Succesverhaal: Team Visma | Lease a Bike met Spend Cloud Cards
Team Visma | Lease a Bike bespaart 1 FTE met Spend Cloud Cards
“Met 50 transacties per dag is een gewoon declaratieproces niet realistisch.” - CFO Bastiaan
Als je de administratie voor 200 medewerkers over de hele wereld moet bijhouden, heb je een behoorlijke uitdaging wat betreft uitgavenbeheer. Voordat het toenmalige Team Lotto-Jumbo in 2018 samen ging werken met Visma, werden stapels facturen in schoenendozen aan de administratie geleverd. De bankafschriften moesten worden gekopieerd, de facturen erbij gezocht en de creditcards handmatig naar medewerkers opgestuurd. De afschriften werden dan weer door Finance medewerkers verzameld en gekoppeld aan bonnetjes, als deze er überhaupt waren. Er werd heen en weer gebeld om gegevens te controleren en ondertussen was de status van zaken nergens terug te vinden. Per creditcard kon het zomaar een uur duren voordat alle gegevens van uitgaven correct en compleet waren. Kortom: een omslachtig, arbeidsintensief en onoverzichtelijk proces. Dat moest natuurlijk beter kunnen.
Van Rabo-creditcards naar Spend Cloud Cards
Het uitgavenproces van Team Visma | Lease a Bike is inmiddels beter behapbaar en minder omslachtig. Vroeger moest een nieuwe Rabo-creditcard bij de bank worden aangevraagd met een rijbewijs en een volmacht die door de directeur getekend moest worden. Dan ben je al gauw twee weken kwijt. Nu regelt het Finance team dat zelf en hebben ze bij wijze van spreken de pas de volgende werkdag al in huis.
“Een aantal van onze medewerkers doet nog wel uitgaven met Rabo-creditcards,” vertelt Jet. “Die werkwijze is niet haalbaar voor alle 130 betaalpassen die we nodig hebben. Dan moeten we namelijk achteraf op basis van afschriften bonnetjes erbij zoeken. Naast dat dit veel te arbeidsintensief is, is het werken met Spend Cloud Cards ook een stuk minder risicovol. In de Spend Cloud zien we veel meer details van transacties.”
Iedereen een Spend Cloud Card
“Het is ideaal om de verantwoordelijkheid voor het coderen van uitgaven dicht bij de bron te leggen,” vertelt CFO Bastiaan. Met 130 Spend Cloud Cards verspreid over een organisatie van 200 medewerkers met diverse specialismen, kun je bijna niet anders. “Wielrenners, koks, masseurs, chauffeurs, mechaniekers. Ik heb als Financial geen idee welk materiaal we nodig hebben om een fiets te fixen of hoe ik de optimale maaltijd voor een renner kan maken. Het is juist fijn dat de medewerkers uit die specialistische teams zelf hun inkopen doen en die kosten verantwoorden. Zo hoeven wij als Finance er niet achteraan. De Spend Cloud Cards helpen hier enorm bij.”
Bastiaan legt uit: “Wanneer mensen structureel uitgaven doen voor de ploeg, krijgen ze een Spend Cloud Card mee. Zo kunnen de medewerkers zelf hun kosten coderen met behulp van de software. Daarmee belanden de uitgaven goed in de administratie en hoeven wij als financials alleen te controleren en corrigeren. Declaraties gebruiken we echt alleen voor uitzonderingen, zo min mogelijk. Het kost ons gewoon veel te veel tijd om uit te zoeken wat er wordt gedeclareerd en waarom. De Spend Cloud is hierbij echt een uitkomst.”
Controller Jet voegt toe: “De medewerkers vinden het heel fijn dat ze hun uitgaven direct kunnen verantwoorden door met de Spend Cloud App een foto van het bonnetje te maken. Daar horen we hele positieve geluiden over. Dit proces vinden ze erg fijn.”
Liever Spend Cloud Cards dan het efficiëntste declaratieproces
“Een declaratieproces kan onze uitgavenstroom niet bijhouden met 50 tot 100 transacties per dag,” vertelt Jet. “Dankzij de Spend Cloud regelen we het beheer nu met een erg klein Finance team. Zelf loop ik aan het einde van de maand bijvoorbeeld alle transacties na op de juiste kostencodes en kloppende bonnetjes. Ik durf wel te zeggen dat je een volledige FTE op het proces moet zetten als alle uitgaven via declaraties zouden verlopen. Anders is het niet te doen. De manier waarop de Spend Cloud afdwingt dat medewerkers zelf kostencodes kiezen, scheelt veel werk.”
"Als alle uitgaven van medewerkers via declaraties zouden lopen, zouden we een volledige FTE op het proces moeten zetten." - Controller Jet
De voordelen zijn bij ploegleiders, financiële administratie en overige administratie voelbaar
Bastiaan licht toe: “Naar zo’n meerdaagse wedstrijd als Parijs-Nice gaan we met zeven renners en twintig personeelsleden. Dan heb je natuurlijk te maken met hotelovernachtingen en onkosten voor boodschappen en materiaal voor de mechaniekers. Dat zijn toch minstens drie transacties per persoon per dag die ze met Spend Cloud Cards doen. En dat soort koersen hebben we elke week, soms wel met 3 teams tegelijk. In ons grootboekschema kunnen de medewerkers zelf een koers kiezen en hun bonnetjes toevoegen. Daar komt een soort totaalplaatje uit wat de koers ons gekost heeft, zodat we een rapport kunnen maken over hoeveel we netto per koers kwijt zijn. Erg handig.”
De ‘luxe’ van Spend Cloud Cards is soms best lastig
Bastiaan en Jet ondervonden gelukkig geen weerstand onder medewerkers bij het uitrollen van de Spend Cloud. Bastiaan legt uit: “Het enige dat ik merkte, is dat medewerkers het betaalgemak van Spend Cloud Cards gewoon gaan vinden en dat is soms lastig. Het wordt heel normaal voor iedereen dat kosten niet hoeven te worden voorgeschoten of te declareren. Als dit dan wel een keer nodig is, als ze door hun daglimiet heen zijn bijvoorbeeld, ervaren we soms wat frustratie. Gelukkig kunnen dergelijke problemen snel worden opgelost. Zo kunnen wij bijvoorbeeld real-time daglimieten aanpassen en zijn zij weer verder geholpen. Alhoewel we onze medewerkers graag ondersteunen met een pas, merken we dat ze vlug gewend raken aan deze snelle oplossingen,” zegt Bastiaan met een knipoog. “Bij heel veel andere bedrijven moet je wel declareren en een maand op je geld wachten. Dat contrast zien onze medewerkers niet meer.”
Benieuwd naar Spend Cloud Cards? Lees meer in dit portalartikel en bekijk de webinar. Related Articles
Succesverhaal: Buurtzorg met Spend Cloud Cards
Buurtzorg beheert 800 slimme betaalpassen voor medewerkers met één FTE Buurtzorg is een avontuurlijke zorgorganisatie die sinds 2006 het voorbeeld geeft in het aanbieden van zorg via zelfsturende zorgteams. Ze zijn sterk in het leveren van ...Succesverhaal: Stadsschouwburg Utrecht met Spend Cloud Cards
Stadsschouwburg Utrecht beheert pasuitgaven van medewerkers met gemak “De directie was gelijk ontzettend enthousiast over Spend Cloud Cards,” vertelt Martin Berghoef, Financieel Coördinator bij Stadsschouwburg Utrecht. “Ze waren snel overtuigd van de ...Succesverhaal: Kinderrijk met Spend Cloud Cards
Kinderrijk was binnen een werkweek live met Spend Cloud Cards “De implementatie verliep zorgvuldig, snel en goed. Niet gehaast, maar wel vlot.” - Soufyan, lid van raad van bestuur bij Kinderrijk Stichting Kinderopvang Kinderrijk is marktleider in ...Succesverhaal: Prisma met Spend Cloud Cards
Prisma verwerkt Spend Cloud Card transacties binnen vijf minuten Prisma werkt met 2.200 zorgmedewerkers op 160 locaties voor 2.000 cliënten. Dat maakt de administratie behoorlijk complex. Vooral de hoeveelheid handmatige, administratieve, handelingen ...Succesverhaal: FAAC met Spend Cloud Cards
“FAAC-Monteurs kunnen gewoon hun koffie halen en parkeerkosten betalen met Spend Cloud Cards. Dat betaalgemak, daar gaat het om.” Zoals de naam suggereert, zit FAAC Automatische Deuren in de business van automatische toegangssystemen. Denk aan de ...