Hoe kunnen we onze gewijzigde/nieuwe organisatiestructuur verwerken in de Spend Cloud?
Door grote wijzigingen binnen een organisatie, zoals een reorganisatie of het ontstaan van een nieuwe administratie of afdeling kan het voorkomen dat de inrichting van de Spend Cloud niet meer volledig aansluit betreft de organisatiestructuur en medewerkersrollen. Soms kan het toevoegen van een nieuw onderdeel binnen de structuur noodzakelijk zijn. Of is het aantal wijzigingen binnen de huidige organisatiestructuur en medewerkersrollen dusdanig groot dat het inlezen van een nieuwe organisatiestructuur naast de huidige structuur een betere oplossing biedt dan het handmatig doorvoeren van alle wijzigingen. In dit artikel hebben we informatie over het toevoegen een (nieuw) organisatieonderdeel en de bijbehorende stappen samengevoegd. In overleg kunnen sommige stappen uit deze instructie door een Spend Cloud consultant worden uitgevoerd.
Organisatiestructuur uitbreiden
Binnen het applicatiebeheer beheer je in het menuonderdeel Organisatie / Structuur de organisatiestructuur. De structuur is opgebouwd uit Organisatorische Eenheden en is de basis voor de opbouw van het procuratieschema.
Je kunt de organisatiestructuur uitbreiden door op het plusje te klikken achter een organisatorische eenheid. Hiermee creëer je een organisatorische eenheid van een lager niveau. Door stap voor stap nieuwe organisatorische eenheden toe te voegen, kun je de huidige organisatiestructuur uitbreiden.
Indien je een volledig nieuwe structuur wilt opbouwen naast de huidige structuur, kun je de organisatorische eenheden die op hetzelfde niveau staan als de “Oude structuur” (zie onderstaande afbeelding) bewerken en verplaatsen naar “Oude Structuur”. Hiermee kun je straks gemakkelijk een duidelijk onderscheid maken tussen de oude en nieuwe structuur. Je kunt het veld “Onderdeel van” wijzigen naar de Organisatorische Eenheid “Oude structuur”.
Naast het verplaatsen van de Organisatorische Eenheden kan nu ook de nieuwe structuur opgebouwd worden.
Indien de organisatiestructuur erg veel nieuwe organisatorische eenheden bevat is het ook mogelijk om door een Spend Cloud-Consultant een organisatiestructuur te laten inlezen. Je kunt hiervoor contact met ons opnemen.
Functieprofielen aanmaken
In het applicatiebeheer beheer je in het menuonderdeel Organisatie / Functieprofielen de functieprofielen. Met behulp van een functieprofiel kun je een gestandaardiseerde rol toekennen aan een medewerker. Een functieprofiel is opgebouwd uit een rechtenset en aanvullende rol-opties. Bij het toekennen van een rol aan een medewerker kunnen één of meer functieprofielen toegekend worden.
Indien je nog geen gebruik maakt van functieprofielen of als je een nieuw functieprofiel wilt toevoegen, dan kun je in het menuonderdeel Functieprofielen op de knop “Toevoegen” klikken. Vervolgens kun je de volgende verplichte velden vullen:
Code
Je kunt een code opgeven voor het functieprofiel. Deze code kan straks gebruikt worden om rollen op basis van een functieprofiel in te lezen in de Spend Cloud.
Naam
Je kunt hier een naam opgeven voor het functieprofiel. Deze benaming is zichtbaar wanneer je een rol voor een medewerker wilt toevoegen.
Rechten
Je geeft hier aan, aan welke rechtenset het functieprofiel gekoppeld is.
Omschrijving
Indien gewenst kun je ook nog een extra omschrijving meegeven in het veld omschrijving.
Klik vervolgens op “Doorgaan” om naar Stap 2 te gaan.
In stap 2 van het aanmaken van een functieprofiel vind je een aantal aanvullende opties die naar voren komen op basis van de gekozen rechtenset in stap 1. Vul deze velden naar wens in en klik vervolgens op “Opslaan”.
Medewerkersrollen toekennen op basis van functieprofielen
In het applicatiebeheer kun je in het menuonderdeel Organisatie / Rollen aan een medewerker een rol toekennen. De Spend Cloud biedt de mogelijkheid om handmatig rollen toe te kennen aan medewerkers, maar ook om grote hoeveelheden rollen in te lezen op basis van functieprofielen.
Handmatig toevoegen van medewerkersrollen
Maak een zoekselectie op een gewenste module en klik op “Selecteren” om het huidige overzicht aan rollen naar voren te krijgen. Kies onder welke organisatorische eenheid je een rol voor een medewerker wilt toevoegen. Klik op het plusje rechts van de organisatorische eenheid.
Om een rol toe te kennen aan een medewerker moeten een aantal verplichte velden gevuld worden:
Medewerker
Je kunt hier de naam van een medewerker invoeren aan wie je de rol wilt toekennen. Indien de gewenste medewerker niet naar voren komt dan dien je eerst de medewerker aan te maken.
Baseren op functieprofiel
Staat standaard op “ja” indien er functieprofielen aanwezig zijn en betekent dat de eerder aangemaakte functieprofielen als basis worden gebruikt voor het toekennen van de rol. Mocht je in een uitzonderingssituatie een afwijkende rol willen toevoegen, dan kun je deze baseren op een rechtenset en zelf de aanvullende opties vullen, door deze instelling op “nee” te zetten.
Functieprofiel
Kies het functieprofiel dat je wilt toekennen aan de desbetreffende medewerker.
Organisatorische Eenheid
Hier staat het onderdeel uit de structuur waar je een rol van een medewerker onder plaatst.
Inlezen van medewerkersrollen op basis van een functieprofiel
Om in één keer een grote hoeveelheid rollen in te lezen in de Spend Cloud, bestaat de mogelijkheid om rollen te importeren op basis van een functieprofiel. Hiervoor kun je een bestand opzetten dat in de Spend Cloud ingelezen kan worden. Om het bestand te kunnen inlezen moet een importdefinitie aangemaakt worden in de Spend Cloud. In de importdefinitie staat aangegeven uit welke kolom uit het bestand informatie gehaald moet en in welke kolom dit gevuld dient te worden.
Neem contact op met een Spend Cloud consultant of de Spend Cloud Supportafdeling om een importdefinitie in te stellen.
Je kunt aan de slag met het maken van het bestand om rollen in te lezen op basis van het functieprofiel.
Dit bestand is opgebouwd uit drie kolommen:
Kolom 1 / A Organisatorische Eenheid
In deze kolom vul je de Organisatorische Eenheid waaronder een medewerker een rol dient te krijgen. De benaming in het bestand dient exact overeen te komen met de benaming van de organisatorische eenheid in de Spend Cloud.
Kolom 2 / B Gebruikersnaam
In deze kolom vul je de gebruikersnaam zoals bij de medewerker gevuld is in de Spend Cloud.
Kolom 3 / C Functieprofiel
In deze kolom vul je de code van het functieprofiel dat toegekend moet worden aan de medewerker.
In het applicatiebeheer kun je in het menuonderdeel Organisatie > Rollen kiezen voor de knop “Importeer rollen op basis van functieprofiel”. Er staat er een importdefinitie gevuld voor het inlezen van de functieprofielen. Je kunt het eerder gemaakte bestand selecteren van jouw computer en vervolgens op “Importeren” klikken.
Het importeren van rollen op basis van functieprofielen dient alleen als toevoegfunctie. Indien je rollen wil verwijderen kun je dit handmatig uitvoeren door de desbetreffende rollen te selecteren en te verwijderen.
Stamgegevens koppelen aan de nieuwe structuur
Indien jouw organisatie gebruik maakt van de modules Factuurverwerking, Inkoop, Verplichtingen en/of Declareren dan dienen de nieuw aangemaakte organisatorische eenheden gekoppeld te worden aan de bijbehorende stamgegevens, zoals kostenplaatsen en afhankelijk van de configuratie de kostendragers en/of andere vrije velden. Het koppelen van deze stamgegevens aan een organisatorische eenheid is noodzakelijk om correct de boekingsgang van de financiële codering te laten verlopen. Hierbij is de organisatorische eenheid de schakel tussen één van de stamgegevens en de medewerker die een actie zal moeten uitvoeren.
LET OP: voor de module Kas & Pas is het koppelen van stamgegeven aan een organisatorische eenheid niet van toepassing omdat hierbij de koppelingen per boek worden gemaakt, zie hiervoor het kopje Kas & Pas verderop in dit artikel.
Kostenplaatsen koppelen aan organisatorische eenheid
In het applicatiebeheer kun je in het menuonderdeel Algemeen > Kostenplaatsen een kostenplaats aanmaken en koppelen aan een (nieuwe) organisatorische eenheid. Bij de desbetreffende kostenplaats kun je kiezen voor meer opties door op de drie puntjes te klikken. Daarna kun je kiezen voor de optie “Koppel organisatorische eenheden”.
In de daarop volgende stap kun je één of meerdere organisatorische eenheden selecteren om te koppelen aan de kostenplaats. Indien de juiste organisatorische eenheden zijn geselecteerd klik je op “Doorgaan” en in de volgende stap op “Opslaan”.
Naast het handmatig koppelen van kostenplaatsen aan organisatorische eenheden kunnen deze koppelingen ook ingelezen worden. Gebruik hiervoor de knop “importeer organisatorische eenheid – kostenplaats koppelingen”.
Importeer een bestand met in de ene kolom het kostenplaatsnummer en in de andere de naam van de organisatorische eenheid.
Kostendragers en andere vrije velden koppelen aan de organisatorische eenheid
In het applicatiebeheer kun je (afhankelijk van de configuratie of dit een vereiste is) in het menuonderdeel Organisatie > Structuur het koppelen van kostendragers en andere vrije velden aan een organisatorische eenheid uitvoeren. Bij de gewenste organisatorische eenheid kun je kiezen voor meer opties door op de drie puntjes te klikken. Daarna kun je kiezen voor de optie “Koppel kostendrager (of de naam van het vrije veld)”.
Je kunt daarna voor de desbetreffende organisatorische eenheid aangeven welke kostendragers of vrije velden gekoppeld mogen worden. Er kan indien gewenst direct een standaard opgeven. Indien de juiste informatie is geselecteerd klik op “Doorgaan” en in de volgende stap op “Opslaan”.
Koppelingen kopiëren
Indien dezelfde koppelingen van toepassing zijn bij meerdere organisatorische eenheden heb je de mogelijkheid om koppelingen die gekoppeld zijn aan een organisatorische eenheid te kopiëren naar een andere organisatorische eenheid.
In het applicatiebeheer kun je in het menuonderdeel Organisatie > Structuur het kopiëren van de koppelingen van de ene naar de andere organisatorische eenheid uitvoeren. Bij de gewenste organisatorische eenheid kun je kiezen voor meer opties door op de drie puntjes te klikken. Daarna kun je kiezen voor de optie “Koppelingen kopiëren”.
In de vervolgstap kun je aangeven welke stamgegevens je wilt kopiëren. Klik vervolgens op “Doorgaan”.
Vervolgens kun je aangeven naar welke organisatorische eenheden de kostendragers gekopieerd mogen worden. Wanneer alle relevante organisatorische eenheden zijn geselecteerd, klik je op “Doorgaan” en op “Opslaan”.
Factuurverwerking & Verplichtingen: Workflows instellen
Naast het koppelen van een kostenplaats (en eventueel kostendragers of vrije velden) met een organisatorische eenheid kan er ook een workflow ingesteld worden voor de module Factuurverwerking en module Verplichtingen. Met behulp van de ingestelde workflow wordt automatisch de standaard ingestelde organisatorische eenheid gevuld bij het coderen van een factuur of verplichting bij die specifieke kostenplaats. In het applicatiebeheer kun je in het menuonderdeel Algemeen > Kostenplaatsen een workflow instellen. Bij de desbetreffende kostenplaats kun je kiezen voor meer opties door op de drie puntjes te klikken. Daarna kun je kiezen voor de optie “Stel workflow in”.
Je kunt daarna voor de desbetreffende kostenplaats aangeven welke organisatorische eenheid standaard gevuld dient te worden. Indien van toepassing kan dit per administratie. Het veld medewerker hoef je niet te vullen. Automatisch zal de medewerker (of afhankelijk van de configuratie een groep aan medewerkers) met het laagste procuratiebedrag onder de organisatorische eenheid geselecteerd worden. Indien de juiste informatie is geselecteerd klik op “Opslaan”.
Ook de workflows kunnen eventueel met een bestand geïmporteerd worden met behulp van het kostenplaatsnummer, de organisatorische eenheid, eventueel de actie en eventueel de gebruikersnaam van de medewerker.
Punt van aandacht: de workflow van vrij veld 3 heeft voorrang op de workflow van vrij veld 2, de workflow van vrij veld 2 heeft voorrang op de workflow van vrij veld 1, de workflow van vrij veld 1 heeft voorrang op de workflow van Kostendrager, de workflow van Kostendrager heeft voorrang op de workflow van Grootboekrekening én als laatste: de workflow van Grootboekrekening heeft voorrang op de workflow van kostenplaats. De reden is dat de workflow van de kostenplaats vaak het meest algemeen is en een andere workflow een specifiekere situatie voorziet.
Kas & Pas: Een Pas, Pasboek en de benodigde koppelingen aanmaken
Indien jouw organisatie gebruik maakt van de module Kas & Pas dan zal er in veel gevallen een Pasboek (of een steeds minder gebruikt Kasboek/Bankboek) aangemaakt moeten worden, zodat de nieuwe afdeling/locatie gebruik kan maken van de Kas & Pas module.
-
-
-
Inkoop: Ontvangstgroep en Afleveradres aanmaken voor de de nieuwe structuur
Indien jouw organisatie gebruik maakt van de module Inkoop dan is het vaak het geval dat er ook een 'ontvangstgroep' en 'afleveradres' aangemaakt moet worden voor de nieuwe organisatorische eenheid.
- Een nieuwe ontvangstgroep aanmaken
- Een nieuw afleveradres aanmaken
- OCI/Webshop leveranciers nalopen of er een OCI account per afleveradres aangevraagd moet worden bij de leverancier en ingesteld moet worden
Contractbeheer: Contractbeheer groep aanmaken voor de de nieuwe structuur
Indien jouw organisatie gebruik maakt van de module Contractbeheer dan is het te overwegen om een contractbeheer 'groep' aan te maken voor de nieuwe organisatorische eenheid t.b.v. contract inzage.
Related Articles
Bevoegdheden en rollen binnen de Spend Cloud
Tijdens het implementatieproces van de Spend Cloud is er een organisatiestructuur vastgesteld. Deze kun je vinden bij Applicatiebeheer > Organisatie > Structuur. De structuur is het uitgangspunt voor de werking van Spend Cloud en is daarmee een ...Configinstellingen in de Spend Cloud
In het menu ‘Configinstellingen’ kun je instellingen vinden die van invloed zijn op de inrichting van jouw Spend Cloud omgeving. Toegang tot dit menu-onderdeel kan ingesteld worden in de rechtenset. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je ...Structuur
In het menu Applicatiebeheer / Organisatie / Structuur vind je een overzicht van jouw organisatiestructuur zoals deze is vastgelegd in de Spend Cloud. In de structuur wordt de hiërarchie vastgelegd tussen alle locaties en/of afdelingen binnen jouw ...Data verwijderen uit de Spend Cloud
Dat je data en daarbij persoonsgegevens niet oneindig mag bewaren, is inmiddels bij iedereen bekend. Nadat het legitieme doel is behaald van de data, moet deze worden verwijderd. Dit is terug te lezen in artikel 5.1. van de GDPR. Hoe Spend Cloud je ...Verplaatsen van een administratie naar een nieuwe of andere Spend Cloud omgeving
Wat is een datamigratie? Het verplaatsen van data uit één of meerdere Spend Cloud omgevingen naar een nieuwe of andere Spend Cloud omgeving wordt ook wel een datamigratie genoemd. Omdat iedere Spend Cloud inrichting anders is, is een datamigratie ...