Aanleversjabloon Contractbeheer

A_Administratie

Vul in dit tabblad de administratieve gegevens in zoals die in je financiële pakket staan. De velden die in je financiële pakket onbekend zijn of niet gebruikt worden kun je leeglaten.

A_Functieprofielen

Het gebruiken van functieprofielen zorgt ervoor dat je Spend Cloud omgeving makkelijk is in beheer en zorgt ervoor dat de juiste medewerkers de juiste bevoegdheden hebben met betrekking tot contracten, want dat heb je in het functieprofiel vastgelegd. Voor meer info over functieprofielen klik hier

Zoals hierboven is bepaald kan een Manager contracteigenaar zijn en daarmee verantwoordelijk worden gemaakt voor (de verlenging / beëindiging van) bepaalde contracten.

A_Medewerkers

Vul in dit tabblad alle medewerkers die gebruik gaan maken van de Spend Cloud. Als een medewerker hier niet tussen staat dan krijgen ze geen Spend Cloud  account en kunnen ze niet inloggen in de Spend Cloud.

C_Autorisatie

In dit tabblad bouw je de autorisatie structuur op door rollen uit te delen. Je bepaalt welke medewerkers welk functieprofiel krijgen (dit vorm een rol). Voor meer info over rollen klik hier.

Stamgegevens Contractbeheer

C_Soorten:

In dit tabblad geef je aan welke contractsoorten (kan gezien worden als een categorieën) je wil onderscheiden. Dit maakt het terugvinden van contracten een stuk makkelijker. De contractsoorten zijn eventueel per administratie in te richten zodat er verschillende soorten van toepassing zouden kunnen zijn in de diverse administraties (indien relevant).

C_Bewaarplekken:

Vul in dit tabblad de mogelijke fysieke bewaarplekken in. Deze kunnen gebruikt worden in de contractregistratie zodat altijd terug te vinden is waar het originele exemplaar van het contract is opgeslagen. 

C_Groepen:

Het is mogelijk om groepen van medewerkers (met de bevoegdheid om contracten in te zien en notificatie te ontvangen) te creëren. Geef op dit tabblad aan welke groepen jullie wensen te gebruiken.
Meer informatie over groepen

Financiële Stamgegevens

Indien er al gebruik gemaakt wordt van een andere module binnen de Spend Cloud zullen de financiële gegevens waarschijnlijk al aanwezig zijn in de Spend Cloud. Het aanleveren van de volgende tabbladen is in dat geval onnodig. Als dat niet het geval is zouden deze aangeleverd kunnen worden om een financiële codering bij een contract vast te leggen.

• A_Grootboekrekening

• A_Kostenplaatsen

• A_Kostendragers

• A_Vrijveld1

• A_Vrijveld2

• A_Vrijveld3

• F_Crediteuren

A_Grootboekrekening

Vul in dit tabblad de Grootboekrekeningen in zoals ze in het financieel pakket staan.

A_Kostenplaatsen

Vul in dit tabblad de Kostenplaatsen in zoals ze in het financieel pakket staan.

A_Kostendragers

Indien er gebruik wordt gemaakt van kostendragers vul die dan in dit tabblad in zoals ze in het financieel pakket staan. Als hier geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je dit tabblad verwijderen.

A_Vrijveld1

Een vrijveld is een verdere verbijzondering regel naast kostenplaats en/of kostendrager om kosten op te boeken. Indien hier gebruik van wordt gemaakt vul die dan in dit tabblad in zoals ze in het financieel pakket staan. Als hier geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je dit tabblad verwijderen.

A_Vrijveld2

Een vrijveld is een verdere verbijzondering regel naast kostenplaats en/of kostendrager om kosten op te boeken. Indien hier gebruik van wordt gemaakt vul die dan in dit tabblad in zoals ze in het financieel pakket staan.Als hier geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je dit tabblad verwijderen.

A_Vrijveld3

Een vrijveld is een verdere verbijzondering regel naast kostenplaats en/of kostendrager om kosten op te boeken. Indien hier gebruik van wordt gemaakt vul die dan in dit tabblad in zoals ze in het financieel pakket staan.Als hier geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je dit tabblad verwijderen.

F_Crediteuren:

Gezien het volume van het aantal crediteuren vragen wij je om een CSV-export bestand te genereren uit het financiële pakket. De crediteurengegevens lever je dan als een afzonderlijk bestand aan. Hierbij zijn de volgende gegevens verplicht:

- Nummer*

- Naam*

- IBAN*

- Administratienummer (alleen verplicht, indien er meerdere administraties zijn en een crediteurenlijst per administratie gehanteerd wordt)

Om de OCR matching verder te bevorderen, adviseren wij om zoveel mogelijk crediteurengegevens te exporteren. Indien bekend, kun je de volgende gegevens optioneel aanleveren:

- IBAN 2

- KvK-nummer

- BTW-nummer

- Standaard betalingsconditie

- Standaard grootboekrekening

- Toelichting

- Zoekcode

- Adres

- Postcode

- Plaats

- Telefoonnummer