Medewerkers en rollen importeren met de AFAS webservice

Bij een organisatie met een groot aantal medewerkers komen indienst- en uitdiensttredingen van medewerkers regelmatig voor. Als medewerkers in AFAS worden bijgehouden, kunnen deze in Spend Cloud worden geïmporteerd via de webservice. Dit scheelt veel handmatig werk.

Meer over de basis van medewerkers importeren in de Spend Cloud, lees je hier. In het artikel dat je nu voor je hebt, lichten we toe hoe dit specifiek i.c.m. AFAS in zijn werk gaat.

Medewerkers importeren

GetConnectoren in AFAS zorgen ervoor dat bepaalde gegevens opgevraagd kunnen worden. Om medewerkers te kunnen importeren, kan de GetConnector 'ProActive_employees' in AFAS worden ingelezen. Je kunt deze hier downloaden.

Meer over het inlezen van GetConnectoren in AFAS kun je in dit artikel vinden. 

Is de GetConnector ingelezen, zorg dan dat deze in AFAS een ingebouwde filter krijgt, zodat alleen de relevante medewerkers in de Spend Cloud worden geïmporteerd. Op deze pagina op de website van AFAS lees je hoe je deze filter kunt instellen. Zorg er met deze filter voor dat alleen medewerkers worden meegegeven met een:

1. AFAS gebruikersnaam
2. E-mailadres
3. Achternaam
4. Uit dienst datum leeg of een uit dienst datum in de toekomst. Zorg ervoor datmedewerkers met een uit dienst datum in het verleden niet worden meegegeven

Stel daarnaast in dat medewerkers die onverhoopt meerdere keren voorkomen, maar één keer worden meegegeven. 

Nadat de GetConnector is ingelezen en de filter juist is ingesteld, dien je een importdefinitie aan te maken. Klik in Applicatiebeheer / Algemeen / Importdefinities op 'Toevoegen' en geef deze een logische naam, bijvoorbeeld 'Medewerkers uit AFAS'. Kies bij 'Type invoer' voor 'AFAS Getconnector'. Geef onderin de naam van de Connector op: 'ProActive_employees'.  Bij 'Soort import' kies je voor 'Medewerkers'.

Kies bij 'Deactiveren voor het importeren' 'Ja'. Alle medewerkersaccount die niet meekomen met de import, worden op passief gezet. Op die manier blijft het medewerkersbestand in de Spend Cloud actueel.

Klik op 'Opslaan.

Kies nu in het overzicht de tandwieltjes bij de importdefinitie om de import verder te definiëren:

Geef nu de velden aan waarin de Spend Cloud via de GetConnector de waarden kan ophalen:

Het komt in AFAS vaak voor dat niet specifiek een gebruikersnaam wordt gebruikt bij een medewerker, maar een nummer (zoals het voorbeeld hierboven) of een e-mailadres. In het laatste geval moet via de GetConnector twee keer het e-mailadres worden meegegeven. Dat ziet er dan zo uit in de veldindeling:

Het medewerkersaccount ziet er in de Spend Cloud daarna zo uit:

Rollen importeren 

Het is ook mogelijk om met de webservice tussen de Spend Cloud en AFAS rollen te importeren. Wanneer je hiervan gebruik maakt, zal het ook nog mogelijk blijven om handmatig rollen toe te voegen.

Connector aanmaken in AFAS

Om rollen te kunnen importeren, zal in AFAS een Connector aangemaakt moeten worden waarin drie waarden zijn opgenomen: 

- de naam van de organisatorische eenheid 

- de gebruikersnaam van de medewerker 

- de code van het functieprofiel

Een eerste stap voor het configureren voor de medewerker rollen in de Spend Cloud is het vaststellen of het haalbaar is om de rollen met functieprofielen te standaardiseren.

Bovenstaande gegevens zullen in AFAS exact overeen moeten komen met hoe dit in de Spend Cloud staat geregistreerd. Dus de code van het functieprofiel zoals deze in de Spend Cloud bekend is bijvoorbeeld, zal overeen moeten komen met de code die vanuit AFAS meekomt.

AFAS heeft officiële documentatie waarin beschreven staat hoe je connectoren en app‑connectoren kunt gebruiken en instellen, inclusief achtergrond over het koppelen van externe software via Get/Update Connectoren. Omdat het aanmaken van de connector iets is dat in AFAS moet gebeuren, wijden wij er in onze documentatie niet teveel over uit. Voor hulp hierin verwijzen we je heel graag naar AFAS of de contactpersoon van de organisatie die jullie AFAS beheert.

Importdefinitie in de Spend Cloud

Is de connector aangemaakt in AFAS, dan kun je een importdefinitie aanmaken in de Spend Cloud. Klik in Applicatiebeheer / Algemeen / Importdefinities op 'Toevoegen' en geef deze een logische naam, bijvoorbeeld 'Rollen uit AFAS'. Kies bij 'Type invoer' voor 'AFAS Getconnector'. Geef onderin de naam van de Connector op zoals je die in AFAS hebt aangemaakt. Bij 'Soort import' kies je voor 'Rollen op basis van functieprofiel'. Klik op 'Opslaan.

Kies nu de tandwieltjes bij de importdefinitie om de import verder te definiëren:

Je gaat nu aangeven waar de Spend Cloud de benodigde waarden kan uitlezen. De waarden die je hier kiest, baseer je op hoe je de GetConnector in AFAS hebt ingericht. Zie hier een voorbeeld van hoe dit eruit kan zien:

Kies de juiste waarden en klik op 'Opslaan'. Je kunt nu een eerste import draaien. Controleer of de rollen juist in de Spend Cloud verschijnen. 

De optie 'Deactiveren voor het importeren' is voor deze import niet beschikbaar. Als je bij dit veld kiest voor ‘Ja’ dan zullen wij alle gegevens in de Spend Cloud die niet in het importbestand of de Webservice worden meegegeven, op passief zetten. Zou dit aangezet worden en er gaat iets mis met het importeren van de rollen, worden alle bestaande rollen in de Spend Cloud gepassiveerd. Dat zou ook betekenen dat alle gebruikers geen acties meer kunnen uitvoeren. Omdat dat erg risicovol is, is de optie niet beschikbaar.

Foutmelding bij het importeren van rollen

Als de import werkt, krijg je mogelijk alsnog een foutmelding bij het importeren. We lichten hier twee mogelijke meldingen toe.

'Meldingen actie "Op enkele regels ontbreken verplichte velden. De regels met fouten zijn genegeerd".
Onder deze melding zie je de waarden waar het om gaat. Een voorbeeld is dat een waarde niet bestaat of dubbel voorkomt. In dat geval weet de Spend Cloud niet welke waarde te gebruiken. Als AFAS bijvoorbeeld een organisatorische eenheid meegeeft die in de Spend Cloud niet voorkomt, weet de software niet waar de rol moet komen te 'hangen'. 

Meldingen actie "Op enkele regels ontbreken verplichte velden. De regels met fouten zijn genegeerd"
In dit geval heeft de medewerker al een conflicterende rol op de organisatorische eenheid waar de nieuwe rol voor wordt meegegeven. Om die reden kan de nieuwe rol niet worden geïmporteerd. 

• Related Articles

• Spend Cloud in combinatie met AFAS

  Algemeen Via de Spend Cloud hebben we de mogelijkheid om te koppelen met AFAS via een directe koppeling ( webservice). Via deze koppeling kunnen we stamgegevens (crediteuren, kostenplaatsen, etc.) importeren in de Spend Cloud en facturen + boekingen ...

• AFAS - Overstappen naar vernieuwde exportlogica

  Voor de module Factuurverwerking heeft Spend Cloud een vernieuwde exportlogica ontwikkeld met AFAS ( 997 - Customisable - Afas). De vernieuwde AFAS export werkt middels de nieuwste technieken via de AFAS REST API. Dit zorgt ervoor dat de export beter ...

• Aan de kant van AFAS de webservice instellen

  Voor de webservice tussen de Spend Cloud en AFAS Profit moet een App Connector toegevoegd worden aan de Afas-omgeving. Voor meer informatie zie help.afas.nl Gebruikersgroep in AFAS aanmaken In AFAS moet een gebruikersgroep beschikbaar zijn voor ...

• Visma.net Financials Webservice

  Algemeen In dit artikel zullen alle instellingen en aandachtspunten met betrekking tot de koppeling met Visma.net Financials worden besproken. Eerst zullen de algemene onderdelen, die zowel invloed hebben op Factuurverwerking als Kas & Pas, worden ...

• Eigenschappen Webservice

  De Spend Cloud biedt naast de reguliere koppeling middels uitwisseling van bestanden voor een select aantal financiële pakketten een geavanceerde webservice koppeling. Met een webservice is het mogelijk dat de Spend Cloud rechtstreeks communiceert ...