Waarom wordt de factuur niet goed gelezen door het systeem?

Dit artikel gaat over de herkenning van PDF/facturen. Heb jij een factuur in XML-formaat ontvangen welke niet goed wordt uitgelezen? Lees dit artikel over welke velden de Spend Cloud standaard uitleest bij een XML-factuur en wat je kunt doen wanneer het gewenste veld hier niet tussen staat.

Bij het uploaden van de facturen probeert de Spend Cloud informatie te herkennen aan de hand van vooraf gedefinieerde kenmerken (zoals het kenmerk dat een bedrag altijd bestaat uit getallen en een komma om de decimalen aan te geven, of dat een bedrag altijd voorafgegaan wordt door een valutateken). Niet altijd voldoen de gegevens van een factuur aan deze generieke kenmerken, waardoor deze soms moeilijk te herkennen zijn. Dit is met name omdat de opbouw van facturen zeer uiteenlopen en gegevens niet altijd te herkennen zijn aan algemene kenmerken. Zo is het bijvoorbeeld moeilijk om betalingsreferenties te herkennen, omdat deze zowel uit getallen, letters en geen vast aantal posities kunnen bestaan. 

Voor de herkenning van PDF facturen maken we gebruik van de techniek van Smartscan. Deze techniek wordt gefaseerd uitgerold. Jouw organisatie zal per e-mail over de verdere uitrol hiervan geïnformeerd worden.

Een aantal adviezen voor een betere herkenning:

1. Een lage kwaliteit van de scan en het lettertype van de factuur, kunnen ervoor zorgen dat gegevens niet juist worden herkend. Het is dan ook altijd van belang om de herkende gegevens te controleren op juistheid.
2. De Spend Cloud leest alleen de eerste en laatste bladzijde van een factuur. Als bijvoorbeeld het totaalbedrag op een tussenblad staat, zal deze niet worden herkend. Je kunt bij de crediteur aangeven dat zij het totaalbedrag op de eerste of laatste bladzijde moeten plaatsen. 
   

Hieronder nog een checklist per gegeven en een mogelijke oorzaak waarom het gegeven niet wordt herkend.

Crediteur wordt niet herkend

Een crediteur wordt herkend aan de hand van het bankrekening-, KvK- en btw-nummer. Hoe meer gegevens er bij de relatie in de Spend Cloud geregistreerd staan, hoe beter de crediteur herkend wordt. Zorg er dus voor dat het kvk-, btw- en bankrekeningnummer up-to-date in de Spend Cloud staan voor een zo goed mogelijke herkenning.

Wat wij ook vaak tegenkomen, is dat de kwaliteit van het gedeelte op de factuur met de crediteurgegevens vaak veel minder is dan de rest van de factuur. Hierdoor kunnen we de kvk-, btw- en bankrekeningnummer niet herkennen en dus ook niet de crediteur. Je kunt eenvoudig zien of de kwaliteit van dit gedeelte minder is door hier op in te zoomen en te vergelijken met de rest van de factuur. 

Het kan voorkomen dat het bankekeningnummer wel wordt herkend, maar de Spend Cloud geen relatie invult omdat het bankrekeningnummer bij meerdere relaties is ingevuld. De Spend Cloud kan dan niet kiezen welke de relatie de juiste is en vult niets in. Zorg ervoor dat (per administratie) een bankrekeningnummer maar één keer per relatie wordt gebruikt. Het kan soms voorkomen dat een relatie meerdere keren in het systeem staat met hetzelfde rekeningnummer, maar een ander KvK of BTW nummer. We kunnen dan het rekeningnummer uitsluiten van herkenning, zodat het systeem dit nummer overslaat als het wordt herkend en gaat proberen te herkennen op KvK of BTW nummer. Je kunt contact opnemen met onze supportafdeling met het verzoek om een rekeningnummer uit te sluiten van herkenning.

Factuurdatum wordt niet herkend

Wordt de factuurdatum alleen aangeduid met het woord ‘Datum’? Dan is de kans op herkenning lager. Op een factuur kunnen namelijk meerdere data voorkomen en het is dus belangrijk dat de factuurdatum ook echt aangegeven wordt met het woord ‘Factuurdatum’. Anders weet de Spend Cloud niet welke datum de factuurdatum is.

Factuurnummer wordt niet herkend

Als een crediteur het factuurnummer aanduidt met een algemene benaming zoals ‘factuur’, zal de herkenning moeilijk worden. Op een factuur komt namelijk vaker het woord factuur voor. De Spend Cloud weet dan niet goed naar welk gedeelte voor het factuurnummer gekeken moet worden. Het is dus belangrijk dat deze deze nummers aangemerkt worden met een specifieke benaming als ‘Factuurnummer’ of ‘Betalingskenmerk’.

Totaalbedrag wordt niet herkend

Het totaalbedrag moet worden aangegeven met een duidelijke benaming als ‘Totaalbedrag’, ‘Totaal te voldoen’, ‘Te betalen’ of ‘Factuurbedrag’. Ook moet het bedrag op dezelfde hoogte staan als deze benaming.

Voor terugkerende facturen, adviseren wij om gebruik te maken van de functie sjablonen. Op deze manier kun je deze facturen alsnog snel coderen. Lees hier meer over het gebruik van sjablonen.

• Related Articles

• Waarom is mijn factuur niet automatisch gematcht met de bijbehorende order?

  Je denkt net alle handelingen uitgevoerd te hebben zodat een nieuwe factuur van een bepaalde relatie automatisch door de Spend Cloud gematcht kan gaan worden met de betreffende inkooporder, maar tot je verbazing gebeurt dit niet. Voordat je in paniek ...

• Een factuur toevoegen via het menu-onderdeel Toevoegen

  Om een factuur in Spend Cloud te zetten kun je gebruik maken van de Postbus of Toevoegen. Facturen die per post zijn binnengekomen en zijn ingescand, kun je uploaden op de pagina Factuurverwerking / Toevoegen. Papieren facturen digitaliseren Om ...

• Een factuur definitief afkeuren

  Je kunt een factuur op verschillende plekken definitief afkeuren, als je hiervoor de juiste rechten hebt. Het definitief afkeuren van een factuur zorgt ervoor dat deze niet meer bewerkt en/of verder verwerkt kan worden. Let op! Deze actie kan niet ...

• Wat kun je doen als een factuur niet opent in een nieuw scherm?

  Binnen de module Factuurverwerking kun je voor verschillende menu-onderdelen instellen om de PDF van een factuur in een apart scherm te openen zodra je een factuur opent. In dit artikel leggen we je uit wat je kunt controleren als dit niet gebeurd. ...

• Een factuur beoordelen in de app

  Als je bent ingelogd in de app kom je op jouw persoonlijke dashboard terecht. Hier staan de vijf meest recent aangeboden facturen. Als jouw organisatie ook gebruik maakt van andere modules staan er meerdere uit te voeren acties op het dashboard. Op ...