Uitgaven met contant geld, pintransacties en online betalingen zijn vaak kleinschalige en incidentele uitgaven die buiten een Inkoopafdeling om gebeuren. Uitgaven die met contant geld zijn gedaan, worden opgeschreven in het kasboek. Pinuitgaven staan al digitaal in het rekeningoverzicht. De Spend Cloud biedt de mogelijkheid om deze administraties te combineren tot één overzicht.
Met de module Kas & Pas beschik je over een gedigitaliseerde kasadministratie, waarbij de invoer decentraal plaatsvindt. Kasmedewerkers krijgen toegang tot de applicatie (via web en app te benaderen) en kunnen onafhankelijk van hun locatie de mutaties registreren. De financiële administratie heeft te allen tijde toegang tot alle boeken en kan de invoer op centraal niveau monitoren.
Veel van onze klanten die de module Kas & Pas gebruiken, sluiten tegelijkertijd een
Spend Cloud Cards- of
bunq-account aan. Bij beide oplossingen kun je een zakelijke (saldo)rekening openen die kan worden geïntegreerd met onze boekhoudsoftware. Op deze manier heb je altijd real-time inzicht in alle uitgaven, kun je per afdeling een betaalpas meegeven en per pas bepalen wat de limieten zijn.
Het begint met de aanvraag van betaalpassen voor medewerkers of teams. Je kunt zelf de tenaamstelling en het saldo op de pas bepalen. Voor het opladen heb je drie mogelijkheden:
- Periodiek: een vrij in te plannen terugkerend oplaadmoment
- Handmatig: op elk gewenst moment zelf het saldo opwaarderen
- Aanvullend: Spend Cloud vult de betaalkaart automatisch aan tot het gewenste saldo
Vanwege de real-time informatie-uitwisseling zie je in de Spend Cloud direct het saldo en de mutaties die hebben plaatsgevonden.
Indien jouw organisatie ervoor kiest om ook gebruik te maken van contant geld, is het goed om te weten dat boekingen van bank naar kas direct zichtbaar zijn. Een geldopname bij de bank registreert de Spend Cloud automatisch als een storting in de bijbehorende kas. Zo zijn kruisposten altijd sluitend bij geldopnames.
Op basis van het rekeningnummer en/of pasnummer plaatst de Spend Cloud boekingen automatisch in het juiste bank- of pasboek, ook als het meerdere boeken betreft. Hierna staan de transacties klaar om gecodeerd te worden.
Relevante acties:
Online betalingen
Naast betalingen met contant geld en pinbetalingen, is er ook de mogelijkheid om gemakkelijk online betalingen te doen. In de webshop volg je de stappen. Nadat je de betaling hebt uitgevoerd, zie je direct of de transactie succesvol is en verandert het saldo real-time mee.
Relevante acties:
- Een IDEAL betaling doen in de app (wanneer je werkt met bunq-passen)
- Een online betaling doen (wanneer je werkt met Spend Cloud Cards)
Uitgaven verantwoorden
Tijdens het coderen van uitgaven, contant of met de betaalpas, helpt de Spend Cloud met het maken van de juiste boeking; bij de kostensoort zien medewerkers wat allemaal onder deze kostensoort valt. Als je hierbij filters instelt, neemt de Spend Cloud de codering in het vervolg over. Na afsluiting gaat het kas- of bankboek indien gewenst automatisch door naar de verantwoordelijke voor beoordeling. Extra controlemogelijkheden zijn mogelijk in de vorm van verplichte kastellingen en een digitale beoordeling van een kasverantwoordelijke. Hiernaast faciliteert Spend Cloud de mogelijkheid om ook de voorschotten digitaal vast te leggen.
Relevante acties:
Exporteren en analyseren
De boekingen die door alle verplichte beoordelingen zijn goedgekeurd, zijn per boek en periode zichtbaar in het menu-onderdeel Exporteren. Vanuit hier kunnen de boeken worden geëxporteerd naar het financiële pakket.
De centrale administratie heeft inzage in de voortgang van de periodes. Zij zien de openstaande bankboeken met de te boeken periodes en de periodes in bewerking, en ook de afgesloten bankboeken die wachten op beoordeling, klaar zijn voor export, of al verwerkt zijn.
Combinatie met andere functionaliteiten
De functionaliteiten van de module Kas & Pas zijn geschikt voor inkopen van producten die niet grootschalig via Inkoop verlopen. Om alle inkoopuitgaven in kaart te brengen is het goed om deze functionaliteit te combineren met de modules Inkoop en Factuurverwerking.
Bekijk ook de themawebinar 'Optimaliseer je proces met Kas & Pas', waarin we uitleggen wat je met de Spend Cloud module Kas & Pas kunt:
Wil je deze en meer informatie over alle voordelen van de slimme betaalpassen van Kas & Pas nog eens rustig teruglezen? Laat hieronder jouw gegevens achter en krijg de kas en pas-factsheet gelijk in je e-mail.