Succesverhaal: Stadsschouwburg Utrecht met Spend Cloud Cards
Stadsschouwburg Utrecht beheert pasuitgaven van medewerkers met gemak
“De directie was gelijk ontzettend enthousiast over Spend Cloud Cards,” vertelt Martin Berghoef, Financieel Coördinator bij Stadsschouwburg Utrecht. “Ze waren snel overtuigd van de meerwaarde, en die meerwaarde is er zeker.” De Stadsschouwburg is het grootste theater podium in Utrecht. Wist je dat deze organisatie al sinds 2013 tevreden gebruik maakt van digitale factuurverwerking en contractmanagement van de Spend Cloud? Sinds kort zijn ze ook aan de slag met Spend Cloud Cards. Daar lees je in dit succesverhaal meer over.
Navigeer naar het factuurverwerking succesverhaal van Stadsschouwburg Utrecht.
Wat is de meerwaarde van Spend Cloud Cards voor Stadsschouwburg Utrecht?
Voorschotten en declaraties voorkomen
“We wilden vooral van het voorschieten af,” legt Martin uit. “Medewerkers vonden dat natuurlijk vervelend. Sowieso hadden we de ambitie om het declaratieproces anders vorm te geven. Veel van onze programmeurs kopen namelijk tickets voor inspiratieshows, zodat ze ons programma kunnen verbeteren. Al die tickets moeten ze dan declareren. Dat hele gedoe is efficiënt en eenvoudig gemaakt door Spend Cloud Cards. Declaraties zijn inmiddels de uitzondering.”
Hoe heeft de Stadsschouwburg hun uitgavenproces tegenwoordig ingericht?
Martin vertelt: “Medewerkers die veel uitgaven voor de organisatie doen, krijgen een eigen Spend Cloud Card. Als ze een aankoop hebben gedaan, kunnen ze direct een foto maken van het bonnetje. Ze werken hun boeken keurig bij en dat is fijn. We hebben momenteel 13 actieve betaalpassen met opties voor online aankopen en in de winkel. Van hieruit gaan we kijken wat handig is voor de toekomst.”
Hoe verloopt het werken met Spend Cloud Cards?
Voornamelijk blije gezichten bij medewerkers, programmeurs en budgethouders
“Medewerkers vinden het prettig om de betaalpassen te gebruiken,” zegt Martin. “Ik zie de passen dan ook als een voordeel van in dienst zijn bij ons. Deze nieuwe werkwijze is een stuk gebruiksvriendelijker dan voorschieten of bij een andere afdeling vragen of iets aangeschaft kan worden. Het proces van aankopen doen gaat nu ook veel sneller. Dat is voor de medewerkers echt een opluchting. Ook budgethouders pakken het beoordeelproces goed op. Dat gaat allemaal vrij makkelijk. Ik zie voornamelijk blije gezichten. Spend Cloud Cards zijn een goeie toevoeging aan onze manier van werken. Het is de investering zeker waard.”
Eenvoudig online aankopen doen
Martin: “We hebben veel producties waar we een randprogramma voor maken, waarbij we zelf aankopen doen. Die online aankopen verlopen allemaal via Spend Cloud Cards. (In dit portalartikel lees je hoe.) Het is heel fijn dat er per pas een daglimiet van 50 euro op kan en dat we dit zelf kunnen aanpassen indien nodig. Voor een incidentele grote uitgave sturen medewerkers mij een berichtje en heb ik het limiet binnen 30 seconden verhoogd. Dat is heel fijn en geeft veel mogelijkheden.”
“Moet een daglimiet worden opgehoogd? Dan heb ik dat binnen 30 seconden geregeld.” - Martin Berghoef, Financieel Coördinator bij Stadsschouwburg Utrecht
Zo goed als cashless werken
“Het is ook fijn dat we nu dankzij Spend Cloud Cards cashless kunnen werken,” gaat Martin verder. “Daar hebben we bewust voor gekozen. We willen intern en in de schouwburg zelf zo min mogelijk kasverkeer hebben. We hebben gelukkig geen kistjes met sleuteltjes die opnieuw en opnieuw nageteld moeten worden.”
Eenvoudig applicatiebeheer
“Zelf hoef ik bijna niks te doen,” vertelt Martin. “Ik hoef alleen het proces te monitoren. Alles is inzichtelijk in de Spend Cloud en veel administratieve taken zijn geautomatiseerd. We zijn overgestapt van data invoeren, naar alleen nog controlerende handelingen. Als de budgethouder uitgaven heeft beoordeeld, hoef ik alleen nog te exporteren.”
Meer weten over Spend Cloud Cards? Lees verder in dit portalartikel en bekijk de webinar.
Related Articles
Succesverhaal: OOZ met Spend Cloud Cards
Betaalgemak voor docenten, directeuren én Finance bij OOZ OOZ (Stichting Openbaar Onderwijs Zwolle en Regio) is een onderwijsorganisatie in Oost-Nederland. Senior Financieel medewerker Marc Offenberg vertelt: “We hebben aardig wat scholen binnen onze ...Succesverhaal: Stadsschouwburg Utrecht met Factuurverwerking
Stadsschouwburg Utrecht is al 10+ jaar tevreden met Spend Cloud factuurverwerking “De doorlooptijd van onze facturen is maximaal 10 dagen," vertelt Martin Berghoef, Financieel Coördinator bij Stadschouwburg Utrecht. Dat is een stuk lager dan 14 ...Succesverhaal: FAAC met Spend Cloud Cards
“FAAC-Monteurs kunnen gewoon hun koffie halen en parkeerkosten betalen met Spend Cloud Cards. Dat betaalgemak, daar gaat het om.” Zoals de naam suggereert, zit FAAC Automatische Deuren in de business van automatische toegangssystemen. Denk aan de ...Succesverhaal: Kinderrijk met Spend Cloud Cards
Kinderrijk was binnen een werkweek live met Spend Cloud Cards “De implementatie verliep zorgvuldig, snel en goed. Niet gehaast, maar wel vlot.” - Soufyan, lid van raad van bestuur bij Kinderrijk Stichting Kinderopvang Kinderrijk is marktleider in ...Succesverhaal: Buurtzorg met Spend Cloud Cards
Buurtzorg beheert 800 slimme betaalpassen voor medewerkers met één FTE Buurtzorg is een avontuurlijke zorgorganisatie die sinds 2006 het voorbeeld geeft in het aanbieden van zorg via zelfsturende zorgteams. Ze zijn sterk in het leveren van ...