Boekingen coderen
Alle transacties die je met jouw Spend Cloud card of bunq pas doet, worden direct weergegeven in Spend Cloud. Je kunt deze transacties terugvinden in het pasboek waaraan jouw pas is gekoppeld. Het pasboek zie je op de computer in het menu Kas & Pas / Boekingen of in de Spend Cloud App. In dit artikel leggen we uit hoe je de transacties kunt verantwoorden.
Overzicht boekingen
In het geselecteerde pasboek zie je een overzicht van alle boekingen die vanuit dit boek zijn gedaan, zoals pinbetalingen, online betalingen, opladingen, maar indien van toepassing ook geldopnames. Wanneer het is toegestaan geldopnames te doen kun je ook contante boekingen registreren.
In het boekingsoverzicht wordt er onderscheid gemaakt tussen verantwoorde en nog te verantwoorden betalingen. Tijdens het verantwoorden voorzie je de boekingen van aanvullende financiële gegevens. Dit wordt ook wel coderen genoemd. Nog niet gecodeerde transacties zijn te herkennen aan de dik gedrukte letters en een blauw bolletje. De boekingen die al zijn gecodeerd worden in normale letters weergegeven.
Onder de boekingen zie je ook alle bijlagen die zijn toegevoegd aan de verschillende boekingen. Tot slot zie je onderaan ook eventueel geweigerde betaling. Er kunnen diverse redenen zijn waarom een betaling is geweigerd. Wanneer je bijvoorbeeld een verkeerde pincode hebt ingetoetst en je pas tijdelijk is geblokkeerd kun je via de Spend Cloud app je pas deblokkeren en je pincode bekijken. In dit artikel lees je veelvoorkomende foutmeldingen en hoe hier mee om te gaan
Boekingen coderen
Je kunt een boeking coderen door op de desbetreffende regel te klikken en te kiezen voor ‘bewerken’ of door op het potlood-icoon aan de rechterkant van de regel te klikken. Op de pagina die dan wordt geopend, kun je alle gegevens verder aanvullen. Afhankelijk van de instellingen van jouw Spend Cloud, wordt de omschrijving van de betaling overgenomen bij het veld ‘Omschrijving’. Deze kun je uiteraard zelf nog aanpassen.
Je kunt een boeking verdelen over meerdere regels door in het veld achter ‘Regels’ aan te geven in hoeveel regels de boeking gesplitst moet worden. Als je hier meer dan 1 hebt ingevuld, kun je bovenaan het scherm klikken op ‘Doorgaan’ om de extra regels aan te maken. Bij het aanmaken van de regels zal de Spend Cloud het totaalbedrag evenredig verdelen over de regels. Je kunt deze bedragen zelf nog aanpassen. Houd er rekening mee dat de som van de regels gelijk moet zijn aan het totaalbedrag van de transactie.
Als je alle gegevens hebt ingevuld, klik je bovenaan op ‘Opslaan’. Je komt dan terug in het boekingsoverzicht, waar de zojuist gecodeerde boeking nu in normale letters wordt weergegeven. Als je een boeking hebt gesplitst, kun je de extra regels terugvinden onder de oorspronkelijke boeking.
De codering van een boeking ongedaan maken
Als je erachter komt dat de boeking niet correct is ingevuld en je wilt deze aanpassen, moet je eerst de boeking terugdraaien. Dit zorgt er alleen voor dat de codering van de boeking wordt geleegd. Klik in het boekingsoverzicht op de drie puntjes achter de transactie en kies voor ‘Boeking terugdraaien’. Eventuele opgesplitste regels worden verwijderd en je kunt de boeking opnieuw verdelen.
Het is in de app niet mogelijk om een boeking terug te draaien. Je zult hiervoor dus moeten inloggen in de Spend Cloud op een computer.
Related Articles
Boekingen coderen in de app
Als je bent ingelogd in de Spend Cloud App kom je op jouw persoonlijke dashboard terecht. Op het dashboard van de app zie je bovenin de passen waarvan jouw organisatie je als paseigenaar heeft geregistreerd. Dit kunnen bunq-passen of Spend Cloud ...Collectief coderen
Om alle niet (volledig) gecodeerde boekingen centraal te coderen kan het onderdeel Collectief Coderen worden gebruikt. Anders dan het onderdeel Collectief Afsluiten is het niet mogelijk om alle niet (volledig) gecodeerde boekingen in één handeling te ...Gebruikershandleiding Kas & Pas - Pasbeheer, boekingen en beoordelen (Pasmedewerker en pasverantwoordelijke)
In deze handleiding wordt je verwezen naar verschillende pagina’s binnen de Spend Cloud Portal. Als je ze stapsgewijs volgt, krijg je een volledig beeld van hoe je als pasmedewerker kunt werken met een gecombineerd pasboek en hoe je als ...Belangrijke informatie over de veiligheid van je bunq-account
Momenteel is er veel aandacht in de media over de veiligheid van online bankieren bij bunq. We willen graag enkele zorgen wegnemen en je informeren over de maatregelen die bunq neemt om jouw account en fondsen te beschermen. Allereerst is het ...Een filter toevoegen
Door het gebruik van filters kunnen bank- en pastransacties automatisch worden gecodeerd. Via het applicatiebeheer van Kas & Pas, in het menu-onderdeel Filters, kunnen deze filters worden aangemaakt en toegepast. Hoe werkt een filter? Op het moment ...