Spend Cloud Card - Van ontvangst pas tot afsluiten en beoordelen periode
Betalen met de Spend Cloud Card
Binnen jouw organisatie wordt met de betaalkaarten van Spend Cloud gewerkt, vooral bedoeld om uitgaven/inkopen te kunnen doen die niet op rekening/factuur kunnen. Om handvatten te bieden, proberen we met dit artikel kort en bondig alle relevante informatie te verstrekken die je nodig hebt om aan de slag te gaan met je pas en het verantwoorden van de uitgaven. Door op de blauw gekleurde teksten te klikken binnen dit artikel, word je automatisch naar het artikel geleid waarin dieper wordt ingegaan op de materie waarover de tekst gaat.
Van ontvangst pas tot afsluiten en beoordelen periode
Voordat er stap voor stap wordt uitgelegd hoe het proces in zijn werk gaat eerst een korte samenvatting van het proces:
Om uitgaven te kunnen doen zal je eerst in het bezit moeten zijn van een Spend Cloud kaart. Voordat je goed gebruik kunt maken van de pas zal je moeten gaan inloggen in de Spend Cloud (zowel de webversie als de app versie) om te weten te komen hoeveel geld je kunt uitgeven met de pas en wat je pincode is. Als je deze informatie eenmaal tot je beschikking hebt dan kan je de pas gaan gebruiken. Afhankelijk van de toegestane betaalmethodes kun je de pas gebruiken in de winkel, in een webshop (afrekenen als Mastercard/creditcard) of bij een geldautomaat (ga voor cashless en probeer deze optie zoveel mogelijk te vermijden). Wanneer je succesvol een uitgave hebt gedaan ontvang je direct een Spend Cloud App push notificatie waar je op kunt klikken, je zal dan direct door worden gestuurd naar de App om de uitgave te verantwoorden. Je kan eenvoudig een bonnetje toevoegen aan de transactie en aangeven wat voor kostensoort het betreft. Als alle transacties zijn verantwoord in de periode (meestal een kalendermaand) dan kun je vanaf de eerste dag van de volgende periode de periode afsluiten. Na afsluiten de periode zal deze worden aangeboden ter beoordeling aan de verantwoordelijke medewerker zodat daarna de transacties in de boekhouding opgenomen kunnen worden.
Inloggen en de Spend Cloud App
Om te beginnen: als je nog niet bekend bent met Spend Cloud en je nog nooit hebt ingelogd, lees dan eerst het artikel over het inloggen in de webversie van de Spend Cloud.
Het wordt sterk aanbevolen om daarna de Spend Cloud App te installeren en daarop in te loggen. Met de app kun je ten alle tijden je resterende dagbudget raadplegen om te bepalen hoeveel je nog kan uitgeven. Verder is het mogelijk (afhankelijk van je bevoegdheden) om de pincode van je pas te raadplegen terwijl je aan het afrekenen bent in de winkel. Aanvullend worden er App notificaties verzonden als een transactie mislukt met daarin meer informatie. Met de App is het verder een stuk eenvoudiger om bonnetjes toe te voegen aan de uitgaven die je wilt gaan verantwoorden. Hierover verderop in dit artikel meer informatie.
Betaalmethoden
Hieronder zullen de meest voorkomende betaalmethoden worden toegelicht. Of jij als gebruiker ook de mogelijkheid hebt van een bepaalde betaalmethode gebruik te maken, hangt af van het beleid van jouw organisatie. Om inzicht te krijgen welk beleid jouw organisatie hanteert en welke mogelijkheden jij hebt kun je de instellingen van je pas raadplegen. Via de webversie navigeer je naar Kas & Pas / Passen en klik je op je pas (klik op de regel of het vergrootglas icoontje), onder Betaalmethodes vind je de relevante informatie. Via de app tik je op de pas en kies je voor Betaalmethoden en limieten.
Betalen met pincode
Zodra je de pas hebt ontvangen om een uitgave te gaan doen in een winkel, heb je de pincode nodig. Deze pincode kan worden verstrekt door de pasverantwoordelijke binnen jouw organisatie, maar als je ook de rechten hebt om deze pincode in te zien en/of te wijzigen kan deze worden geraadpleegd via zowel de webvariant als de app van Spend Cloud.
Als het om een nieuwe, nog niet gebruikte, pas gaat moet deze de eerste keer altijd in het apparaat worden gestoken
Contactloos betalen
Contactloos betalen werkt nadat je eerst 1 keer mét pincode hebt gepind of betaald. Daarna reken je betalingen onder de € 50,- af zonder pincode, met een maximum van €150,- per dag.
Online betalen
Met de Spend Cloud Cards kunnen ook online betalingen worden gedaan. De Spend Cloud Cards zijn Mastercard debitcards (geen creditcards) - kies bij het betalen dus voor Mastercard of eerst voor debit card als de optie Mastercard niet direct beschikbaar is. De gegevens die je vervolgens in moet vullen vind je terug op de pas zelf óf in de app. In de app vind je terug door op de pas te klikken waarmee je wil betalen en te kiezen voor "Bekijk pasgegevens". Het gaat dan om de volgende gegevens
- 16 cijferig kaartnummer
- Naam op de pas - dit is de naam van je organisatie
- Vervaldatum pas
- CVC-code, 3 cijferige code die achterop de kaart te vinden is
Zodra de juiste gegevens zijn ingevuld en geaccepteerd, wordt er gevraagd om een bevestiging. Deze bevestiging wordt gedaan vanuit de Spend Cloud App - hoe dit werkt lees je in het artikel Online betalingen bevestigen via de app.
Geldopname
Het is ook mogelijk geldopnames te doen, met een maximum van €500,- per pas per dag en €2000,- per pas per week.
Verwerking van de uitgaven
Jouw uitgave komt real-time in je pasboek te staan binnen Spend cloud en is daarmee ook direct inzichtelijk voor de organisatie. Dat is 1 voordeel van de Spend Cloud Cards - een ander bijkomend voordeel is dat jij direct in staat bent om aan te geven ten behoeve waarvan de uitgave gedaan is, waarmee je jouw collega's van de financiële administratie veel werk uit handen neemt.
Uitgave verantwoorden
Nadat je een uitgave hebt gedaan zal deze moeten worden verantwoord, denk aan het toevoegen van een bonnetje bij de gedane uitgave. Als jij hier als pashouder zelf verantwoordelijk voor bent, kan dit eenvoudig gedaan worden via de app. Het is ook mogelijk om dit te doen via de webversie, dit is echter minder gebruiksvriendelijk en kost meer tijd doordat het meer handelingen vergt. Onderstaand vind je de relevante artikelen over het verantwoorden van de transacties via de app en web.
Periode afsluiten
Na afloop van de maand dient de periode afgesloten te worden, zodat de gedane uitgaven kunnen worden verwerkt door de financiële administratie. Op de eerste dag van de maand krijg je hiervan een notificatie per mail en in de app. Indien jij verantwoordelijk bent voor het afsluiten van de periode zul je moeten controleren of alle uitgaven zijn verantwoord. Daarna kun je de periode afsluiten - onderstaand vind je de relevante artikelen over het afsluiten van de periode via de app en web.
Periode beoordelen
Nadat de periode van het pasboek is afgesloten, kan het zijn dat er aanvullend een goedkeuring moet worden gegeven voor de uitgaven van de afgelopen maand. Indien deze actie bij jou belegd is, krijg je een notificatie dat er een periode is afgesloten die door jou beoordeeld dient te worden. Deze krijg je direct nadat jouw collega de periode heeft afgesloten, zowel in de app als via mail. Onderstaand vind je de relevante artikelen over het beoordelen van de periode via de app en web.
Related Articles
Gebruikershandleiding Kas & Pas - Pasbeheer, boekingen en beoordelen (Pasmedewerker en pasverantwoordelijke)
In deze handleiding wordt je verwezen naar verschillende pagina’s binnen de Spend Cloud Portal. Als je ze stapsgewijs volgt, krijg je een volledig beeld van hoe je als pasmedewerker kunt werken met een gecombineerd pasboek en hoe je als ...Een periode beoordelen
Afhankelijk van de instellingen moet de medewerker die verantwoordelijk is voor het boek, een periode beoordelen nadat deze is afgesloten. Wanneer een periode wordt afgesloten door een applicatiebeheerder, hoeft deze nooit beoordeeld te worden. De ...Rollen, rechten en functieprofielen voor Kas & Pas
Het rollen-overzicht is terug te vinden in het Applicatiebeheer van het menu-onderdeel Organisatie. Het overzicht geeft inzicht in alle rollen binnen de Spend Cloud. In een rol is vastgelegd welke rechten een medewerker heeft op een bepaalde ...Toolkit voor het gebruik van de Spend Cloud Cards
Handige informatie bij het gebruik van de Spend Cloud Cards Geef medewerkers betaalvrijheid met een slimme betaalpas met eigen saldo en houd zelf de touwtjes in handen. Medewerkers doen eenvoudig aankopen, vermijden ingewikkelde declaratieprocessen ...Wat kun je met de module Kas & Pas?
Uitgaven met contant geld, pintransacties en online betalingen zijn vaak kleinschalige en incidentele uitgaven die buiten een Inkoopafdeling om gebeuren. Uitgaven die met contant geld zijn gedaan, worden opgeschreven in het kasboek. Pinuitgaven staan ...