Succesverhaal: Stadsschouwburg Utrecht met Factuurverwerking
Stadsschouwburg Utrecht is al 10+ jaar tevreden met Spend Cloud factuurverwerking
“De doorlooptijd van onze facturen is maximaal 10 dagen," vertelt Martin Berghoef, Financieel Coördinator bij Stadschouwburg Utrecht. Dat is een stuk lager dan 14 dagen, het gemiddeld in Nederland anno 2024 (volgens het 2024 trendrapport van DirectResearch). Laat het geen verrassing zijn dat Stadsschouwburg Utrecht dus al sinds 2013 tevreden gebruik maakt van digitale factuurverwerking en contractmanagement van de Spend Cloud. Sinds kort werken ze ook met Spend Cloud Cards. In dit succesverhaal lees je meer over hun resultaten met Spend Cloud factuurverwerking.
Navigeer hier naar het Spend Cloud Card succesverhaal van Stadsschouwburg Utrecht.
Waarom zocht Stadsschouwburg Utrecht een oplossing zoals de Spend Cloud?
Martin werkt al sinds 2001 bij de Stadsschouwburg. Samen met één andere collega regelt hij al jaren onder andere het applicatiebeheer voor de Spend Cloud. Hij vertelt: “Toen we in 2012 een zelfstandige organisatie werden, vielen we even in een gat zonder softwaresystemen. Tijdens die overgang moesten papieren facturen de organisatie weer rond voor een stempel en een paraaf. We gingen meteen op zoek naar een oplossing en hebben we gekozen voor de Spend Cloud.”
Bijna papierloos werken met XML-facturen en PEPPOL
“Werken met de Spend Cloud gaat nog steeds uitstekend,” gaat Martin verder. “Zo’n 99% van onze facturen komt digitaal binnen. Scannen hoeft eigenlijk nooit meer. We maken gebruik van XML-facturen, sjablonen en zeker ook van het PEPPOL-netwerk. Daarnaast is het fijn dat ik een vaste workflow aan een grootboeknummer kan hangen. Zo hoef je steeds minder in te vullen bij het verwerken van facturen.”
Spend Cloud factuurverwerkingssoftware is gebruiksvriendelijk
Voor applicatiebeheerders en andere medewerkers
Martin doet het volledige applicatiebeheer van de Spend Cloud samen met maar één collega. Hij zegt: “Het aanmaken van nieuwe Spend Cloud-gebruikers en het koppelen van rollen is heel makkelijk. Mijn collega en ik krijgen eigenlijk geen vragen. Ook collega’s zonder ervaring met computer kunnen goed met de Spend Cloud overweg. Het werk is dan ook vrij voordehandliggend: goedkeuren en afkeuren. Budgethouders kunnen daarnaast prima hun weg vinden in het digitale archief. Zelfs projectleiders van buiten onze organisatie kunnen probleemloos aanhaken in onze workflow. Zo logisch is alles ingericht.”
“Nieuwe medewerkers krijgen één mailtje met wat uitleg. Daarna kunnen ze probleemloos met de Spend Cloud werken.” - Martin Berghoef, Financieel Coördinator bij Stadsschouwburg Utrecht
De Spend Cloud biedt nog veel meer voordelen
“Verder is de koppeling met Visma Net Financials uitstekend,” benoemt Martin. “Onze facturen zijn ook in ons boekhoudprogramma terug te vinden als PDF. Dat is erg prettig.” Ook contractmanagement en slimme betaalpassen van de Spend Cloud vallen in de smaak. Martin vult aan: “Sinds juni 2024 gebruiken we slimme betaalpassen voor medewerkers. Nu hoeven ze niet meer voor te schieten en te declareren. Ook dat is erg fijn.”
Minder werk aan de accountantscontrole
“Als je te maken hebt met een accountant die heel zelfstandig aan de slag gaat, scheelt de Spend Cloud me enorm veel werk,” zegt Martin. “Voor de accountantscontrole hoef ik eigenlijk alleen een Spend Cloud login beschikbaar te stellen. Daar zit gewoon een archieffunctie in, zodat de accountant zelf kan opzoeken wat die nodig heeft. Ook kan ik een audit draaien om te zien wat er allemaal is gewijzigd op welk moment. Dat soort dingen vinden accountants heel fijn.”
Doorlooptijd van maximaal 10 dagen
Blijven verbeteren met overzichten en rapportages
Dankzij de diverse volledig digitale workflows is de factuurverwerking van Stadsschouwburg Utrecht een stuk sneller dan tien jaar geleden. Martin: “Van het moment dat een inkoopfactuur binnenkomt tot de betaling, is onze doorlooptijd maximaal 10 dagen. Daar zijn we heel tevreden mee. Met facturen die een langere doorlooptijd hebben, is meestal iets aan de hand. Gelukkig kunnen we dit eenvoudig raadplegen in de Spend Cloud. Facturen vind je binnen een paar seconden terug. Naast een uitstekende zoekfunctie heeft de Spend Cloud ook duidelijke rapportages en overzichtelijke statistieken.”
Benieuwd naar Spend Cloud Factuurverwerking? Lees verder in dit portalartikel.
Related Articles
Succesverhaal: Stadsschouwburg Utrecht met Spend Cloud Cards
Stadsschouwburg Utrecht beheert pasuitgaven van medewerkers met gemak “De directie was gelijk ontzettend enthousiast over Spend Cloud Cards,” vertelt Martin Berghoef, Financieel Coördinator bij Stadsschouwburg Utrecht. “Ze waren snel overtuigd van de ...Succesverhaal: Buurtzorg met Factuurverwerking
Buurtzorg verwerkt maandelijks 4.000 facturen met 4 medewerkers “De Spend Cloud helpt ons veel handmatige werkzaamheden besparen.” - Judith, administratief medewerker bij Buurtzorg Al sinds 2006 is Buurtzorg sterk in het leveren van wijkverpleging op ...Succesverhaal: Markenheem met Spend Cloud Factuurverwerking
Markenheem heeft supersnelle factuurverwerking dankzij de Spend Cloud Scan “Als je maar 45% van alle aangeboden opties gebruikt, ben je een dief van je eigen portemonnee.” - Chantal, administrateur bij Markenheem. Markenheem is een zorgorganisatie ...Succesverhaal: Meerderweert met factuurverwerking
Meerderweert bespaart tijd op controle en correctie met XML factuurverwerking Meerderweert is een onderwijsorganisatie met vijftien verschillende locaties. Ze voorzien in regulier onderwijs en een speciale basisschool. Met 300 medewerkers en de ...Succesverhaal: "Sofitel Legend The Grand" met factuurverwerking
Sofitel Legend The Grand bespaart met de Spend Cloud 80 uur per maand aan administratie “De aansluiting met boekhoudprogramma Acom is snel gerealiseerd dankzij een strakke samenwerking.” - Marcel Botman, Director of Finance bij The Grand Hoe haalbaar ...