Archief import - Importeer contracten en facturen vanuit een bronsysteem in de Spend Cloud
Wanneer je contracten en/of facturen in een ander systeem verwerkt dan de Spend Cloud, is het handig om gebruik te maken van een archief import. Met een archief historie import kan de historie namelijk compleet gemaakt worden in de Spend Cloud. Aangezien elk bronsysteem anders is, is dit een maatwerk proces. Toch proberen we met dit document de aanpak zo efficiënt en gestandaardiseerd mogelijk te doen.
Werkwijze
- Als klant ontvang je van je Visma | ProActive-consultant een aanleversjabloon om de brondata in het gewenste formaat aan te leveren.
- Standaard krijgen alleen personen die complete inzage hebben in de administratie(s) waar de historie in wordt geïmporteerd, inzage in de historische contracten en/of facturen. Lever in de historie aanlevering een organisatorische eenheid aan die correspondeert met bestaande organisatorische eenheden in de Spend Cloud-omgeving, als het wenselijk is dat andere personen historische data kunnen inzien op basis van hun rol.
- De klant is verantwoordelijk voor het aanleveren van zuivere brondata.
- Wanneer stamdata (relaties, grootboekrekeningen, kostenplaatsen etc.) die in de historie gebruikt wordt, niet voorkomt in de Spend Cloud omgeving, dient dit aangemaakt te worden. De Visma | ProActive consultant kan ondersteunen bij het aanmaken van de benodigde stamdata.
- Niet alle velden zijn verplicht in de aanlevering. In de sjablonen is aangegeven welke velden minimaal verplicht zijn om een import mogelijk te maken.
- Het is van belang dat een factuur in balans is, dus zowel met een kop / header wordt aangeleverd, als met corresponderende regels die voor wat betreft bedragen, bij elkaar opgeteld overeenkomen met het totaalbedrag uit de kop/header.
- Wanneer wordt brondata als ‘zuiver’ beschouwd?
- Als alle velden op een consequente manier worden aangeleverd.
- Als referenties naar andere andere bestanden sluitend zijn (denk aan een bestandsnaam voor een factuur scan. Deze dient 100% overeen te komen met het aangeleverde bestand).
- De Visma | ProActive consultant signaleert eventuele onvolkomenheden in de aangeleverde data op basis van een eerste analyse van de aanlevering en rapport deze aan de klant.
- De klant corrigeert de aangeleverde data eventueel op basis van de aanbevelingen.
- Visma | ProActive voert eenmalig een proefimport uit op basis van de aangeleverde brondata in een testomgeving en rapporteert eventuele fouten of onvolkomenheden die hierbij aan het licht komen.
- De klant test de proefimport in de testomgeving en levert een lijst op van bevindingen.
- De klant levert op basis van de proefimport eventueel een laatste keer de brondata aan voor definitieve import in de live omgeving.
- Visma | ProActive importeert de definitieve brondata in de live omgeving waarin de overeengekomen onvolkomenheden tijdens de proefimport zijn gladgestreken.
- De live omgeving is tijdens het importeren van de historie onbeschikbaar.
Related Articles
Wat kun je met Spend Cloud Expense?
Spend Cloud Expense is een unieke combinatie tussen betaalpassen voor medewerkers, slimme software en een digitaal declaratieproces voor uitzonderingen. Medewerkers ervaren betaalgemak dankzij de passen, waarmee ze eenvoudig uitgaven doen vanuit de ...
Import/Export configinstellingen
In het menu-onderdeel Configinstellingen / Import/export, vind je instellingen die van toepassing zijn op imports en exports vanuit de Spend Cloud. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling ...
Outlook instellingen voor automatisch omleiden naar de Postbus
Wij adviseren om zoveel mogelijk alleen facturen of contracten binnen te laten komen in de Postbus van de Spend Cloud, zodat de scans vanuit de postbus zo efficient mogelijk verwerkt kunnen worden in de Spend Cloud. Om te zorgen dat er zoveel ...
Voorbereiding Spend Cloud Training
Standaard werken wij met de online onboarding trainingen, welke periodiek worden verzorgd door een tweetal (support) consultants. Deze leggen de gehele module uit van A tot Z en vormt een solide basis voor het starten en een Spend Cloud module. Je ...
Van de aanvraag van een bunq account tot beheer van passen in de Spend Cloud
In dit artikel vind je de nodige verwijzingen naar alle informatie die je nodig hebt om een bunq account te openen. In het kort doorloop je de volgende stappen: 1. Een bunq account aanvragen Via de bunq app kun je een bunq account aanvragen. Dit ...