Boeken in afwijkende administratie

Wanneer komt dit voor?

Als er meerdere financiële administraties gevoerd worden binnen één organisatie waarbij diensten gedeeld worden. Wanneer er bijvoorbeeld 2 bedrijven (bedrijf 1 en bedrijf 2) gehanteerd worden binnen één organisatie met logischerwijs ieder een eigen financiële administratie en er in één keer stoelen ingekocht worden voor de gehele organisatie (dus beiden voor beiden bedrijven). Er zal een factuur voor de stoelen binnenkomen die ingeboekt wordt in één van beiden administraties terwijl een deel van de kosten doorberekend moeten worden aan de andere administratie.

Doorbelasten via factuur

Bovenstaande situatie is ook zonder een boeking in een afwijkende administratie op te lossen. Wanneer de factuur volledig ingeboekt wordt in administratie A kan er vervolgens een factuur van bedrijf 1 gestuurd worden naar bedrijf 2 met het bedrag dat zij moeten betalen. Bedrijf 2 boekt de factuur in de eigen administratie en betaald de factuur aan bedrijf 1 (die dit dus weer als inkomsten boekt in hun administratie). Dit is een prima oplossing wanneer dit niet al te vaak voorkomt. Wanneer dit echter veelvuldig voorkomt is het erg veel administratief werk en heen en weer sluizen van geld tussen de 2 bedrijven.

Doorbelasten via RC

Wanneer het veelvuldig voorkomt wordt dit vaak opgelost via een zogenoemde rekening courant (RC) verhouding tussen de 2 bedrijven / administraties. Hoe dat werkt is het makkelijkst uit te leggen aan de hand van het voorbeeld.

De factuur voor de stoelen is €1000,- en allebei de bedrijven hebben precies de helft van de stoelen nodig (€500,-)

In administratie 1 bestaan de volgende rekeningen:
1002 - RC rekening administratie 2
4000 - Stoelen

In administratie 2 bestaan de volgende rekeningen:
1001 - RC rekening administratie 1
4000 - Stoelen

In de bronadministratie 1 wordt de factuur als volgt geboekt:
-€1000 op de crediteur
+€500 op de grootboekrekening 4000
+€500 op de grootboekrekening 1002

In de doeladministratie 2 wordt geboekt:
-€500 op de grootboekrekening 1001
+€500 op de grootboekrekening 4000

Het resultaat is dat er in beide administraties €500 op de grootboekrekening 4000-stoelen is geboekt voor de kosten. Daarnaast is er in administratie 1 een saldo van €500 op de RC grootboekrekening 1002 gezet. Dit wil zeggen dat administratie 1 €500 te vorderen heeft op administratie 2. In administratie 2 is er een saldo van -€500 op de RC grootboekrekening 1001 aanwezig. Dit wil zeggen dat administratie 2 €500 schuld heeft bij administratie 1. Deze 2 RC rekeningen moeten altijd in evenwicht zijn. Uiteraard kan de volgende factuur in een andere verhouding andersom worden geboekt met administratie 2 als bronadministratie en administratie 1 als doeladministratie. Aan het einde van een periode zal de balans opgemaakt kunnen worden en komt er uiteindelijk een bedrag uit dat verrekend zal moeten worden. Op deze manier kan het uiteraard efficiënter verwerkt worden dan iedere keer via een factuur doorbelasten.

Stel dat er nog een derde administratie bijkomt dan krijgen administratie 1 en 2 er logischerwijs een rekening 1003 bij en krijgt administratie 3 ook de RC rekeningen 1002 en 1001. Er is op die manier continue een combinatie van 2 RC rekeningen voor de balans tussen 2 administraties.

Configuratie van de Spend Cloud omgeving aanpassen

Wanneer je nog geen afwijkende administratie kunt kiezen bij het coderen van een factuur dient dit in de configuratie van je Spend Cloud omgeving aangepast te worden. Houd er rekening mee dat niet iedere webservice koppeling dit ondersteunt. Als je hier meer informatie over wilt, neem hiervoor contact op met de supportafdeling (alleen voor applicatiebeheerders). Zodra dit is ingeschakeld kun je bij het coderen van een factuur in de factuurregel een afwijkende administratie selecteren. Zorg dat er bij de administraties een rekening courant is ingesteld. Zie onderstaande stap hoe je dit instelt. Je doet dit in het onderdeel Applicatiebeheer / Algemeen / Administraties.

Rekening courant instellen

Je vult de rekening courant in van de betreffende administratie t.o.v. de andere administraties. Dus bij administratie 1 wordt de rekening courant gevuld welke bekend is bij administraties 2 en 3, in bovenstaand voorbeeld 1001. Het is daarbij wel van belang dat deze rekening ook in het grootboekrekeningschema voorkomt van administratie 2 en 3. Bij het exporteren van facturen met een afwijkende administratie in de factuurregel zal de Spend Cloud de juiste RC meegeven naar je financiële pakket.

Voorbeeld:
Administratie 1: 1001, in het grootboekrekeningschema van administratie 1 moet dan 1002 en 1003 worden opgenomen
Administratie 2: 1002, in het grootboekrekeningschema van administratie 2 moet dan 1001 en 1003 worden opgenomen
Administratie 3: 1003, in het grootboekrekeningschema van administratie 3 moet dan 1001 en 1002 worden opgenomen