Voorbereiding Spend Cloud Training
Standaard werken wij met de online onboarding trainingen, welke periodiek worden verzorgd door een tweetal (support) consultants. Deze leggen de gehele module uit van A tot Z en vormt een solide basis voor het starten en een Spend Cloud module. Je kan het aanbod aan trainingen terugvinden via de
volgende pagina.
Mocht er om wat voor reden dan ook worden gekozen voor een persoonlijke training via een consultant, dan is onderstaande informatie pas van toepassing.
Tijdens een training geeft je consultant uitleg over de werking van de Spend Cloud. Het doel van de training, is dat jullie als organisatie handvatten krijgen om met de Spend Cloud aan de slag te gaan. Om de training zo soepel mogelijk te laten verlopen, adviseren wij enkele zaken voor te bereiden. Een goede voorbereiding draagt bij aan draagvlak en acceptatie van de Spend Cloud binnen je organisatie.
- Wie uitnodigen?
Als organisatie is het belangrijk om na te denken wie je gaat uitnodigen voor de training. Medewerkers die straks met de Spend Cloud moeten gaan werken, zijn belangrijk om ook deel te laten nemen aan de training. De training kan onderverdeeld worden in twee delen: (1) Uitleg volledig financieel proces en applicatiebeheer bijbehorend aan module en (2) Uitleg gedeelte van het financieel proces voor eindgebruikers.
Voor het eerste gedeelte van de training adviseren wij de groep medewerkers uit te nodigen die (operationeel) verantwoordelijk zijn voor het financiele proces binnen de organisatie, hierbij kun je denken aan de financiële administratie of een inkoopafdeling.
Voor het tweede gedeelte van de training adviseren wij een groep eindgebruikers uit te nodigen. Bij voorkeur een beperkte groep eindgebruikers die deel gaan nemen aan de pilot. Op basis van best-practice adviseren wij een groep van ongeveer 10 eindgebruikers samen te stellen, waarbij zowel medewerkers zitten waarvan je verwacht dat ze gemakkelijk met de Spend Cloud aan de slag zullen gaan evenals een aantal medewerkers die hier wellicht wat meer moeite mee hebben. Om de kennis binnen de rest van de organisatie uit te rollen, kan het train-de-trainer principe gebruikt worden.
- Tijdig informeren deelnemers
Het is verstandig om de deelnemers van de training in ieder geval tijdig te informeren over (1) de datum waarop de training plaatsvind en (2) de inhoud van de training. Daarnaast wordt draagvlak van de Spend Cloud verhoogt wanneer je als organisatie de deelnemers vooraf informeert waarom jullie als organisatie hebben gekozen voor de Spend Cloud. Houd er rekening mee dat tijdens de training er ook veel vragen kunnen ontstaan over aansluiting van het huidige proces op de Spend Cloud. Dergelijke vragen zijn vaak het beste te beantwoorden door jullie als organisatie en kunnen ondersteund worden door je Spend Cloud consultant wat betreft het gebruik in de Spend CLoud.
- Aanleveren voorbeelden
Heb je specifieke voorbeelden (te denken aan facturen, contracten of bepaald type bestelproces) die je graag wilt behandelen tijdens de training? Geef dit dan aan bij de Spend Cloud consultant. De consultant kan er dan voor zorgen dat deze voorbeelden worden meegenomen, wat voor meer herkenning kan zorgen bij de deelnemers van de training.
Related Articles
Wat kun je met Spend Cloud Expense?
Spend Cloud Expense is een unieke combinatie tussen betaalpassen voor medewerkers, slimme software en een digitaal declaratieproces voor uitzonderingen. Medewerkers ervaren betaalgemak dankzij de passen, waarmee ze eenvoudig uitgaven doen vanuit de ...
Van de aanvraag van een bunq account tot beheer van passen in de Spend Cloud
In dit artikel vind je de nodige verwijzingen naar alle informatie die je nodig hebt om een bunq account te openen. In het kort doorloop je de volgende stappen: 1. Een bunq account aanvragen Via de bunq app kun je een bunq account aanvragen. Dit ...
Archief import - Importeer contracten en facturen vanuit een bronsysteem in de Spend Cloud
Wanneer je contracten en/of facturen in een ander systeem verwerkt dan de Spend Cloud, is het handig om gebruik te maken van een archief import. Met een archief historie import kan de historie namelijk compleet gemaakt worden in de Spend Cloud. ...
Testscript applicatiebeheer
Om te testen of de Spend Cloud correct werkt en is ingericht, is het belangrijk om als beheerders de belangrijkste processen in de Spend Cloud te testen na deelname aan de beheerderstraining. Het is van belang om ook pilotgebruikers te betrekken bij ...
Factuurverwerkingsproces
Er zijn verschillende mogelijkheden om de Spend Cloud module Factuurverwerking in te richten. Afhankelijk van het procuratieschema binnen jouw organisatie sluit de Spend Cloud hierop aan. In onderstaande afbeelding staat de route afgebeeld van ...