Succesverhaal: OOZ met Spend Cloud Cards
Betaalgemak voor docenten, directeuren én Finance bij OOZ
OOZ (Stichting Openbaar Onderwijs Zwolle en Regio) is een onderwijsorganisatie in Oost-Nederland. Senior Financieel medewerker Marc Offenberg vertelt: “We hebben aardig wat scholen binnen onze stichting. Een stuk of veertig in het primair -, voortgezet – en speciaal onderwijs met locaties van 50 tot 1.500 leerlingen. Sommige daarvan hebben een decentrale administratie. Dit is best een complexe situatie. Daarom is het fijn om één systeem te hebben dat gewoon werkt, zonder te veel gedoe voor de scholen. Veel fijner dan allemaal losse pakketten. OOZ is niet voor niets gestart met de Spend Cloud voor uitgaven van medewerkers en factuurverwerking.”
Het inrichten van de nieuwe werkwijze met slimme betaalpassen
Sturen op cashless betalen met passen
Marc: “Het lukt ons helaas niet om op iedere locatie volledig cashless te werken. Op enkele scholen is omgaan met geld zelfs onderdeel van het lesprogramma. Denk ook aan contant geld in kantines. Buiten deze uitzonderingen sturen we stevig op het gebruik van betaalpassen, voor het doen van boodschappen bijvoorbeeld. Gelukkig biedt de Spend Cloud mogelijkheden om contant geld te combineren met slimme betaalpassen. Alle uitgaven staan in één systeem.” (Lees in dit portalartikel hoe je cash en passen combineert.)
Sturen op inkopen op rekening
“Daarnaast sturen we op inkopen doen op rekening,” gaat Marc verder. “Vooral de grote inkopen willen we via Spend Cloud factuurverwerkingssoftware ontvangen. Zo maken we goed gebruik van de procuratie die we daarvoor hebben ingericht.”
Passen zijn ideaal voor kleine, incidentele uitgaven
Marc: “We hebben afspraken over daglimieten en scholen kunnen zelf ophogingen aanvragen wanneer ze dat nodig vinden. Denk bijvoorbeeld aan periodes met veel schoolreisjes. De passen worden dan ook in het buitenland gebruikt. Als je daar ter plekke moet betalen en het niet op rekening kan, is het ideaal om de betaalpas te kunnen gebruiken.”
Online betalingen in webwinkels en met de creditcardfunctionaliteit
“Bestellen bij webwinkels met iDeal via de slimme betaalpassen werkt ook goed,” vertelt Marc. “Bijvoorbeeld wanneer er lesmateriaal wordt besteld via bol.com. Online betalingen vinden ook plaats, bijvoorbeeld voor het bestellen van tickets. Daar komt de creditcard functionaliteit van Spend Cloud Cards goed bij van pas." (Lees in dit portalartikel hoe dat werkt.)
Diverse voordelen: loslaten, minder bankrekeningen, eenvoudiger declaratieproces
“Inmiddels werken we een aantal jaren met de Spend Cloud,” benoemt Marc. “Daardoor hebben we tientallen bankrekeningen kunnen sluiten. We werken nu centraal en dat is wel zo prettig. Daarnaast zijn medewerkers te spreken over hoe het declaratieproces is vereenvoudigd. Dat merkten ze meteen en dit wordt als erg prettig ervaren. Het enige dat ze hoeven doen is het indienen van een bonnetje voor de declaratie. Een foto of een scan maken en het is klaar. De codering vindt vaak automatisch plaats. We zien nu veel minder declaraties in ons salarissysteem en medewerkers hoeven niet meer te wachten op het terugstorten van voorschotten.”
"De medewerkers zijn te spreken over hoe het declaratieproces is vereenvoudigd. Ze hoeven niet meer te wachten op het terugstorten van voorschotten.” - Marc, Financial Controller bij OOZ
“Door dit soort voordelen te benoemen, krijg je de organisatie mee in de verandering die je doorvoert,” raadt Marc aan. “Dan kun je gerustgesteld afscheid nemen van je oude systeem en de bijbehorende bankrekeningen en passen. Bij scholen die al wat langer met de Spend Cloud werken, zijn die voordelen heel duidelijk uitgekristalliseerd. Voor nieuwere scholen zijn wijzigingen zoals een extra pas aanvragen zo geregeld.”
Besparing op tijd, energie, handmatig werk en gedoe
Marc: “Nu we diverse bankrekeningen kunnen opzeggen, merk je hoeveel werk dat eigenlijk kostte. Zoals de hoeveelheid tijd en energie er in contact met banken zat om wijzigingen door te voeren. Stel je hebt vier nieuwe passen nodig. Die vragen we nu in de Spend Cloud aan en ze zijn met een paar dagen binnen, gekoppeld en gebruiksklaar. Dat is een stuk eenvoudiger dan passen aanvragen bij een bank. De processen verlopen daar een stuk trager. Daar hebben we nu gelukkig niet meer mee te maken.”
Cijfers rollen bij wijze van spreken vanzelf uit de Spend Cloud
Marc: “Met een druk op de knop staan uitgaven aan het einde van de maand in de boekhouding. Dan kunnen we bij Finance ook verder met het voorzien van de juiste informatie. Iedereen weet inmiddels precies wat en wanneer ze moeten aanleveren, zodat we compleet zijn. We hebben een vast ritme en daardoor heerst er duidelijkheid. Dat proces verloopt heel soepel. De cijfers rollen er bij wijze van spreken vanzelf uit en daar kunnen de scholen weer mee aan de slag. We halen onze deadlines nu met gemak.”
De Spend Cloud helpt de scholen zelf te ontzorgen
“Alles staat in één systeem,” zegt Marc. “Dat is het mooie van de combinatie tussen de slimme betaalpassen en Spend Cloud factuurverwerkingssoftware. Bij sommige scholen gaat er behoorlijk wat geld om in de Spend Cloud. Ook als het om kleine uitgaven gaat, is het heel fijn om die informatie ook te hebben. Uiteindelijk tellen ook die kleine uitgaven namelijk op tot een substantieel bedrag. Nu hebben we overal inzicht in. Voor medewerkers voelt het alsof ze ‘gewoon’ op pad zijn met een bankpas, maar aan de achterkant werkt het veel beter. Daarmee is het voor Finance een gebruiksvriendelijker proces ten opzichte van vroeger.”
Benieuwd naar Spend Cloud Cards? Lees meer in dit portalartikel en bekijk de webinar.
Related Articles
Succesverhaal: Stadsschouwburg Utrecht met Spend Cloud Cards
Stadsschouwburg Utrecht beheert pasuitgaven van medewerkers met gemak “De directie was gelijk ontzettend enthousiast over Spend Cloud Cards,” vertelt Martin Berghoef, Financieel Coördinator bij Stadsschouwburg Utrecht. “Ze waren snel overtuigd van de ...Succesverhaal: FAAC met Spend Cloud Cards
“FAAC-Monteurs kunnen gewoon hun koffie halen en parkeerkosten betalen met Spend Cloud Cards. Dat betaalgemak, daar gaat het om.” Zoals de naam suggereert, zit FAAC Automatische Deuren in de business van automatische toegangssystemen. Denk aan de ...Succesverhaal: Kinderrijk met Spend Cloud Cards
Kinderrijk was binnen een werkweek live met Spend Cloud Cards “De implementatie verliep zorgvuldig, snel en goed. Niet gehaast, maar wel vlot.” - Soufyan, lid van raad van bestuur bij Kinderrijk Stichting Kinderopvang Kinderrijk is marktleider in ...Succesverhaal: Buurtzorg met Spend Cloud Cards
Buurtzorg beheert 800 slimme betaalpassen voor medewerkers met één FTE Buurtzorg is een avontuurlijke zorgorganisatie die sinds 2006 het voorbeeld geeft in het aanbieden van zorg via zelfsturende zorgteams. Ze zijn sterk in het leveren van ...Succesverhaal: Prisma met Spend Cloud Cards
Prisma verwerkt Spend Cloud Card transacties binnen vijf minuten Prisma werkt met 2.200 zorgmedewerkers op 160 locaties voor 2.000 cliënten. Dat maakt de administratie behoorlijk complex. Vooral de hoeveelheid handmatige, administratieve, handelingen ...