Afwezige collega vervangen

Als een collega jouw naam heeft opgegeven als ‘vervanger’ krijg jij er tijdens de periode van zijn/haar afwezigheid een extra optie in het topmenu (de blauwe balk) bij. Onder deze extra optie ‘Collega vervangen’ staan de collega’s waarvan jij de taken waarneemt. 

Door op een naam te klikken kun je tussen jouw account en die van een collega schakelen en zo de openstaande taken van deze collega uitvoeren. Ter indicatie dat je niet in jouw eigen omgeving aan het werk bent, wordt de naam van de collega rechtsboven in het geel weergegeven. 

Is de afwezigheid vandaag aangemaakt in Spend Cloud? Dan kan het zo zijn dat je de knop 'Vervang een collega' nog niet direct ziet. Klik rechtsboven in de Spend Cloud op je naam, vervolgens op afmelden en log opnieuw in. Daarna zul je de knop 'Vervang een collega' wel zien.

Als je na de periode van absentie van je collega weer terug wilt naar jouw eigen omgeving, kun je op de gele knop klikken en in het uitklapmenu op jouw eigen naam klikken. 

In jouw eigen omgeving zal er op het dashboard bij ‘Acties’ een notificatie te zien zijn als er openstaande taken zijn voor de collega die jij vervangt. Tevens zul jij ook alle notificaties per email ontvangen wanneer er een actie is toegewezen aan de collega die jij vervangt.

Bij uitgevoerde taken zal het zichtbaar zijn dat jij de taken hebt uitgevoerd namens een afwezige collega. 

Registratie van uitgevoerde acties door vervangers

Aandachtspunten

1. Houd er rekening mee dat je zelf geen afwezigheid kunt instellen wanneer je een collega vervangt. Wil je voor jezelf afwezigheid instellen? Neem dan contact op met je applicatiebeheerder, zodat de afwezigheid van de collega die jij vervangt naar iemand anders kan worden overgedragen.
   
2. Je kunt geen online betalingen bevestigen via de Spend Cloud app wanneer je een bestelling doet met de Spend Cloud Card van de collega die jij vervangt. De pushmelding om de online betaling te bevestigen kan alleen naar het apparaat worden gestuurd waar de pas aan is gekoppeld.
   
3. Acties die door jou namens je collega worden uitgevoerd zullen worden behandeld als actie van de collega. Wanneer je bijvoorbeeld een factuur goedkeurt namens je collega volgt deze de flow die de factuur ook zou volgen wanneer de collega zelf de factuur goedkeurt. Het zou dus kunnen dat wanneer jij in dezelfde flow zit, je ook de factuur binnen je eigen account moet goedkeuren, zij het voor een hogere procuratie.

• Related Articles

• Afwezigheid instellen

  Wanneer stel ik mijn afwezigheid in? Door jouw afwezigheid te registreren, bijvoorbeeld in het geval van een vakantie, kun je aangeven wie tijdens jouw verlof jouw werkzaamheden kan overnemen. Applicatiebeheerders kunnen in het menu-onderdeel ...

• Top menu (blauwe balk)

  De blauwe balk bovenaan het scherm noemen we het ‘Top menu’. Door op het Spend Cloud logo te klikken, kun je vanaf elke pagina weer terugkeren naar het dashboard.  Als jouw organisatie over meerdere administraties beschikt, kun je in deze menubalk ...

• Inzicht in tickets van de organisatie (Voor beheerders)

  Voor alle hulpvragen bij het gebruiken van de Spend Cloud kunnen applicatiebeheerders terecht bij onze Suportafdeling. Een hulpvraag wordt omgezet naar een supportticket en deze tickets kun je beheren in de Spend Cloud Portal. Mijn tickets Als je in ...

• Dashboard widgets

  Op het dashboard staan verschillende widgets. Deze widgets kun je zelf op een andere plek slepen door in de titelbalk te klikken, de muis ingedrukt te houden en de widget naar de gewenste plek te slepen en daar de muis los te laten. Rangschik de ...

• Inloggen en wachtwoord instellen

  Afhankelijk van jouw organisatie kan je in de Spend Cloud inloggen door het invoeren van jouw inloggegevens óf door middel van Single Sign-On. Single Sign-On houdt in dat als je bent ingelogd in de omgeving van jouw organisatie, je gelijk naar Spend ...