Wat te doen als je een probleem bij het importeren of exporteren ervaart

Wat te doen als je een probleem bij het importeren of exporteren ervaart

Wanneer je met Spend Cloud werkt is er meestal een koppeling tussen jouw Spend Cloud omgeving en een financieel pakket zoals een ERP-systeem of boekhoudpakket. Bij het uitwisselen van gegevens tussen de verschillende pakketten kan er soms een foutmelding ontstaan. In dit artikel leggen we aan de hand van een aantal tips uit hoe je een foutmelding onderzoekt en wat je kunt doen om dit te verhelpen.

Notes
Hieronder lees je een samenvatting van alle door te lopen stappen. Wil je meer achtergrond informatie over de stappen? Lees dan onder de samenvatting verder.

De stappen samengevat

Je ervaart een foutmelding bij het importeren of exporteren:
  1. Werken andere items wel, bijvoorbeeld een ander type import, of het exporteren van een ander boek of factuur?
    1. Ja: De foutmelding is vrijwel altijd de terugkoppeling die je financiële pakket aan ons doorgeeft bij het aanbieden van het item. Zoek (een deel van) de foutmelding op binnen DIRK of raadpleeg andere bronnen via Google. Bekijk de artikelen met veelvoorkomende foutmelding ook via: Facturen exporteren (links naar diverse financiële pakketten) óf Boeken exporteren (links naar diverse financiële pakketten)
    2. Nee: Wanneer je met meerdere administraties werkt, controleer of het exporteren van items wel binnen een andere administratie werkt.
      1. Je werkt met meerdere administraties en daar ontstaat de foutmelding niet: Controleer de administratie-instellingen zowel in Spend Cloud als je financiële pakket. Zorg dat gegevens zoals het administratie-nummer en dagboeknummers kloppen. Tip: Vergelijk de instellingen van meerdere administraties in beide pakketten met elkaar. Constateer je een afwijking? Pas de gegevens aan en probeer het opnieuw. Ontstaat er een foutmelding op de btw?
        1. Nieuwe administratie: Bij sommige pakketten moet je in het geval van een nieuwe administratie de verbinding tussen Spend Cloud en je financiële pakket opnieuw opzetten. Werk je met Visma.net Financials en zijn er meerdere bedrijven / Visma.net omgevingen? Lees dan het volgende artikel: Visma.net Service API. Werk je met een pakket waarbij de autorisatie tussen Spend Cloud en je pakket plaats vindt op basis van een token, zoals Exact Online of Twinfield? Lees dan het volgende artikel: Access tokens beheren voor de koppeling tussen SC en je financiële pakket.
          Krijg je een foutmelding over BTW? Controleer de instellingen zowel in je financiële pakket als in de Spend Cloud. Vergelijk eventueel de gegevens met die van andere administraties. Binnen de administratie-instellingen kun je, indien van toepassing, een btw-rekening invullen. In andere gevallen kan het per btw-code worden ingesteld. Lees ook: een btw-percentage beheren
      2. Je werkt met meerdere administraties en daar ontstaat de foutmelding ook, of je werkt met maar één administratie in Spend Cloud: Ga naar de volgende stap.
  2. Werken andere items niet, en ook niet in andere administraties indien van toepassing?
    1. Ga na of er recentelijk grote wijzigingen zijn doorgevoerd, denk bijvoorbeeld aan het gebruik van nieuwe Btw-codes of een nieuw inkoopdagboek. Ga na of hier recentelijk zaken in zijn gewijzigd. Als je dit zelf niet weet, vraag het dan intern na, bijvoorbeeld bij een beheerder van je financiële applicatie, of een projectleider wanneer jullie recentelijk consultancy hebben afgenomen om aan de inrichting te werken. Maar ook andere technische wijzigingen zoals een data- of servermigratie. Tip: Download het exportbestand van de factuur of het boek dat je probeert de exporteren zodat je het technische verzoek en reactie van je financiële pakket kunt analyseren en delen met je ICT-partner of beheerder van je financiële pakket via Factuurverwerking / Exporteren > Exportbestanden (of Kas & Pas/ Exporteren) d.m.v. de drie puntjes aan de rechterkant van het scherm.
      1. Wanneer hier gegevens zijn gewijzigd dient dit ook in de Spend Cloud aangepast te worden. Zo kun je binnen de administratie-instellingen van Spend Cloud belangrijke gegevens wijzigen zoals een inkoop dagboeknummer en btw-rekening. Lees ook het volgende artikel over de administratie-instellingen in de Spend Cloud: Een administratie beheren
      2. Werk je met een pakket waarbij de autorisatie tussen Spend Cloud en je pakket plaats vindt op basis van een token, zoals Exact Online of Twinfield? Lees dan het volgende artikel: Access tokens beheren voor de koppeling tussen SC en je financiële pakket.
    2. Werk je met een ander pakket dan bovengenoemde of ervaar je met een nieuw token nog steeds een foutmelding? Bekijk dan het artikel van het pakket dat jij gebruikt en neem dit, eventueel samen met je ICT-partner of beheerder van je financiële pakket door en controleer of alles is ingericht zoals omschreven. Bekijk de artikelen met veelvoorkomende foutmelding ook via: Facturen exporteren (links naar diverse financiële pakketten) óf Boeken exporteren (links naar diverse financiële pakketten)

Toelichting op de te doorlopen stappen

Stel vast of het een probleem met de verbinding is of een inhoudelijke foutmelding

Het eerste wat je wilt weten is of de foutmelding een gevolg is van een (algemeen) verbindingsprobleem, of dat het een inhoudelijke foutmelding over een specifiek item gaat. 

Voorbeeldsituatie één. Je exporteert een factuur of boek, de export mislukt en je leest een foutmelding over een specifiek item zoals:

"Grootboekrekening niet toegestaan of ontbreekt"
"Btw-code niet correct"
"Periode is afgesloten/boeken in periode X niet toegestaan"

Voorbeeldsituatie twee. Je exporteer een factuur of boek, de export mislukt en je leest een algemene foutmelding zoals:
"Geen verbinding mogelijk met de server"
"Geen reactie ontvangen"
"Error in het/tijdens Soap/XML verzoek"

Info
Houd er rekening mee dat foutmeldingen bijna altijd een bericht is dat wij ontvangen vanuit het pakket waar naar wordt geëxporteerd. Dergelijke foutmeldingen worden dan ook regelmatig in het Engels ontvangen omdat software in het Engels geprogrammeerd is.

Een probleem met een specifiek item, of een algemeen probleem?

Na het lezen van de foutmelding wil je weten, (met name bij een melding die past bij situatie twee) of er een breder probleem is, of dat dit alleen bij een specifiek item gebeurt. Hoe kom je hierachter? Bijvoorbeeld door een ander item te exporteren, of (andere) gegevens te importeren. Werkt de import wel, en lukt het om andere items te exporteren? Dan betreft het waarschijnlijk een inhoudelijk probleem met het item wat je probeert te exporteren. Wij hebben veel voorkomende foutmeldingen (en oplossingen) voor een aantal veelgebruikte financiële pakketten binnen DIRK gedocumenteerd, je kunt een link naar deze pakketten vinden in de volgende artikelen. Let op: Deze artikelen bevatten zowel oplossingen voor problemen met het exporteren van een specifiek item, als algemene problemen met de verbinding!


Idea
Tip: Typ (een deel van) je foutmelding in de zoekbalk van DIRK, de kans is groot dat we de foutmelding gedocumenteerd hebben en er een oplossing beschikbaar is. Kun je de foutmelding niet vinden binnen DIRK? Zoek (een deel van) de foutmelding dan op via Google. De meeste financiële pakketten hebben zelf bekende foutmeldingen vaak ook gedocumenteerd en kunnen jou aan hun kant verder helpen met het verhelpen van een foutmelding.
Idea
Tip 2: Via het onderdeel Factuurverwerking / Exporteren of  Kas & Pas / Exporteren kun je via de knop Exportbestanden het bestand downloaden met het technische verzoek(request) en reactie(response) van de export van de factuur of het boek. Klik op de drie puntjes naast het bestand om deze te downloaden. Exportbestanden zijn in sommige gevallen een CSV-bestand, maar meestal in XML of JSON (.txt) formaat, deze kun je openen in diverse programma's, waaronder Google Chrome en Microsoft Edge. De bestanden zijn wat technisch van aard, maar de opbouw en inhoud zijn vaak te vergelijken met een factuur. Het begint met wat algemene gegevens zoals de administratie en datum, daarna komt de kop van de factuur en vervolgens de regels. Zoek de waarde waar een foutmelding op wordt gegeven, en vergelijk deze met andere facturen die wel zijn geëxporteerd. Wat is er anders dan bij een eerdere succesvole export? Je kunt deze exportbestanden ook delen met de beheerder van je financiële pakket of consultancy partner om de foutmelding te analyseren.

Een algemeen probleem binnen de module of met de webservice?

Als de foutmelding bij meerdere items ontstaat is er wellicht een algemeen probleem. Ook dan is het belangrijk om het onderscheid te zoeken: Werkt de import wel? Dan is het waarschijnlijk een probleem binnen de module of wel een probleem met het wegschrijven van gegevens door Spend Cloud. Het is goed om te weten dat, net als gebruikers binnen één applicatie dan applicaties onderling vaak ook gegevens uit mogen wisselen op basis van specifieke bevoegdheden of rechten. Dat er verbinding is tussen twee applicaties, betekent niet dat alles door beide is toegestaan. Vaak wordt er door middel van gescheiden bevoegdheden vastgelegd of een applicatie gegevens mag opvragen (bijvoorbeeld voor het importeren van stamgegevens) en of een applicatie gegevens mag toevoegen/bijwerken (bijvoorbeeld voor het toevoegen van facturen, financiële gegevens wegschrijven in een dagboek enz.).

Wanneer een foutmelding bij meerdere items ontstaat, maar het importeren van stamgegevens wel werkt, dan is er wel een werkende verbinding, maar zijn er mogelijk gegevens gewijzigd in je financiële pakket die niet overeenkomen met de Spend Cloud. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van nieuwe Btw-codes of een nieuw inkoopdagboek. Ga na of hier recentelijk zaken in zijn gewijzigd. Als je dit zelf niet weet, vraag het dan intern na, bijvoorbeeld bij een beheerder van je financiële applicatie, of een projectleider wanneer jullie recentelijk consultancy hebben afgenomen om aan de inrichting te werken. Wanneer hier gegevens zijn gewijzigd dient dit ook in de Spend Cloud aangepast te worden. Zo kun je binnen de administratie-instellingen van Spend Cloud belangrijke gegevens wijzigen zoals een inkoop dagboeknummer  en transitorische rekening. Ook kun je hier een btw-rekening aanpassen, maar in sommige gevallen wordt dit op btw-code-niveau geregeld. Mocht een btw-rekening niet van toepassing zijn, bekijk dan de instellingen van de gekozen btw-code. Lees ook het volgende artikel over de administratie-instellingen in de Spend Cloud: Een administratie beheren én een btw-percentage beheren.

Nieuwe administratie

Als je een nieuwe administratie hebt aangemaakt, dienen er een aantal zaken ingericht te worden voor je verbinding kunt maken. Dit verschilt per financieel pakket, maar een aantal zaken zijn hetzelfde. Zo dien je de gegevens in te vullen in de administratie-instellingen, een belangrijk gegeven is het nummer in het financiële pakket. Dit veld kun je invullen bij het bewerken van de administratie in Spend Cloud, en is het nummer dat wij aanroepen om verbinding te maken met de administratie in je financiële pakket. Zorg dat deze gegevens correct worden ingevuld.

Idea
Tip: Vergelijk de ingevulde gegevens met die van een andere actieve administratie. Zo kun je snel zien welke gegevens noodzakelijk zijn om in te vullen.

In sommige gevallen moeten er aanvullende acties ondernomen worden om de koppeling met een nieuwe administratie werkend te krijgen. Wanneer je met Visma.net Financials werkt en met meerdere bedrijven werkt, moet er een nieuwe koppeling worden opgezet. In het volgende artikel lees je hoe je dit doet: Visma.net - koppelen via Service API. Werk je met een Financieel pakket waarbij de autorisatie van Spend Cloud op basis van een token is, zoals Exact Online en Accountview? Lees dan het volgende artikel: Access tokens voor koppeling met financieel pakket beheren in de Spend Cloud én aanvullend voor Exact Online: Exact koppelingen. Werk je met Exact Globe? Dan moet de gebruiker die ingericht is voor de verbinding toegang krijgen tot de database van de nieuwe administratie. Dit dient uitgevoerd te worden door de beheerders van de server waar Exact op draait of je ICT-partner. Lees het volgende artikel én neem de installatiehandleiding door die bij de installatie van de Exact Globe webservice is aangeleverd: Koppeling Exact Globe.

Een algemeen probleem met de webservice

Krijg je bij het exporteren van alle items en bij het importeren een foutmelding? Dan is er wellicht een algemeen probleem met de verbinding. Ook hierbij is het weer belangrijk om na te gaan of er recentelijk onderhoud is gepleegd aan de webservice, denk bijvoorbeeld aan een data- of servermigratie, of het wijzigen van belangrijke gegevens in je administratie. Ga na bij wie dit heeft uitgevoerd of alle noodzakelijke stappen zijn doorlopen die nodig zijn om een verbinding tot stand te brengen. Voor een aantal financiële pakketten hebben we instructie-artikelen die doorlopen dienen te worden bij het opzetten van een koppeling tussen Spend Cloud en je financiële pakket. Raadpleeg het artikel van jouw pakket voor meer informatie en stuur deze eventueel door naar de beheerder van je financiële pakket.

Idea
Tip: Werk je met een financieel pakket dat op een lokale server is geïnstalleerd, zoals Exact Globe? Dan kan het zo zijn dat het probleem wordt veroorzaakt door een probleem op de server waar je financiële pakket op is geïnstalleerd. Je merkt dan zelf niets wanneer je hierin werkt, maar bij het uitwisselen van gegevens kan er geen verbinding gemaakt worden, omdat bijvoorbeeld de server niet bereikbaar is. Neem in het geval van een probleem dan ook altijd contact op met de beheerder van de server. 

AFAS

Visma.net Financials

Exact (Financials, Globe of Online)

Twinfield

Accountview

    • Related Articles

    • Medewerkers- en rollen-import

      In dit artikel staat beschreven hoe een medewerkers- en een rollen-import ingericht kan worden in de Spend Cloud. De combinatie van beide imports zorgt voor een automatisering in het gebruikersbeheer van de Spend Cloud. Medewerkersimport Bij een ...

    • Wat kan ik als beheerder doen als het een collega niet lukt om in te loggen?

      Het kan zijn dat een gebruiker ergens tegenaan loopt met inloggen en zich bij jou meldt. In dit artikel delen we wat je dan als applicatiebeheerder kunt doen. Afhankelijk van de keuze van jouw organisatie kan de gebruiker op twee manieren inloggen: ...

    • Wat te doen als een medewerker een langere periode niet beschikbaar is of uit dienst treedt

      Er kunnen diverse redenen zijn als een medewerker tijdelijk niet beschikbaar is in de Spend Cloud. Wanneer een medewerker een korte periode (lees: dagen tot enkele weken) niet beschikbaar is bijvoorbeeld door ziekte of vakantie, kun je de gebruiker ...

    • Importdefinities

      Met de Spend Cloud is het mogelijk om gegevens zoals crediteuren, grootboekrekeningen, kostendragers, kostenplaatsen en medewerkers met één druk op de knop automatisch toe te voegen. Als je hier gebruik van wilt maken dien je in het menu-onderdeel ...

    • Coderingsmatrix importeren

      Coderingsmatrix via CSV importeren Voor het inlezen van verbijzonderingen met administratie "Uit bestand" moet het volgende in het bestand vermeld staan: Het bestand voor kostenplaats verbijzonderingen: Administratienummer ; Grootboekrekeningnummer; ...