Een nieuwe kostendrager toevoegen
In het menu-onderdeel Kostendragers, staan alle kostendragers die in Spend Cloud zijn toegevoegd. Hier kun je handmatig een kostendrager toevoegen of kostendragers importeren. Via het overzicht kun je ook organisatorische eenheden en boeken koppelen. Let op! Kostendragers is een optioneel veld en dient wel te zijn ingeschakeld binnen de configuratie instellingen.
Nieuwe kostendrager toevoegen
Bij het handmatig toevoegen van een nieuwe kostendrager, moet het in te vullen nummer overeenkomen met het nummer in het financiële pakket. Door bij ‘Gebruik als lege waarde’ te kiezen voor ja, wordt deze kostendrager niet meegenomen bij een export naar het financiële pakket. Ook wordt de waarde dan niet overschreven bij een import.
Bovenaan kun je klikken op ‘Opslaan’ om de nieuwe kostendrager definitief toe te voegen.
Als je gebruik maakt van een importdefinitie voor kostendragers, kun je wijzigingen het beste verwerken via de import en deze dus niet handmatig toevoegen of wijzigen.
Kostendragers importeren
Wanneer je gebruik maakt van een importdefinitie voor kostendragers, kun je nieuwe kostendragers toevoegen of bestaande kostendragers bijwerken via een import.
Bovenaan het kostendragers-overzicht staat de knop ‘Importeer kostendragers’. Door op deze knop te klikken, kun je een bestand uploaden met alle kostendragers. Hierdoor worden alle kostendragers die al in Spend Cloud staan aangepast en nieuwe kostendragers toegevoegd.
Indien er gebruik gemaakt wordt van een Webservice, dan hoef je enkel de juiste importdefinitie te kiezen en op 'Importeren' te klikken. Op deze manier worden de gegevens direct via de Webservice opgehaald uit het financieel pakket.
Organisatorische eenheden koppelen
Als jouw organisatie gebruik maakt van de module Factuurverwerking, kun je vanuit het overzicht van Kostendragers verschillende organisatorische eenheden koppelen aan één kostendrager.
- Klik op de drie puntjes achteraan een regel in het menuonderdeel Kostendragers en klik op 'Koppel organisatorische eenheden'.
- Vink vervolgens de organisatorische eenheden aan, die je wilt koppelen. Je kunt ook alle eenheden selecteren door het bovenste hokje in de grijze balk aan te vinken.
- Bevestig vervolgens de koppeling met 'Opslaan' of annuleer via de knop 'Terug'.
Je kunt ook een organisatorische eenheid koppelen aan meerdere kostendragers bij het menuonderdeel Structuur. In het geval van een nieuwe kostendrager is het echter handiger om het hier met meerdere organisatorische eenheden te koppelen. Het is niet mogelijk om koppelingen te maken met passieve organisatorische eenheden.
Zie je deze optie niet? Het kan zijn dat de kostendragers via de configuratie-instellingen niet zijn ingericht per organisatorische eenheid. Deze hoeven hierdoor niet gekoppeld te worden.
Workflow instellen
Als jouw organisatie gebruik maakt van de module Factuurverwerking, kun je vanuit het overzicht van kostendragers een specifieke workflow instellen voor één kostendrager. Dit is handig om de keuzes bij het coderen van facturen te beperken.
- Klik op de drie puntjes achteraan een regel in het menuonderdeel Kostendragers en klik op 'Stel workflow in'.
- Kies vervolgens per Organisatorische eenheid de bijbehorende actie beoordelen of coderen en kies een medewerkers.
- Bevestig vervolgens de koppeling met 'Opslaan' of annuleer via de knop 'Terug'.
Mocht je nou meerdere workflows willen instellen en jullie Spend Cloud omgeving heeft de import definitie "Kostendragers (workflow)". Dan is het ook mogelijk om meerdere kostenplaats workflows met een csv-bestand in te stellen. De indeling van de velden voor het csv-bestand vind je bij de importdefinitie.
Koppel boeken
Als jouw organisatie gebruik maakt van de module Kas & Pas, kun je vanuit het overzicht van kostendragers boeken koppelen aan één kostendrager, zodat deze kostendrager beschikbaar is in het betreffende boek.
- Klik op de drie puntjes achteraan een regel in het menuonderdeel kostendragers en klik op 'Koppel boeken'.
- Vink vervolgens de boeken aan die je wilt koppelen. Je kunt ook alle boeken selecteren door het bovenste hokje in de grijze balk aan te vinken.
- Bevestig vervolgens de koppeling met 'Opslaan' of annuleer via de knop 'Terug'.
Verwijderen / Passief zetten kostendrager
Door te klikken op het kruisje / potloodje, kun je de kostendrager verwijderen of bewerken. Wij raden altijd aan om stamgegevens niet te verwijderen maar op passief te zetten. Om de kostendrager op passief te zetten moet je in dit geval klikken op het potloodje en vervolgens de status omzetten naar 'passief'.
Related Articles
Kostenplaatsen toevoegen en beheren
In het menu-onderdeel Kostenplaatsen staan alle kostenplaatsen die in Spend Cloud zijn toegevoegd. Hier kun je handmatig een kostenplaats toevoegen of een lijst met kostenplaatsen importeren. Via het overzicht kun je ook een workflow instellen en ...Grootboekrekeningen toevoegen en beheren
In het menu-onderdeel ‘Grootboek’ zie je een overzicht van alle grootboekrekeningen. Je kunt hier ook nieuwe grootboekrekeningen toevoegen en gegevens aanpassen. Grootboekrekeningen toevoegen Bovenaan het grootboekrekeningen-overzicht, staat de knop ...Een medewerker toevoegen
In het menu-onderdeel Medewerkers kun je het medewerkersbestand van jouw organisatie beheren. Afhankelijk van jouw instellingen worden deze gegevens bijgewerkt via een automatische import, of moet je deze handmatig bewerken/aanmaken. Als jouw ...Structuur
In het menu Applicatiebeheer / Organisatie / Structuur vind je een overzicht van jouw organisatiestructuur zoals deze is vastgelegd in de Spend Cloud. In de structuur wordt de hiërarchie vastgelegd tussen alle locaties en/of afdelingen binnen jouw ...Rollen
Het rollen-overzicht is terug te vinden in het Applicatiebeheer van het menu-onderdeel Organisatie. Het overzicht geeft inzicht in alle rollen binnen Spend Cloud. In een rol is vastgelegd welke rechten een medewerker heeft op een bepaalde ...