Wat is een OCI-koppeling?

OCI staat voor Open Catalog Interface, wat betekent dat de Spend Cloud-verbinding met een webshop kan maken. Gebruikers kunnen via deze verbinding producten in uw webshop bestellen zonder Spend Cloud te verlaten. Dit is voordelig voor de besteller, de organisatie waarvoor besteld wordt en de leverancier zelf.

Waarom OCI-koppelingen gebruiken om processen te verbeteren?

Het kost veel werk om actuele informatie bij te houden zonder OCI-koppelingen, omdat er veel administratief werk nodig is. Bij elke prijswijziging (tijdelijk of permanent) moeten leveranciers contact opnemen met klanten en de gegevens correct verwerken. Dit maakt het proces foutgevoelig. Correcties kosten extra tijd en leiden tot extra kosten.

Verwerking met OCI-koppelingen betekent verwerking met gegevens (producten en prijs- en volumeafspraken) die altijd actueel en automatisch beschikbaar zijn. Het proces is minder foutgevoelig. OCI-koppelingen zijn bovendien geen exclusieve functionaliteit van Spend Cloud. Ze zijn beschikbaar voor elke klant die bereid is tijd en moeite te investeren. Een uniforme manier van werken is binnen handbereik!

Kortom: OCI-koppelingen zijn de oplossing.

• Klanten verwerken actuele gegevens.
• Tijdelijke aanbiedingen zijn direct zichtbaar.
• Tijdelijke aanbiedingen gelden direct wanneer ze niet meer geldig zijn.
• Klanten betalen altijd de dubbele prijzen.
• Processen zijn minder foutgevoelig.
• Dit kost tijd, moeite en geld.
• Je kunt uniforme processen implementeren.
• Dit maakt een verwerking van bestellingen mogelijk.

Hoe werken OCI-koppelingen in de Spend Cloud?

Een gebruiker logt in op de Spend Cloud en ziet met welke leveranciers een OCI-koppeling is ingesteld. Voor leveranciers waarmee we geen koppeling hebben, zijn andere bestelmogelijkheden beschikbaar, zoals vooraf bepaalde artikelen in hun eigen catalogus of een aangepaste orderregel.

Door op het logo te klikken, wordt de gebruiker doorgestuurd naar de webshop van de leverancier en direct ingelogd. De gebruiker kan vervolgens op de conventionele manier de gedeeltelijke artikelen selecteren en het winkelmandje vullen.

waarvan de orderaanvraag compleet is, wordt de gebruiker teruggestuurd naar Spend Cloud, waar het winkelmandje van de webshop door Spend Cloud wordt gedeeld. De orderaanvraag is op dat moment nog niet als bestelling bij de leverancier geplaatst, maar doorloopt eerst het goedkeuringsproces binnen Spend Cloud. De bestelling wordt pas na de afronding van het goedkeuringsproces automatisch met een ordernummer aan de leverancier aangeboden voor verwerking.

Hoe implementeer ik een OCI-verbinding?

De Spend Cloud maakt gebruik van een verbinding op basis van de standaard OCI van SAP, een veelgebruikte standaard voor het onafhankelijke van catalogi en systemen via de 'punch-out'-techniek. Gegevens kunnen via deze punch-out worden uitgewisseld. Bekijk de  SAP-handleiding   voor meer informatie over deze techniek en de mogelijkheden voor het realiseren van koppelingen.

Kort gezegd, voor het omgezet van een OCI-verbinding moet u het volgende doen:

1. Zorg ervoor dat de webshop bereikbaar is via een dynamische URL.
2. Leid uw webshop door naar de Spend Cloud.
3. Zorg ervoor dat de gegevens in het winkelmandje en de webshop compatibel zijn.
4. Zorg ervoor dat de webshopbestellingen kunnen worden ontvangen vanuit de Spend Cloud.
5. Vertrek Visma | ProActive de informatie die nodig is om de configuratie te voltooien.

Als dit project prioriteit heeft en je over de technische vaardigheden beschikt, duurt het doorgaans ongeveer een dag. Meer details vind je hieronder.

Automatisch inloggen in de webshop?

Om vanuit de Spend Cloud toegang te krijgen tot een webshop, moet deze bereikbaar zijn via een URL waar de inloggegevens van de webshop dynamisch kunnen worden overgenomen. De Spend Cloud kan vervolgens de juiste gegevens aan de webshop doorgeven, zodat de gebruiker automatisch wordt ingelogd.

Een voorbeeld van een URL van leverancier Quick Office Supplies:

https://b2b.quickofficesupplies.nl/invoke/EINL/ocilogin?USERNAME=$username&PASSWORD=$password&OCI_VERSION=3.0&HOOK_URL=$hook_url

Laat op!  $username  en  $password  zijn gewijzigd. Dit zijn inloggegevens voor de webshop en dienen door de leverancier (Quick Office Supplies) te worden verstrekt. Wanneer het gebruikersnaam of het wachtwoord speciale tekens bevat, zal Spend Cloud deze in de URL-link coderen. De gebruikersnaam koper@proactive.nl wordt bijvoorbeeld in de URL weergegeven als koper%40proactive.nl.

Het gebruikersnaam moet dus aan de kant van de leverancier worden gedecodeerd en we raden af om speciale tekens te gebruiken. $hook_url is ook een variabele, maar deze variabele wordt geleverd door de Spend Cloud Inkoop-module en moet worden gebruikt zoals beschreven in de volgende paragraaf.

Doorverwijzen naar de Spend Cloud

Nadat de gebruiker de bestelling in de webshop heeft afgerond, moeten de artikelen via een formulier naar de Spend Cloud Inkoop-module worden verzonden. Wanneer u automatisch inlogt op de webshop, geeft Spend Cloud aan naar welk adres het winkelmandje moet worden verzonden (de hook-URL-variabele). Deze waarde moet door de leverancier in de webshop worden opgeslagen, zodat de inhoud van het winkelmandje kan worden teruggestuurd naar de Spend Cloud Inkoop- module.

In het voorbeeld van de URL van Quick Office Supplies wordt de hook-URL hieronder vetgedrukt weergegeven:

https://b2b.quickofficesupplies.nl/invoke/EINL/ocilogin?USERNAME=$username&PASSWORD=$password&OCI_VERSION=3.0&HOOK_URL=$hook_url

Een voorbeeld van een hook-URL:

https://spend.cloud/proactive-frame.nl/customer/oci.php?hash=$hash&supplier_id=$supplier_id&administration_id=$administration_id&delivery_address_id=$delivery_address_id

Bij het terugsturen van het winkelmandje naar de Spend Cloud Inkoop -module moeten meerdere variabele worden gebruikt.

• $hash  wordt altijd gebruikt om te controleren of een bericht afkomstig is van de Spend Cloud Inkoop -module.
• $supplier_id  wordt altijd door de Spend Cloud Inkoop -module verstrekt om te weten van welke leverancier het winkelmandje afkomstig is.
• $administration_id  is alleen van toepassing wanneer een klant verschillende bedrijven/administraties gebruikt met verschillende webshopaccounts. De Spend Cloud Inkoop -module moet weten welk bedrijf de bestelling heeft opgeleverd.
• $delivery_address_id  is alleen van toepassing wanneer een verschillende klantlocaties/adressen gebruikt met verschillende webshopaccounts. De Spend Cloud Inkoop -module moet weten vanaf welke locatie/adres de bestelling afkomstig is.

Aanbieding van winkelwageninhoud

Bij terugkomst moet de inhoud van het winkelmandje worden aangeboden aan de Spend Cloud. Gegevens zoals het artikelnummer, prijzen, aantal artikelen, enz. moet worden aangeboden volgens de OCI-standaard (via een verzonden formulier). De Spend Cloud baseert de bestelling op deze informatie.

Een uitgebreide beschrijving van alle velden die u kunt invullen, vindt u in de  SAP-handleiding  onder het kopje "4.2 Velden en veldcontroles". duidelijk vindt u een tabel met de standaard veldinterpretatie van de Spend Cloud Inkoop- module.

Andere velden (zoals NEW_ITEM-CUST_FIELD1) kunnen aan de kant van Visma | ProActive kan worden gecombineerd. Hieronder vindt u een aantal aandachtspunten die aan beide zijden moeten worden geconfigureerd en getest met de contactpersoon van Visma | ProActive:

• De prijzen worden bij voorkeur exclusief btw vermeld, maar het is ook mogelijk om de prijs inclusief btw op te geven.
• Het btw-percentage kan ook in een ander veld worden overgenomen (dan NEW_ITEM-VATPERCENTAGE), bijvoorbeeld NEW_ITEMCUST_FIELD1 of NEW_ITEM_VAT_PCT. Het btw-percentage moet altijd worden ingesteld als een geheel getal zonder decimalen of met een punt als decimaal scheidingsteken en zonder een procentteken. (Bijvoorbeeld: voor '21%' kan dit '21' of '21.00' zijn.)
• Als er naast het aantal artikelen per eenheid ook artikelen op gewicht in het assortiment zijn opgenomen, moet de gewicht worden overgenomen in een van de vergelijkbare velden (zoals NEW_ITEM-CUST_FIELD1).
• Afhankelijk van welke informatie nodig is om de bestelling correct te verwerken, kunt u aanvullende informatie toevoegen in de overige aanvullende velden. Deze velden worden samen met de bestelling opgeslagen in de Spend Cloud en kunnen worden toegevoegd aan het cXML-bestand van de bestelling.
• Voor boekhoudkundige doeleinden is het aanbevolen een categorie- of boekhoudcode in een van de vrije velden in te vullen. Bijvoorbeeld een UNSPC-/NZI-code (deze code kan worden gebruikt voor de omzetting naar een grootboek voor overzichtelijke boekhouding). Voorbeelden van velden die eerder gebruikt kunnen worden zijn NEW_ITEM-SHOP-DISCOUNT en NEW_ITEM-MATGROUP (maar elk ander veld is ook mogelijk).
• Het is mogelijk om de verzendkosten van de gebruiker in rekening te brengen; Deze kosten moeten als extra artikel in de bestelbon worden opgenomen. Alle verplichte velden voor de verzendkosten moeten ook worden ingevuld.

De bestelling

Nadat het orderverzoek het goedkeuringsproces in de Spend Cloud Inkoop- module heeft doorlopen, kan het orderverzoek als een order aan de leverancier worden aangeboden. Afhankelijk van de mogelijkheden van de leverancier kan de bestelling worden aangeboden:

• De bestelling wordt per e-mail naar één vast e-mailadres verzonden. De bestelgegevens zijn opgenomen in een PDF-bestand, een cXML-bestand of beide. De e-mail wordt verzonden door  noreply@spend.cloud , dus om een beveiligde verbinding te garanderen, moet dit adres op de whitelist staan (indien whitelisting aan de kant van de leverancier is toegepast). Zorg ervoor dat ons IP-adres:  35.204.242.219 én 35.204.41.40 op de whitelist staat, indien whitelisting aan de kant van de leverancier wordt toegepast.
• De bestelling wordt als XML-bestand rechtstreeks naar de server van de leverancier verzonden via HTTP(s). De voorkeur gaat uit naar de standaard cXML, maar andere standaarden kunnen met Visma | ProActive wordt besproken. Zorg ervoor dat ons IP-adres:  35.204.242.219  op de whitelist staat wanneer whitelisting aan de kant van de leverancier wordt toegepast.
• De bestelling wordt aangeboden als een XML-bestand via FTP. Zorg ervoor dat ons IP-adres:  35.204.242.219  wordt toegevoegd aan de whitelist, indien whitelisting aan de kant van de leverancier wordt toegepast.

Het geniet de voorkeur dat een orderbestand alle informatie bevat die de leverancier nodig heeft bij het plaatsen van de bestelling. Het is niet mogelijk dat alleen een ordernummer wordt verstrekt, waardoor de initiële bestelling wordt opgeslagen. Dit heeft niet de voorkeur omdat er tijdens het goedkeuringsproces in de Spend Cloud wijzigingen kunnen optreden in de oorspronkelijke bestelling in de webshop. Nummers kunnen veranderen, maar artikelen kunnen ook uit de oorspronkelijke bestelling in de webshop worden verwijderd.

Als de verwerkingsmethoden niet van toepassing zijn op de leverancier, kunnen alternatieven met ons worden besproken.

Hoe zien de bestellingen eruit die ik ontvang?

      Voorbeeld van een XML-bestand dat u zult ontvangen

Via  deze link kunt u een zipbestand downloaden met twee XML-bestanden. Eén met de XML-tags ("standaardorder + orderregels") en de andere vooraf ingevuld ("standaardorder + orderregels.xml vooraf ingevuld"), gebaseerd op een geplaatste order. De tags kunnen handmatig worden geconfigureerd in Visma | ProActive, zodat alle vergelijkbare informatie voor een succesvolle orderverwerking naar de leverancier wordt verzonden.

Let op: alle informatie van de leverancier via de punch-out gestuurd, kan naar de leverancier worden teruggestuurd.

Twee schermafbeeldingen van de XML-bestanden. In de eerste afbeelding worden XML-tags gebruikt en in de tweede afbeelding kunt u zien hoe de tags worden ingevuld. De eerste schermafbeelding (met XML-tags):

Tweede schermafbeelding (XML-tags ingevuld):

Welke informatie heeft Visma | ProActive nodig?

We hebben deze informatie nodig om de OCI-verbinding tot stand te brengen:

• De URL waar de webshop te bereiken is;
• Inloggegevens voor een testaccount;
• Afhankelijk van de opties voor orderverwerking, kan het e-mailadres verplicht de bestelling worden verzonden, of de URL waar de bestelling voor een test kan worden geplaatst.
• Als de bestelling wordt verzonden, moet een voorbeeld van een XML-bestand met verschillende artikelen worden bijgevoegd. Als er ook artikelen per gewicht besteld kunnen worden, voeg deze dan ook toe aan het voorbeeld.

Op basis van deze informatie voeren we in overleg met de leverancier een test uit, waarbij de leverancier moet controleren of de bestelling correct is ontvangen. In het bijzonder moet, indien de bestelling wordt verzonden, worden gecontroleerd of alle velden correct zijn ingevuld.
Na een positieve test hebben we het volgende gedaan:

• Inloggegevens voor de klant;
• Het e-mailadres van de URL waar de bestelling kan worden aangeboden voor een daadwerkelijke verwerking (productie).

Na de ingebruikname voegen we de leverancier toe aan een lijst met leveranciers waarmee een OCI-verbinding is opgezet.

Hulp nodig bij het opzetten van een OCI-verbinding als leverancier?

Als de webshop van de leverancier geen verbinding kan maken via OCI, kunnen onze partnerleveranciers helpen bij het realiseren van een OCI-verbinding. Klik op het logo hieronder voor meer informatie:

"Wij ondersteunen B2B-leveranciers bij het aanbieden van een OCI-catalogus of het uitbreiden van een bestaande webshop met OCI-opties. De gestandaardiseerde oplossing die wij bieden, koppelt het assortiment van de leverancier aan het inkooppakket van de zakelijke klant. Indien gewenst is een demo mogelijk. Koppelingen worden binnen 3 dagen gerealiseerd, afhankelijk van hoe snel de leverancier kan reageren."

Heeft u nog vragen?

Heeft u vragen over dit document? Neem dan contact op met de betreffende consultant. U kunt de contactgegevens verkrijgen via de klant die via de OCI-webshop wilt bestellen. U kunt ook de website van Visma | ProActive bezoekt voor meer contact-mogelijkheden.