Organisatiestructuur en hiërarchie binnen de Spend Cloud

Door het koppelen van een medewerker aan één of meerdere functieprofielen binnen de organisatiestructuur, geef je de betreffende medewerker een rol in de organisatie. Om te bepalen op welke plek in de organisatie de betreffende medewerker deze rol gaat vervullen, wordt gebruik gemaakt van de organisatiestructuur. 

De organisatiestructuur wordt in de Spend Cloud opgebouwd door de zogeheten “Organisatorische Eenheden”, waarmee eveneens de hiërarchie binnen de structuur wordt vastgesteld. De organisatiestructuur is de basis voor het procuratieschema binnen verschillende modules en het is dan ook zaak dat elke mogelijke procuratieflow erin wordt uitgeschreven.

Het is van belang de organisatiestructuur op een eenduidige, intuïtieve manier neer te zetten, zodat de leesbaarheid en gebruiksvriendelijkheid behouden blijven. Een bijkomend voordeel is, dat het hierdoor eenvoudiger wordt om medewerkers met één of meerdere rollen de juiste plaats toe te wijzen binnen de organisatiestructuur. 

Dit artikel gaat over de hiërarchie binnen de Spend Cloud. Wil je meer weten over hoe je een organisatorische eenheid of rol toevoegt? Lees dan de volgende artikelen: Structuur en Rollen.

Procuratieschema

Voordat een factuur/order/declaratie wordt geëxporteerd naar het financiële pakket dient deze beoordeeld te worden door één of meerdere medewerkers. Om te kunnen bepalen welke medewerker(s) de betreffende uitgave mogen beoordelen, moet er een zogeheten procuratieschema worden vastgelegd in de Spend Cloud. Op basis van dit procuratieschema volgt de factuur/order/declaratie een specifieke route, workflow genaamd, langs de betreffende medewerkers.

Wil je het procuratieschema bekijken? Ga dan naar het onderdeel Applicatiebeheer / Organisatie / Rollen. Selecteer één module in de filters aan de linkerkant van het schermen en klik op Selecteren. Je ziet nu een overzicht van alle rollen, inclusief de procuratie binnen iedere rol voor de gekozen module. Dit overzicht kun je gebruiken voor eventuele accountantcontroles.

Procuratieniveaus

Om ervoor te zorgen dat actie niet tussen de spreekwoordelijke wal en het schip vallen, is het van belang dat er gebruik wordt gemaakt van procuratie niveaus. Onder procuratie niveau verstaan we het maximale bedrag tot waar een bepaalde medewerker de bevoegdheid heeft te beoordelen. Deze bevoegdheden worden (zoals eerder vermeld) vastgelegd in een functieprofiel. Om meerdere procuratie niveaus aan te brengen binnen een workflow, zal deze workflow verschillende procuratie bedragen moeten bevatten op één of meerdere organisatorische eenheden. 

Procuratieschema

Van organisatiestructuur naar procuratieschema

Medewerkers worden uiteindelijk op een bepaalde plek binnen de organisatiestructuur gekoppeld aan een functieprofiel, waardoor de medewerker een specifieke rol binnen de organisatie krijgt. Deze rollen bij elkaar vormen uiteindelijk het procuratieschema.

Bij het opzetten van een procuratieschema spelen de volgende uitgangspunten:

1. Het is mogelijk om meerdere rollen met verschillende procuratie niveaus op één organisatorische eenheid vast te leggen voor verschillende medewerkers.
   
2. Wanneer het procuratie niveau op een bepaalde organisatorische eenheid niet toereikend is voor de betreffende factuur, zullen de rollen op de bovenliggende organisatorische eenheid worden aangesproken.
   

Aandachtspunten

1. De controle op hoeveelheid procuratie vindt altijd plaats op basis van het totaalbedrag
   
2. Alleen voor factuurverwerking: Een factuur wordt standaard aan één medewerker op het laagste procuratieniveau aangeboden. Het is mogelijk om facturen aan een groep medewerkers met het laagste procuratieniveau aan te bieden op de gekozen organisatorische eenheid. Wil je meer weten over deze functionaliteit? Lees dan het artikel Facturen beoordelen door een groep medewerkers. Facturen op een hoger procuratieniveau worden altijd aan alle medewerkers met hetzelfde procuratieniveau aangeboden, hierbij is goedkeuring van één persoon voldoende. Het kan dus gebeuren dat een medewerker een notificatie heeft ontvangen om een factuur te beoordelen, en deze ondertussen al is beoordeeld door een collega.
   
3. Je kunt per procuratieniveau aangeven of alle medewerkers dienen goed te keuren. Dit houdt in dat een factuur, order of declaratie aan alle personen met hetzelfde procuratieniveau op de gekozen organisatorische eenheid de factuur goed moeten keuren. Dit stel je in per procuratieniveau in het onderdeel Applicatiebeheer / Declareren/Factuurverwerking/Inkoop / Procuratie.
   
   

Contractbeheer

Voor contractbeheer is er geen procuratieschema van toepassing. Voor het registreren van contracten is enkel een actie van een contracteigenaar nodig om een registratie te bevestigen of verlenging/beëindiging van een contract te initiëren.

Kas & Pas

Ook de module Kas & Pas vertoont afwijkend gedrag als het gaat om het procuratieschema. In het artikel Organisatiestructuur van deze module vind je hier meer over.

• Related Articles

• Structuur

  In het menu Applicatiebeheer / Organisatie / Structuur vind je een overzicht van jouw organisatiestructuur zoals deze is vastgelegd in de Spend Cloud. In de structuur wordt de hiërarchie vastgelegd tussen alle locaties en/of afdelingen binnen jouw ...

• Hoe kunnen we onze gewijzigde/nieuwe organisatiestructuur verwerken in de Spend Cloud?

  Door grote wijzigingen binnen een organisatie, zoals een reorganisatie of het ontstaan van een nieuwe administratie of afdeling kan het voorkomen dat de inrichting van de Spend Cloud niet meer volledig aansluit betreft de organisatiestructuur en ...

• Bevoegdheden en rollen binnen de Spend Cloud

  Tijdens het implementatieproces van de Spend Cloud is er een organisatiestructuur vastgesteld. Deze kun je vinden bij Applicatiebeheer > Organisatie > Structuur. De structuur is het uitgangspunt voor de werking van Spend Cloud en is daarmee een ...

• Configinstellingen in de Spend Cloud

  In het menu ‘Configinstellingen’ kun je instellingen vinden die van invloed zijn op de inrichting van jouw Spend Cloud omgeving. Toegang tot dit menu-onderdeel kan ingesteld worden in de rechtenset. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je ...

• Wachtwoordbeleid in de Spend Cloud

  Ten behoeve van je online veiligheid is het van essentieel belang een goed wachtwoordbeleid te voeren. In dit artikel leggen we uit hoe je het wachtwoordbeleid van jou Spend Cloud omgeving kunt inzien en delen we ons advies over een goed ...