Een nieuwe Spend Cloud Card aanvragen

Een nieuwe Spend Cloud Card aanvragen

Je kunt vanuit Spend Cloud direct één of meerdere Spend Cloud Cards aanvragen voor jouw organisatie. In dit artikel leggen we uit hoe je dit doet.
Stappen voor het aanvragen van een nieuwe Spend Cloud Card

Voor het aanvragen van een nieuwe pas: 
  1. Navigeer je naar Applicatiebeheer / Kas & Pas / Pasbeheer.
  2. Bovenaan het passen-overzicht van het menu-onderdeel Pasbeheer vind je de knop ‘Vraag nieuwe pas aan’. Door hierop te klikken start je de aanvraag voor één of meerdere passen. 
  3. Bij het aanvragen van een nieuwe pas, moeten er een aantal velden verplicht worden ingevuld, degene met het sterretje*. 
  4. Als jouw organisatie met zowel bunq-passen als Spend Cloud Cards werkt, kies je bovenaan voor Spend Cloud.
  5. Kies bij ‘aantal passen’ het aantal passen dat je wilt aanvragen. Bij het aanvragen van een pas genereert Spend Cloud automatisch een unieke omschrijving met daarin een pasnummer. Bij het aanvragen van meerdere passen zal het pasnummer uniek zijn, maar de overige gegevens zullen gelijk blijven. 
  6. Kies vervolgens aan welke ‘Administratie’ en ‘Saldorekening’ de pas gekoppeld moet worden. Afhankelijk van de configuratie van jouw Spend Cloud omgeving heb je hierin één of meer keuzes.
  7. Bij 'Naam op pas' kies je voor de ingestelde organisatienaam. 
  8. Voer bij ‘Extra kenmerk op pas’ eventueel een extra kenmerk in wat je op de pas gedrukt wilt hebben. Het serienummer van de passen wordt automatisch toegekend en daarachter kun je een kenmerk zoals een locatie op de pas laten zetten. Dit kenmerk komt dan op alle passen die je op dat moment aanvraagt. Het maximum aantal karakters is 14. 
  9. Bij ‘ontvangstinformatie’ kun je een voor- en achternaam opgeven. De passen zullen verzonden worden naar het adres van de organisatie, ter attentie van deze naam. Deze naam zal niet op de pas komen. 
    Idea
    Het afleveradres van de passen is gelijk aan het adres dat bij de Kamer van Koophandel bekend is. Het afleveradres kan echter aangepast worden door in het menu Applicatiebeheer / Kas & Pas / Saldorekeningen te klikken op de knop 'bewerken', deze knop staat achter de saldorekening waarop de passen zijn aangevraagd. Er toont nu een pop-up waar je het afleveradres kunt wijzigen. 
  10. Tot slot kun je aangeven welke betalingsmethode er in welke landen gebruikt mag worden tegen welk limiet. De dagelijkse limiet voor betalingen geldt voor pinbetalingen en online betalingen. Deze limieten en de toegestane landen zijn later nog per pas aan te passen. De standaard maximum voor betalingen is €2500 per dag. Dit is naar de inrichting volgens best practice, waarbij je aanstuurt op opladingen en niet op daglimieten. We raden af geldopnames toe te staan, lees hier meer over hoe je efficiënt cashless kunt werken. Wil je toch geldopnames toestaan? Dan geldt er een maximum daglimiet van €500.
    1. Het limiet op de saldorekening is altijd leidend, er kan nooit meer geld uitgegeven worden dan op de saldorekening aanwezig is.  Kijk in het bankboek van de Spend Cloud Cards voor het real-time saldo. Indien hier niet genoeg saldo op staat zal de pas ondanks het ingestelde limiet geen uitgaven kunnen doen. Kijk hier voor informatie over het ophogen van dit saldo. 
Als tenminste alle verplichte velden ingevuld zijn, kun je bovenaan klikken op ‘Vraag nieuwe pas(sen) aan’.



Lees de aanvraag rustig door, controleer het adres waar de passen heen worden gestuurd en bekijk de kosten. Klik als alles klopt bovenaan op ‘Bevestigen’. In het overzicht kun je nu zien dat er een of meer passen zijn bijgekomen met de status ‘Aangevraagd’ (te herkennen aan het enveloppe-icoon). 

Bezorging van de passen

Hoe lang het duurt voordat de passen worden bezorgd, is grotendeels afhankelijk van de (drukte bij de) bezorgende dienst. Meestal is dit binnen vijf werkdagen. Zijn de passen na vijf werkdagen nog niet geleverd en wil je de status toch even controleren? Neem dan contact op met onze Support-afdeling. Daar kijken we graag even na wat de status van de bestelling is. 

Pas activeren en de juiste gegevens koppelen

Als de pas is binnengekomen kun je deze activeren in de Spend Cloud en koppelen aan een pasboek. Daarnaast dien je ook een aansprakelijke paseigenaar in te vullen. Voor meer informatie over het aanmaken van een pasboek, kun je hier kijken: het aanmaken van een (pas)boek. Per Spend Cloud Card kun je verschillende betaalmethoden instellen. Lees hier hoe je de betaalmethoden per pas bewerkt.