Een crediteur toevoegen en beoordelen
Toevoegen van een crediteur via het coderen
Wanneer er een factuur wordt toegevoegd en de crediteur niet voorkomt dan kun je deze binnen het 'Coderen' scherm aanmaken door de factuur te coderen en achter het crediteuren veld op het plusje te klikken.
Je wordt doorgestuurd naar het 'Relatie toevoegen' scherm. Je kunt vervolgens een deel van de handelsnaam invullen in de zoekselectie en daarna op 'Selecteren' klikken.
De zoekresultaten vanuit de Kamer van Koophandel worden getoond. In dit voorbeeld wordt het onderste resultaat geselecteerd en op 'Doorgaan' geklikt.
De gegevens die bekend vanuit de Kamer van Koophandel registratie worden overgenomen. Er dient minimaal een IBAN ingevuld te worden om de relatie te kunnen opslaan.
* Voor het financiële systeem Twinfield moet het nummer veld altijd worden ingevuld. De structuur van dit specifieke nummer kan worden gewijzigd in de division instellingen in Twinfield.
** In het geval van Visma.net Financials: het hoogste crediteurnummer wordt bepaald en dan +1.
De relatie is nu aangemaakt maar moet nog worden goedgekeurd. In afwachting van de goedkeuring kan de medewerker die de factuur codeert de gecodeerde factuur opslaan, maar deze kan niet ter beoordeling worden verzonden zolang de crediteur niet is goedgekeurd.
Goedkeuren van de toegevoegde crediteur
Zolang de crediteur niet goedgekeurd is, kan de factuur niet ter beoordeling worden verzonden. Eerst moet de crediteur door iemand worden goedgekeurd. Alle medewerkers die het recht hebben om een crediteur goed te keuren, krijgen een actie om de factuur te beoordelen. Deze actie wordt weergegeven in het dashboard van het hoofdscherm in de actiewidget.
Door op de actie te klikken kan de crediteur worden beoordeeld. Om te voorkomen dat degene die de crediteur beoordeelt het bankrekeningnummer kan aanpassen (bijvoorbeeld naar zijn eigen privé-bankrekening), zijn die velden vergrendeld. Alle andere velden kunnen desgewenst worden aangepast. Wanneer 'Goedkeuren' is geselecteerd en op 'Opslaan' wordt geklikt, wordt de crediteur geëxporteerd naar het financiële pakket.
Naast de actie die zichtbaar is op de startpagina binnen de acties widget kun je ook naar het 'Relaties' menu gaan via: Applicatiebeheer> Algemeen> Relaties. In dit menu kun je filteren op nieuw toegevoegde crediteuren die beoordeeld moeten worden, bestaande crediteuren die zijn aangepast en opnieuw beoordeeld moeten worden of afgekeurde crediteuren (die na afkeuring automatisch op passief worden gezet).
Door de crediteur weer te geven (vergrootglas icoontje) kun je zien wanneer en door wie de crediteur is beoordeeld.
Exporteren van een nieuw toegevoegde crediteur of het bijwerken van een bestaande crediteur
Het hangt van de exportdefinitie af hoe we de nieuw goedgekeurde crediteur binnen een financieel pakket aanmaken, hetzelfde geldt voor het bijwerken van een bestaande crediteur.
Om succesvol crediteuren te kunnen exporteren dient het crediteuren grootboekrekeningnummer ingevuld te worden bij de administratie:
De volgende toevoegingen/wijzigingen zorgen ervoor dat de crediteur opnieuw moet worden beoordeeld:
- Naam
- Zoekcode
- Betalingsconditie
- Land
- Plaats
- Postcode
- E-mailadres
- Adres
- Btw-nummer
- KvK-nummer
- Activeren van een passieve crediteur
- Bankrekeningnummer
- Bankrekeningnummer, wijziging van de standaard bankrekening
- Nummer G-rekening (indien ingeschakeld)
Wijzigen (standaard) bankrekeningnummer
Het wijzigen van een standaard bankrekeningnummer doe je door de volgende stappen te doorlopen:
- Zoek de crediteur op en klik op het vergrootglas om deze weer te geven
- Scroll naar beneden tot aan het onderdeel Bankrekeningen. Klik aan de rechterzijde op het plusteken om een nieuw bankrekeningnummer toe te voegen
- Laat de standaard op Nee staan en sla het nieuwe bankrekeningnummer op
- Mocht dit nieuwe bankrekeningnummer ook de nieuwe standaard bankrekening zijn, dan dien je eerst aan te geven dat het oude bankrekeningnummer niet de standaard is. Dit kun je doen door de bankrekening te bewerken en op te slaan
- Nadat je dit hebt gedaan kun je de nieuwe bankrekeningnummer bewerken en aangeven dat dit de standaard is
- Eventueel kun je nu het oude bankrekeningnummer verwijderen
Related Articles
Een nieuwe crediteur toevoegen tijdens coderen
Afhankelijk van het financiële pakket dat jouw organisatie gebruikt, kun je gebruik maken van het toevoegen van een nieuwe crediteur tijdens het coderen. Mocht je deze optie (het blauwe plusje) niet zien achter het veld 'Crediteur' tijdens het ...Voorregistratie via een webservice
De huidige opzet verzorgt geen optimale aansluiting tussen de Spend Cloud en het financiële systeem, vooral op het vlak van de btw-registratie. De inkoopfactuur wordt namelijk pas aangeboden aan het financiële systeem wanneer deze volledig ...Bij het coderen kan ik de juiste crediteur niet in de lijst vinden, wat kan ik doen?
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom je de juiste crediteur niet kan coderen in een toegevoegde factuur. In dit artikel bespreken we de mogelijkheden. De crediteur moet nog worden toegevoegd in de Spend Cloud Mogelijk gaat het hier om een ...Facturen beoordelen
Via Factuurverwerking / Beoordelen vind je een overzicht van alle facturen die je kunt beoordelen. Deze pagina kun je ook bereiken vanuit de acties op je dashboard. Naast het beoordelen van facturen in de webversie, kun je facturen ook beoordelen in ...Sjablonen toevoegen
Met een sjabloon kun je een factuur ‘voorcoderen’. In een sjabloon leg je een aantal standaard waarden vast betreft een specifieke factuur. Als je vervolgens dit sjabloon selecteert tijdens het coderen worden alle geregistreerde velden automatisch ...