Best-practice: efficiënt cashless werken
Hoe kan ik het meest efficiënt contant geld uit de organisatie bannen?
Met de module Kas & Pas en bijbehorende Spend Cloud Cards (slimme betaalpassen voor medewerkers), krijg je controle over het kasgeld binnen jouw organisatie. Lees meer over wat je allemaal met de Kas & Pas-module kunt, in dit artikel.
Voordelen: Waarom zou je cashless willen werken?
- Het voordeel van uitgaven met een slimme betaalpas is dat je alleen dagelijks de dagafschriften op de administratie hoeft in te lezen.
- Daardoor hoeven medewerkers alleen uitgaven te verantwoorden die ze daadwerkelijk hebben gedaan.
- Doordat het verantwoorden vaak geen kerntaak is, is het van groot belang dit zo eenvoudig mogelijk te maken.
- Naast de nauwkeurige registratie bieden deze oplossingen ook de mogelijkheid om iemand mee te laten kijken. Dit ‘4 ogen principe’ is een laatste check voordat de gegevens worden verwerkt in het financiële pakket.
- Over het algemeen is er ook een kleinere kans op fraude.
- Verder vermijd je vervelende gesprekken over kasverschillen.
- Ook zijn medewerkers minder tijd kwijt aan administratief gedoe en hebben ze meer tijd voor het primaire proces.
Uitgaven van medewerkers via betaalpassen, zijn in de Spend Cloud real-time inzichtelijk. Zo hoef je niet meer te wachten op de gegevens die de kasbeheerder verstrekt. Daarnaast is deze manier van werken nauwkeuriger doordat niemand handmatig formulieren hoeft in te vullen en in te voeren. Alle transacties staan nu direct in het systeem.
Geven medewerkers niet juist meer uit met betaalpassen?
“Vaak wordt gedacht dat medewerkers meer uitgeven als je ze een eigen betaalpas met een eigen limiet geeft,” vertelt cashless expert John van Rumpt. “Wat we in de praktijk zien, is juist het omgekeerde. Medewerkers geven minder uit, omdat collega’s in dezelfde groep kunnen zien wat iedereen uitgeeft. Het proces is volledig transparant en je kunt makkelijker controleren of alles goed gaat. De angst voor extra kosten is dus helemaal niet nodig. En contant geld opnemen kan niet, dus is er nooit meer een ‘kasverschil’.”
Hoe haalbaar is het om cashless te werken?
Voor organisaties die werken met kinderen en mensen met een handicap, kan het lastig zijn om volledig cashless te werken. Kinderen en cliënten vinden contant geld namelijk tastbaar. Zo zien ze precies hoeveel ze uitgeven. Aan een pas kun je niet zien hoeveel geld het waard is. Dat brengt een extra uitdaging met zich mee. Toch kunnen ook zorgorganisaties volledig cashless werken. Kijk maar naar wat zorgorganisatie ASVZ samen met cashless expert John van Rumpt en de Spend Cloud heeft bereikt!
ASVZ heeft na een implementatie van twee jaar ondertussen 5.000 passen in de omloop met 200.000 uitgaande lokale betalingen per jaar! De passen gebruiken ze voor boodschappen, team-lunches, online aankopen en zelfs vakantie-uitgaven. De implementatie hebben ze gefaseerd doorgevoerd, waarbij ze zijn gestart met medewerkers die meteen enthousiast waren. Die medewerkers zijn ambassadeurs geworden die de rest van de organisatie hebben geïnspireerd. Het helpt dat John van Rumpt medewerkers stap voor stap heeft meegenomen in het idee van volledig cashless werken. Het is hierbij belangrijk kritisch te zijn over alle uitgavenprocessen en met een open blik te kijken naar welke mogelijkheden er zijn.
Door kritisch te zijn over de huidige processen en te kijken naar de mogelijkheden in plaats van de drempels, is cashless werken binnen handbereik. Daarnaast werkt het goed om ambassadeurs te maken van je 'early adopter'-medewerkers. Uiteraard raden we ook Spend Cloud Partner Care for Cash aan. John van Rumpt weet precies wat er nodig is om zorgorganisaties volledig cashless te maken!
John vertelt: “Technologie is een belangrijke pilaar voor het doorvoeren van verandering. Uitgaven doen met slimme betaalpassen en deze koppelen aan een digitaal pasboek, dat is bijvoorbeeld een uitkomst. Direct in de Spend Cloud bestellen via webshopkoppelingen. En als er dan toch iets bij de bakker om de hoek wordt gekocht, kun je eenvoudig de persoonlijk gekoppelde Spend Cloud Card gebruiken. Technologie kan veel interessante opties bieden, zolang je een werkwijze aanhoudt die bij jouw organisatie past.”
Wat als volledig cashless werken echt niet haalbaar is?
Spend Cloud Cards zijn eenvoudig te gebruiken in combinatie met contant geld. Dat betekent dat cashless werken ook een stip op de horizon kan zijn, als je start met een combinatie van passen en contant geld. Dit contante geld kan dan langzaam worden uitgefaseerd zoveel als mogelijk. Slimme betaalpassen zijn namelijk volledig in het beheer van de organisatie zelf. Een pasbeheerder kan per pas bepalen welke betaalmogelijkheden voor medewerkers beschikbaar zijn. Sommige medewerkers of teams kun je dus een pas meegeven mét optie om contant geld te pinnen en sommige zonder die optie. Deze instellingen kun je altijd zelf aanpassen in jouw eigen Spend Cloud-omgeving.
Benieuwd hoe organisaties omgaan met contant geld en de Spend Cloud?
- Het is voor non-profit organisatie Stadsschouwburg Utrecht bijvoorbeeld niet haalbaar om contant geld volledig uit de organisatie te bannen. “We willen zo min mogelijk kasverkeer en digitaliseren zoveel mogelijk.” Ontdek in dit succesverhaal hoe zij daarmee omgaan.
- Dat geldt ook voor onderwijsorganisatie OOZ: “We sturen zoveel mogelijk op het gebruik van betaalpassen, maar we kunnen er niet omheen dat op sommige scholen om gaan met contant geld onderdeel van het lesprogramma is.” Bekijk deze referentie om te zien hoe zij daarmee omgaan.
- Ook voor Estivant Vakanties is 100% cashless werken niet realistisch. “In Zuid-Europa kun je bijvoorbeeld niet zonder contante betalingen. De verkoper naast de bananenboot zal geen optie hebben om even te pinnen.” Ontdek in dit succesverhaal hoe zij daarmee omgaan.
- Voor zorgorganisatie Buurtzorg is het gelukkig wél haalbaar om cashless te werken. “Dankzij de Spend Cloud zijn kasverschillen verleden tijd.” Lees in deze referentie hoe ze dat voor elkaar hebben gekregen.
Ook installatiebedrijven, kinderopvanglocaties, organisaties uit diverse andere branches en zelfs Team | Visma Lease a Bike werken tevreden met Spend Cloud Cards. Lees hier verder over de mogelijkheden van slimme betaalpassen.
Related Articles
(Voorkomen van) onrechtmatig pasgebruik van de Spend Cloud Card
Het is te allen tijde van belang dat gebruikers zorgvuldig en verantwoord met een Spend Cloud Card omgaan. In dit artikel geven we advies over hoe gebruikers hiertoe te instrueren en wat je kunt doen als de pas onverhoopt toch onrechtmatig is ...Geen geld ontvangen uit een geldautomaat/geldmaat met een Spend Cloud Card of bunq-pas
In dit artikel leggen we je uit wat je kunt doen wanneer je geprobeerd hebt contant geld op te nemen bij een Geldmaat (de bekende gele geldautomaten) of een ander soort geldautomaat met een bunq-pas of een Spend Cloud Card en je geen contant geld ...Algemene pasinformatie Spend Cloud Cards
De Spend Cloud Card is zowel een Maestro als Debit Mastercard. Wanneer ermee gepind wordt in de winkel, kiest de terminal meestal automatisch voor Mastercard. De gebruiker merkt hier niks van. Soms vraagt de terminal de gebruiker een keuze te maken ...Een nieuwe Spend Cloud Card aanvragen
Je kunt vanuit Spend Cloud direct één of meerdere Spend Cloud Cards aanvragen indien dit de kaarten zijn waarmee jouw organisatie betaalt of gaat betalen. In dit artikel leggen we uit hoe je dit doet. Stappen voor het aanvragen van een nieuwe Spend ...Toolkit voor het gebruik van de Spend Cloud Cards
Handige informatie bij het gebruik van de Spend Cloud Cards Geef medewerkers betaalvrijheid met een slimme betaalpas met eigen saldo en houd zelf de touwtjes in handen. Medewerkers doen eenvoudig aankopen, vermijden ingewikkelde declaratieprocessen ...