Structuur

Structuur

In het menu Applicatiebeheer / Organisatie / Structuur vind je een overzicht van jouw organisatiestructuur zoals deze is vastgelegd in de Spend Cloud. In de structuur wordt de hiërarchie vastgelegd tussen alle locaties en/of afdelingen binnen jouw organisatie. Dit overzicht van organisatorische eenheden is om die reden het uitgangspunt voor de werking van Spend Cloud en daarmee een belangrijk onderdeel van de inrichting.

Wat is een organisatorische eenheid? 

Een afdeling en/of locatie binnen een bedrijf noem je in de Spend Cloud een organisatorische eenheid. De organisatorische eenheden worden in de structuur weergegeven in een boomstructuur. Dit betekent dat de hoogste organisatorische eenheid de afdeling is met de meeste bevoegdheden binnen de organisatie. Meestal is dit de organisatorische eenheid waar de directie op wordt toegevoegd, of bijvoorbeeld leden van de Raad van Bestuur. Wanneer de bovenste organisatorische eenheid is opengeklapt (door te klikken op de plus links) zie je een overzicht van alle organisatorische eenheden die hier weer onder vallen. 
 
Wij raden aan om voorzichtig om te gaan met het bewerken van de structuur. Zoals hierboven beschreven, wordt de structuur gebruikt om de hiërarchie te bepalen binnen een organisatie. Met het bewerken/verwijderen van organisatorische eenheden, kunnen er mogelijk wijzigingen worden doorgevoerd in de hiërarchie die niet wenselijk zijn. Denk daarom goed na over de mogelijke gevolgen van de wijzigingen.
 
Structuur-overzicht

Vanaf de overzichtspagina kun je de huidige structuur bekijken, bewerken of onderdelen verwijderen. 

Door op het vergrootglas-icoon achteraan een regel te klikken, kun je de gegevens van een organisatorische eenheid bekijken. Door bovenaan de pagina ‘Bewerken’ te klikken of vanuit het overzicht op het potlood-icoon te klikken, kun je deze gegevens aanpassen. Je kunt bijvoorbeeld de naam van een OE (organisatorische eenheid) wijzigen of de status van de eenheid op ‘Passief’ of ‘Actief’ zetten. Als je kiest voor ‘Passief’, dan kun je deze eenheid niet meer gebruiken. Het passief maken van een organisatorische eenheid is alleen van toepassing op de huidige eenheid; onderliggende eenheden worden niet automatisch op passief gezet. 

De optie ‘verwijderen’ is te vinden door op de drie puntjes te klikken aan het einde van een regel. 

Vanuit het overzicht kun je ook de nodige gegevens koppelen:
  1. Kostenplaatsen koppelen 
  1. Medewerkers koppelen
  1. Projecten koppelen
Door de koppelingen te definiëren in een document kun je koppelingen in één keer inlezen en hoef je deze niet één voor één toe te voegen. Bovenaan het overzicht kun je het document uploaden onder ‘Importeer koppelingen’. Op die pagina kun je ook de veldindeling bekijken om te zien hoe het document moet worden opgebouwd voor het inlezen.  Als je geen importdefinitie kunt selecteren is dit niet voor jouw omgeving ingesteld. Mocht je wel gebruik willen maken van deze functionaliteit dan kun je contact opnemen met onze supportdesk.

Organisatorische eenheid toevoegen

Je kunt een nieuwe organisatorische eenheid toevoegen onder een andere organisatorische eenheid. Dit doe je door op het plus-icoon te klikken aan het einde van de regel van een OE.  Vul tenminste de verplichte velden in (te herkennen aan het sterretje). Als de OE niet direct gebruikt gaat worden, kun je bij status kiezen voor ‘passief’. Vervolgens kun je bovenaan klikken op ‘Opslaan’. De nieuwe OE is dan gelijk zichtbaar in het overzicht.  

Als je een organisatorische eenheid hebt toegevoegd, moet je (afhankelijk van jouw instellingen) eerst een aantal gegevens koppelen voordat je deze optimaal kunt gebruiken. 

Het is niet mogelijk om onderliggende organisatorische eenheden toe te voegen aan passieve organisatorische eenheden. 

Kostenplaats koppelen

Door een kostenplaats te koppelen aan een organisatorische eenheid, kun je de lijst met kostenplaatsen die wordt weergegeven bij het selecteren van een organisatorische eenheid beperken. Alleen de gekoppelde kostenplaatsen zullen worden weergeven bij bijvoorbeeld de codering van een factuur die op de betreffende OE wordt geboekt.

Om een kostenplaats te koppelen, klik je achteraan de regel van de gewenste OE op 'Koppel kostenplaats'. Vink het vierkantje voor de kostenplaats(en) aan en klik op ‘Doorgaan’. De geselecteerde kostenplaatsen komen in een overzicht. Vervolgens kun je hier klikken op 'Opslaan' om de koppeling actief te maken. 

Koppeling kopiëren   

Met de actie 'koppelingen kopiëren', kun je de koppelingen van een organisatorische eenheid kopiëren naar een andere eenheid. Zo hoef je de koppelingen niet stuk voor stuk toe te voegen. Klik hiervoor op de drie puntjes van de gewenste OE en klik op 'Koppelingen kopiëren'. Selecteer op de volgende pagina de koppeling(en) die je wilt kopiëren. Op de vervolgpagina kun je de eenheid selecteren waarnaar je de gegevens wilt kopiëren.

Medewerkers koppelen

Door deze koppeling kun je meerdere medewerkers dezelfde rol toekennen voor de organisatorische eenheid. Hiervoor selecteer je in het overzicht de betreffende medewerker(s) en kun je op de vervolgpagina de rol toevoegen.

Projecten / variabele velden koppelen  

Door deze koppeling kun je de lijst met projecten die worden weergegeven bij het selecteren van een organisatorische eenheid beperken. Alleen de gekoppelde projecten zullen worden weergeven. Om een project te selecteren vink je het vierkantje voor het project(en) aan. Indien je naast het vierkantje ook het rondje selecteert zal dit project standaard worden ingevuld bij het selecteren van de eenheid.

  Mocht jouw organisatie gebruik maken van meerdere variabele velden om de boekingen te verbijzonderen (zoals bijvoorbeeld "Artikelen"), dan geldt voor het koppelen hiervan hetzelfde proces als omschreven bij de projecten.

Importeer koppelingen

Deze optie gebruik je als je meerdere kostenplaatsen wilt koppelen aan meerdere organisatorische eenheden . Afhankelijk van de inrichting van de omgeving kan het zijn dat er ook andere koppelingen geïmporteerd kunnen worden zoals tussen de kostendragers en organisatorische eenheden of tussen een vrij veld (bijvoorbeeld Projecten) en de organisatorische eenheden. Voor omgevingen met meerdere administraties is het van belang om te weten dat er momenteel alleen koppelingen geïmporteerd kunnen worden als er gebruik gemaakt wordt van één lijst (bijv. kostenplaatsenlijst) voor alle administraties. 

Genereer een csv-bestand met daarin de de gewenste koppelingen en navigeer naar Applicatiebeheer / Organisatie / Structuur. 
  1. Klik bovenaan dit overzicht op ‘Importeer koppelingen’.
  2. Klik op ‘Kies een bestand’, zoek het betreffende bestand en klik op ‘Openen’.
  3. Bevestig de import door op ‘Importeren’ te klikken.
Als je een foutmelding krijgt, controleer dan nogmaals de veldindeling en of alle gegevens in het csv-bestand in de juiste kolom zijn geplaatst. Als kolomwaarde dien je alleen de code van de kostenplaats (of kostendrager code / of vrij veld code) op te nemen en als waarde voor de organisatorische eenheid wordt standaard de naam van de organisatorische eenheid gebruikt. Indien de organisatorische eenheden zijn voorzien van een nummer zou er ook geïmporteerd kunnen worden op nummer. Mocht je hiervan gebruik willen en is dit nog niet zo ingesteld, dan kun je contact opnemen met onze supportdesk.

    • Related Articles

    • Rollen

      Het rollen-overzicht is terug te vinden in het Applicatiebeheer van het menu-onderdeel Organisatie. Het overzicht geeft inzicht in alle rollen binnen Spend Cloud. In een rol is vastgelegd welke rechten een medewerker heeft op een bepaalde ...

    • Bevoegdheden en rollen binnen de Spend Cloud

      Tijdens het implementatieproces van de Spend Cloud is er een organisatiestructuur vastgesteld. Deze kun je vinden bij Applicatiebeheer > Organisatie > Structuur. De structuur is het uitgangspunt voor de werking van Spend Cloud en is daarmee een ...

    • Hoe kunnen we onze gewijzigde/nieuwe organisatiestructuur verwerken in de Spend Cloud?

      Door grote wijzigingen binnen een organisatie, zoals een reorganisatie of het ontstaan van een nieuwe administratie of afdeling kan het voorkomen dat de inrichting van de Spend Cloud niet meer volledig aansluit betreft de organisatiestructuur en ...

    • Functieprofielen en Rollen

      Binnen jullie organisatie hebben medewerkers verschillende taken en bevoegdheden. Deze willen we natuurlijk graag vertalen naar de juiste inrichting in de ProActive Spend Cloud. De taken en bevoegdheden worden in de Spend Cloud een functieprofiel ...

    • Het beheer van medewerkers

      Een medewerkersbestand staat nooit stil. Er kunnen medewerkers bijkomen en medewerkers weggaan. Vanuit het Medewerkersoverzicht kun je deze gegevens beheren. Hiervoor navigeer je naar Applicatiebeheer>Organisatie>Medewerkers. Vanuit dit overzicht kun ...