plezierige gebruikerservaring. Deze app functioneert uitstekend en vormt een waardevolle aanvulling op de oplossing die op de locaties veel wordt benut.”
"De Spend Cloud App functioneert uitstekend en vormt een gebruiksvriendelijke en waardevolle aanvulling op de oplossing die op Kinderrijk locaties veel wordt benut." - Soufyan, Lid raad van bestuur bij Kinderrijk
Verantwoordingen beoordelen met een druk op de knop
“Nu we werken met Spend Cloud Cards, vragen pedagogische professionals een pas op bij een assistent-leidinggevende,” legt Soufyan uit. “Dan lopen ze zo de winkel in, halen ze de spullen die ze nodig hebben en leveren ze de pas en het bonnetje weer in. Dat werkt voor hen heel prettig. De assistent-leidinggevende uploadt dan een foto van het bonnetje en verantwoordt de uitgaven. De leidinggevende krijgt automatisch een notificatie en beoordeelt de verantwoording met een druk op de knop.”
Uitgavenprocessen blijven verbeteren met de Spend Cloud
“Nog een voordeel ten opzichte van de vorige leverancier: optimalisatiemogelijkheden rondom notificaties en drempelbedragen,” benoemt Soufyan. “Die opties voor procesverbetering zijn we nu in de Spend Cloud aan het onderzoeken. Als leidinggevende wil je bijvoorbeeld niet iedere declaratie zien, maar alleen declaraties boven een bepaald bedrag.”
De drie grootste voordelen aan werken met Spend Cloud Cards
1. Een betrouwbare betaalpas van een betrouwbare leverancier
Soufyan vertelt: “De Spend Cloud is betrouwbaar en ik ervaar het partnerschap met Visma | ProActive ook als erg betrouwbaar. De organisatie staat open voor input en het voelt ook alsof daar iets mee gedaan wordt. Alsof de Spend Cloud blijft verbeteren.”
2. De Spend Cloud is toekomstbestendig
“Daarnaast schaalt de software mee met je organisatie. Daardoor is Kinderrijk nu wendbaar, onafhankelijk van locatie of groei. We hebben niet ineens extra medewerkers nodig om onze processen te kunnen bijbenen. Het heeft ongekende mogelijkheden qua aantallen en volume. De oplossing is voor elke omvang prima inzetbaar, zelfs onafhankelijk van sector.”
3. De Spend Cloud maakt processen passend en efficiënter
“Dat gezegd hebbende: juist voor kinderopvangspecifieke processen werkt de Spend Cloud heel goed. Je wil de pedagogische professionals genoeg autonomie en vrijheid geven om hun werk goed en prettig te kunnen doen. Ze moeten juist ook zelf keuzes kunnen maken in wat ze inkopen, in plaats van dat we alles centraliseren. Natuurlijk helpt de software processen ook efficiënter te maken.”
Werken Spend Cloud Cards ook voor organisaties buiten de kinderopvangbranche?
Accountmanager Ivo: “Zeker! Zoals Soufyan al aangeeft, kunnen we de instellingen zo aanpassen dat het geschikt is voor uiteenlopende organisaties."
Benieuwd naar Spend Cloud Cards? Lees meer in dit portalartikel en bekijk de webinar. Related Articles
Succesverhaal: Stadsschouwburg Utrecht met Spend Cloud Cards
Stadsschouwburg Utrecht beheert pasuitgaven van medewerkers met gemak “De directie was gelijk ontzettend enthousiast over Spend Cloud Cards,” vertelt Martin Berghoef, Financieel Coördinator bij Stadsschouwburg Utrecht. “Ze waren snel overtuigd van de ...Succesverhaal: Buurtzorg met Spend Cloud Cards
Buurtzorg beheert 800 slimme betaalpassen voor medewerkers met één FTE Buurtzorg is een avontuurlijke zorgorganisatie die sinds 2006 het voorbeeld geeft in het aanbieden van zorg via zelfsturende zorgteams. Ze zijn sterk in het leveren van ...Succesverhaal: Prisma met Spend Cloud Cards
Prisma verwerkt Spend Cloud Card transacties binnen vijf minuten Prisma werkt met 2.200 zorgmedewerkers op 160 locaties voor 2.000 cliënten. Dat maakt de administratie behoorlijk complex. Vooral de hoeveelheid handmatige, administratieve, handelingen ...Succesverhaal: FAAC met Spend Cloud Cards
“FAAC-Monteurs kunnen gewoon hun koffie halen en parkeerkosten betalen met Spend Cloud Cards. Dat betaalgemak, daar gaat het om.” Zoals de naam suggereert, zit FAAC Automatische Deuren in de business van automatische toegangssystemen. Denk aan de ...Succesverhaal: Team Visma | Lease a Bike met Spend Cloud Cards
Team Visma | Lease a Bike bespaart 1 FTE met Spend Cloud Cards “Met 50 transacties per dag is een gewoon declaratieproces niet realistisch.” - CFO Bastiaan Als je de administratie voor 200 medewerkers over de hele wereld moet bijhouden, heb je een ...