Een nieuwe kostendrager toevoegen

In het menu-onderdeel Kostendragers, staan alle kostendragers die in Spend Cloud zijn toegevoegd. Hier kun je handmatig een kostendrager toevoegen of kostendragers importeren.  Via het overzicht kun je ook organisatorische eenheden en boeken koppelen. Let op! Kostendragers is een optioneel veld en dient wel te zijn ingeschakeld binnen de configuratie instellingen. Wil je hier gebruik van maken? Neem dan contact op met je implementatieconsultant, of de supportafdeling (alleen voor applicatiebeheerders).

Nieuwe kostendrager toevoegen

Bij het handmatig toevoegen van een nieuwe kostendrager, moet het in te vullen nummer overeenkomen met het nummer in het financieel pakket. Door bij ‘Gebruik als lege waarde’ te kiezen voor ja, wordt deze kostendrager niet meegenomen bij een export naar het financiële pakket. Ook wordt de waarde dan niet overschreven bij een import. 

Bovenaan kun je klikken op ‘Opslaan’ om de nieuwe kostendrager definitief toe te voegen. 

Als je gebruik maakt van een importdefinitie voor kostendragers, kun je wijzigingen het beste verwerken via de import en deze dus niet handmatig toevoegen of wijzigen.

Kostendragers importeren

Wanneer je gebruik maakt van een importdefinitie voor kostendragers, kun je nieuwe kostendragers toevoegen of bestaande kostendragers bijwerken via een import.

 

Bovenaan het kostendragers-overzicht staat de knop ‘Importeer kostendragers’. Door op deze knop te klikken, kun je een bestand uploaden met alle kostendragers. Hierdoor worden alle kostendragers die al in Spend Cloud staan aangepast en nieuwe kostendragers toegevoegd.

Indien er gebruik gemaakt wordt van een Webservice, dan hoef je enkel de juiste importdefinitie te kiezen en op 'Importeren' te klikken. Op deze manier worden de gegevens direct via de Webservice opgehaald uit het financieel pakket.

​

Organisatorische eenheden koppelen

Als jouw organisatie gebruik maakt van de module Factuurverwerking, kun je vanuit het overzicht van Kostendragers verschillende organisatorische eenheden koppelen aan één kostendrager.  

1. Klik op de drie puntjes achteraan een regel in het menuonderdeel Kostendragers en klik op 'Koppel organisatorische eenheden'.
   
2. Vink vervolgens de organisatorische eenheden aan, die je wilt koppelen. Je kunt ook alle eenheden selecteren door het bovenste hokje in de grijze balk aan te vinken.
3. Bevestig vervolgens de koppeling met 'Opslaan' of annuleer via de knop 'Terug'. 
   

Je kunt ook een organisatorische eenheid koppelen aan meerdere kostendragers bij het menuonderdeel Structuur. In het geval van een nieuwe kostendrager is het echter handiger om het hier met meerdere organisatorische eenheden te koppelen. Het is niet mogelijk om koppelingen te maken met passieve organisatorische eenheden.

Zie je deze optie niet? Het kan zijn dat de kostendragers via de configuratie-instellingen niet zijn ingericht per organisatorische eenheid. Deze hoeven hierdoor niet gekoppeld te worden.

Workflow instellen

Als jouw organisatie gebruik maakt van de module Factuurverwerking, dan kun je vanuit het kostendrager overzicht een specifieke workflow instellen voor één kostendrager . Zo kan je voor iedere kostendrager automatisch een organisatorische eenheid, actie en medewerker of groep laten vullen. Werkt jouw Spend Cloud omgeving met meerdere administraties? Dan kun je voor iedere kostendrager een workflow per administratie instellen.

1. Klik op de drie puntjes achter een regel in het menuonderdeel kostendragers en klik op 'Stel workflow in'.
2. Kies vervolgens de Organisatorische eenheid, de gewenste actie en, wanneer er geen groepsactie is gekozen, een medewerker. Het veld medewerker kan ook leeg gelaten worden indien het gewenst is dat er wel een vaste organisatorische eenheid wordt ingevuld bij een kostendrager, maar geen specifieke medewerker.
3. Bevestig vervolgens de koppeling met 'Opslaan'.

Indien je meerdere workflows wilt instellen is het ook mogelijk om meerdere kostendrager-workflows met een bestand in te importeren. Indien er geen importdefinitie beschikbaar is kun je deze zelf inrichten. Meer informatie over hoe je een importdefinitie inricht voor een csv-bestand lees je in het volgende artikel: Importdefinities

Er kunnen op basis van verschillende invoervelden workflows worden ingesteld. Hier zit een vaste hiërarchie in, wat erin kan resulteren dat de gegevens die automatisch zijn ingevuld door de workflow worden overschreven door het vullen van een ander veld. De hiërarchie is als volgt, van hoog naar laag: kostenplaats - > grootboekrekening -> kostendrager -> vrij veld één, twee en drie. In de praktijk betekent dit het volgende: Als je eerst een kostendrager invult met een workflow, en vervolgens een grootboekrekening met een workflow, dan zal de kostendrager workflow worden overschreven door die van de grootboekrekening. De automatisch ingevulde velden van de grootboekrekening worden uiteindelijk toegepast. Andersom gebeurt dit dus niet; als je een grootboekrekening invult met een workflow, en daarna een kostendrager, zal de workflow van de kostendrager niet worden toegepast als er al een workflow van de grootboekrekening is toegepast.

Koppel boeken

Als jouw organisatie gebruik maakt van de module Kas & Pas, kun je vanuit het overzicht van kostendragers boeken koppelen aan één kostendrager, zodat deze kostendrager beschikbaar is in het betreffende boek. 

1. Klik op de drie puntjes achteraan een regel in het menuonderdeel kostendragers en klik op 'Koppel boeken'. 
   
2. Vink vervolgens de boeken aan die je wilt koppelen. Je kunt ook alle boeken selecteren door het bovenste hokje in de grijze balk aan te vinken. 
   
3. Bevestig vervolgens de koppeling met 'Opslaan' of annuleer via de knop 'Terug'. 
   

Verwijderen / Passief zetten kostendrager

Door te klikken op het kruisje / potloodje, kun je de kostendrager verwijderen of bewerken. Wij raden altijd aan om stamgegevens niet te verwijderen maar op passief te zetten. Om de kostendrager op passief te zetten moet je in dit geval klikken op het potloodje en vervolgens de status omzetten naar 'passief'.

• Related Articles

• Kostenplaatsen toevoegen en beheren

  In het menu-onderdeel Kostenplaatsen staan alle kostenplaatsen die in Spend Cloud zijn toegevoegd. Hier kun je handmatig een kostenplaats toevoegen of een lijst met kostenplaatsen importeren. Via het overzicht kun je ook een workflow instellen en ...

• Een medewerker toevoegen

  In het menu-onderdeel Medewerkers kun je het medewerkersbestand van jouw organisatie beheren. Afhankelijk van jouw instellingen worden deze gegevens bijgewerkt via een automatische import, of moet je deze handmatig bewerken/aanmaken. Als jouw ...

• Vrije velden

  In de Spend Cloud kun je verschillende verbijzonderingen gebruiken voor het coderen van facturen, contracten en orders. Standaard hebben we grootboekrekeningen, kostenplaatsen en kostendragers (optioneel) beschikbaar. Daarnaast hebben we nog 3 vrije ...

• Structuur

  In het menu Applicatiebeheer / Organisatie / Structuur vind je een overzicht van jouw organisatiestructuur zoals deze is vastgelegd in de Spend Cloud. In de structuur wordt de hiërarchie vastgelegd tussen alle locaties en/of afdelingen binnen jouw ...

• Rollen

  Het rollen-overzicht is terug te vinden in het Applicatiebeheer van het menu-onderdeel Organisatie. Het overzicht geeft inzicht in alle rollen binnen Spend Cloud. In een rol is vastgelegd welke rechten een medewerker heeft op een bepaalde ...