Importdefinities

Met de Spend Cloud is het mogelijk om gegevens zoals crediteuren, grootboekrekeningen, kostendragers, kostenplaatsen en medewerkers met één druk op de knop automatisch toe te voegen. Als je hier gebruik van wilt maken dien je in het menu-onderdeel ‘Importdefinitie’ een importdefinitie toe te voegen.

Importdefinitie toevoegen

Als je een nieuwe importdefinitie wilt toevoegen dan klik je bovenin op de knop ‘Toevoegen’. Vervolgens krijg je het volgende scherm waarin je de verschillende gegevens kunt gaan invoeren. Of je maakt gebruik van de knop "Kopiëren" die zich onder de 3 puntjes helemaal rechts bevind. Dat kan als voordeel hebben dat sommige instellingen zoals in de afbeelding hieronder weergeven al zijn ingevuld. 

Naam

Als eerst kun je een naam opgeven voor de importdefinitie. Gaat het bijvoorbeeld om een crediteuren-import, dan kun je als naam ‘Crediteuren’ opgeven. Vaak is het ook handig om in de naam te benoemen of het om een CSV- of Webservice-import gaat, bijvoorbeeld ‘Crediteuren CSV’. 

1. Type invoer
   

Wil je een CSV- of Excel-bestand importeren? Dan kies je bij type invoer voor ’Normaal’. Maak je gebruik van een Webservice? Dan kies je bij type invoer voor de juiste Webservice. Twijfel je welke type je moet kiezen? Neem dan contact op met onze supportafdeling. 

1. Soort import
   

Bij soort import kun je aangeven wat je precies wilt gaan importeren. Dit kan dus bijvoorbeeld gaan om crediteuren, grootboekrekeningen, kostenplaatsen, medewerkers, kostensoorten etc. 

1. Aantal velden
   

Gaat het om een CSV- of Excel-bestand? Dan moet je ook aangeven hoeveel velden er in het bestand worden gebruikt. Zie je in het bestand bijvoorbeeld dat er 12 kolommen gevuld zijn, dan dien je bij aantal velden ‘12’ op te geven. 

1. Eerste regel importeren
   

Vaak staat in de eerste regel van een bestand aangegeven wat voor informatie je kunt vinden in de kolom zoals een nummer, naam of adres. Dit wil je niet als crediteur importeren en daarom moet je bij eerste regel importeren voor ‘Nee’ kiezen.

Staat er op de eerste regel in het bestand direct een grootboekrekening of crediteur? In dat geval kies je bij eerste regel importeren voor ‘Ja’. 

1. Connector/webservice naam
   

Gaat het om een Webservice-import? Dan kan het voorkomen dat het veld ‘Connector/webservice naam’ naar voren komt. Je dient dan de Connector of Webservice-naam in te vullen van de betreffende import die je wilt gaan uitvoeren. Weet je niet wat je moet invoeren? Neem dan contact op met onze supportafdeling. 

1. Deactiveren voor het importeren
   

Als je bij dit veld kiest voor ‘Ja’ dan zullen wij alle gegevens in de Spend Cloud die niet in het importbestand of de Webservice worden meegegeven, op passief zetten.

Voorbeeld: In de Spend Cloud staat crediteur ‘ProActive Software’ op actief. In het importbestand staat geen ‘ProActive Software’. In de Spend Cloud wordt ‘ProActive Software’ dan op passief gezet.

Als je bij deactiveren voor het importeren voor ‘Nee’ kiest dan zullen de gegevens altijd op actief blijven staan na een import. 

1. Veld met lege waarde
   

Zijn er waardes in het bestand die je wilt overslaan? Dan kun je in het bestand een kolom gebruiken die bedoeld is om regels over te slaan en niet te importeren. Geef bij veld met lege waarde aan welke kolom dit is. Geef vervolgens bij lege waarde aan welke waarde overgeslagen moet worden. 

1. Lege waarde
   

Geef bij dit veld aan bij welke waarde de Spend Cloud een regel in het bestand moet overslaan en niet moet importeren. 

Voorbeeld: heb je bijvoorbeeld bij veld met lege waarde gekozen voor ‘Kolom 8/H’ en bij lege waarde vul je in ‘Niet importeren’, dan zal de Spend Cloud in het bestand bij kolom 8/H kijken of de waarde ‘Niet importeren’ is ingevuld. Als dit het geval is dan wordt de regel overgeslagen en niet geïmporteerd.

Vervolgens klik je op de knop ‘Opslaan’ en je ziet dan in het overzicht dat de importdefinitie succesvol is toegevoegd.

Je bent nog niet klaar. Je moet nu nog aangeven in welke velden in de Spend cloud de waardes uit het bestand/Webservice terecht moeten komen. Als laatste stap dien je daarom nog de veldindeling van de importdefinitie te definiëren.

Veldindeling instellen

Klik op de knop ‘Veldindeling’:

 

Vervolgens krijg je een scherm voor je waarin je de verschillende gegevens kunt gaan invoeren. Voor een crediteuren-import ziet het er bijvoorbeeld zo uit:



Als in het CSV-bestand, met daarin de crediteuren, het nummer wordt meegegeven in ‘Kolom 1/A’ dan kies je bij het veld nummer voor ‘Kolom 1/A’. Wordt de postcode meegegeven in ‘Kolom 7/G’, dan kies je bij het veld postcode voor ‘Kolom 7/G’ etc. Zorg er in ieder geval voor dat alle verplichte velden zijn opgegeven.

Gaat het om een Webservice-import? Dan kun je bij de betreffende velden vaak al kiezen uit verschillende waardes:

Weet je niet precies welke waarde je moet kiezen? Neem dan contact op met onze supportafdeling.

• Related Articles

• Grootboekrekeningen toevoegen en beheren

  In het menu-onderdeel ‘Grootboek’ zie je een overzicht van alle grootboekrekeningen. Je kunt hier ook nieuwe grootboekrekeningen toevoegen en gegevens aanpassen. Grootboekrekeningen toevoegen Bovenaan het grootboekrekeningen-overzicht, staat de knop ...

• Een medewerker toevoegen

  In het menu-onderdeel Medewerkers kun je het medewerkersbestand van jouw organisatie beheren. Afhankelijk van jouw instellingen worden deze gegevens bijgewerkt via een automatische import, of moet je deze handmatig bewerken/aanmaken. Als jouw ...

• Importplanning

  Met de Spend Cloud is het mogelijk om geautomatiseerde imports in te plannen. In het overzicht in het menu-onderdeel ‘Importplanning’, kun je terugvinden wanneer ingestelde imports worden uitgevoerd en kun je nieuwe importplanningen toevoegen of ...

• Kostenplaatsen toevoegen en beheren

  In het menu-onderdeel Kostenplaatsen staan alle kostenplaatsen die in Spend Cloud zijn toegevoegd. Hier kun je handmatig een kostenplaats toevoegen of een lijst met kostenplaatsen importeren. Via het overzicht kun je ook een workflow instellen en ...

• Een nieuwe kostendrager toevoegen

  In het menu-onderdeel Kostendragers, staan alle kostendragers die in Spend Cloud zijn toegevoegd. Hier kun je handmatig een kostendrager toevoegen of kostendragers importeren. Via het overzicht kun je ook organisatorische eenheden en boeken koppelen. ...