Postbus
Factuurverwerking
De Spend Cloud heeft een ingebouwde postbus om digitaal per e-mail ontvangen facturen direct te kunnen verwerken.
Alle e-mails die gestuurd worden naar “klantnaam”@invoice.spend.cloud komen binnen in de postbus van de Spend Cloud . “klantnaam” is de naam van de Spend Cloud omgeving, hetgeen ook achter "https:" staat in je browserbalk wanneer je de Spend Cloud opent. Bijvoorbeeld https://klantnaam.spend.cloud
Je kunt e-mails met de hand doorsturen naar de Spend Cloud postbus zodat je controle houdt over wat er in de Spend Cloud terecht komt. In de Spend Cloud zul je echter alsnog een verwerkingsslag door moeten om de bijlagen van de e-mails als facturen te kenmerken (niet iedere bijlage is immers een factuur).
Wij adviseren dan ook om een eigen e-mailadres te hanteren (aan te maken) en alle e-mails automatisch te gaan omleiden naar het Spend Cloud postbus adres (bijvoorbeeld “facturen@klantnaam.nl” als eigen e-mailadres). Op die manier kun je het adres ook aan leveranciers verstrekken zonder dat je in de toekomst afhankelijk wordt van het Spend Cloud e-mailadres. Het is hierbij van belang dat bij het omleiden van de e-mails naar “klantnaam@invoice.spend.cloud" het ‘van’ adres wordt behouden zodat in de Spend Cloud zichtbaar is welke leverancier gemaild heeft en deze eventueel als vertrouwde afzender gemarkeerd kunnen worden. Wanneer je zorgt dat er enkel facturen binnenkomen op dit e-mailadres zorgt dat voor de meest efficiënte verwerking. Aanvullend kunnen er filters op het omleiden worden gezet binnen het e-mailaccount van “facturen@klantnaam.nl”, bijvoorbeeld alleen doorsturen wanneer e-mails een PDF en/of XML bijlage bevatten en niet doorsturen wanneer de e-mails een onderwerp met de woorden “aanmaning” of “herinnering” bevatten. In dat laatste geval zou je de uitval naar een ander e-mailadres (bijvoorbeeld “administratie@klantnaam.nl”) kunnen doorsturen zodat je zo nu en dan de uitval kunt doornemen.
Wanneer er meerdere administraties gebruikt worden binnen de Spend Cloud verdient het aanbeveling om een inkoopfacturen e-mailadres per administratie aan te maken. Je kunt jouw leveranciers dan vragen de facturen naar het juiste e-mailadres van de administratie te sturen. Al deze e-mailadressen dienen alle e-mails automatisch om te leiden naar de Spend Cloud (“klantnaam@invoice.spend.cloud"). De Spend Cloud kan aan de hand van het oorspronkelijke ontvangst e-mailadres bepalen voor welke administratie de factuur is.
Voor een efficiënte verwerking van XML facturen dien je de facturen op de volgende wijze te ontvangen van jouw leveranciers:
- Per e-mail.
- In de e-mail per factuur een XML bestand en een PDF bestand (eventueel zou alleen een XML bestand afdoende zijn).
- Het XML bestand en het PDF bestand van een factuur moeten dezelfde bestandsnaam hebben (b.v. Factuur_1.pdf en Factuur_1.xml).
- Het XML bestand dient bij voorkeur in het formaat UBL 2.0 of UBL 2.1 te zijn.
- Er kunnen meerdere facturen in één e-mail gestuurd worden.
Wanneer er nog papieren facturen binnenkomen dan kun je een scanner met e-mail functionaliteit direct door kunnen laten sturen naar het eigen e-mailadres (“facturen@klantnaam.nl”). Waarbij je het afzendadres van de scanner als vertrouwde afzender kunt toevoegen. Voor een optimale teskstherkenning adviseren wij geen stempels of notities op de papieren factuur te zetten en in te scannen in 300 DPI en zwart-wit.
Contractbeheer
De Spend Cloud heeft een ingebouwde postbus om digitaal per e-mail ontvangen contracten direct te kunnen verwerken.
Alle e-mails die gestuurd worden naar "klantnaam@contract.spend.cloud" komen binnen in de postbus van de Spend Cloud . “klantnaam” is de naam van de omgeving van de Spend Cloud, hetgeen ook achter "https:" staat in je browserbalk wanneer je de Spend Cloud opent. Bijvoorbeeld https://klantnaam.spend.cloud
Wij adviseren dan ook om een eigen e-mailadres te hanteren (aan te maken) en daarvan alle e-mail automatisch te gaan omleiden naar het Spend Cloud postbus adres (bijvoorbeeld inkoopcontracten@klantnaam.nl als eigen e-mailadres).
LET OP: het verwerken van contracten gaat op een soortgelijke manier als hierboven omschreven voor factuurverwerking. Echter zal men een e-mailadres (bijvoorbeeld “inkoopcontracten@klantnaam.nl”) minder snel naar leveranciers communiceren en eerder voor interne doeleinden gebruiken. Alleen contracten die door beide partijen (afnemer en leverancier) zijn ondertekend dienen te worden verzonden naar dit e-mailadres.
Indien er gewerkt wordt met een Spend Cloud testomgeving dan is het e-mailadres voor de module Factuurverwerking “klantnaam@invoice.test.spend.cloud" en voor de module Contractbeheer “klantnaam@contract.test.spend.cloud".
Related Articles
Testscript factuurverwerking
Om te testen of de Spend Cloud correct werkt en is ingericht, is het belangrijk om als beheerders de belangrijkste processen in de Spend Cloud te testen na deelname aan de beheerderstraining. Het is van belang om ook pilotgebruikers te betrekken bij ...Testscript contractbeheer
Om te testen of de Spend Cloud correct werkt en is ingericht, is het belangrijk om als beheerders de belangrijkste processen in de Spend Cloud te testen na deelname aan de beheerderstraining. Het is van belang om ook pilotgebruikers te betrekken bij ...Outlook instellingen voor automatisch omleiden naar de Postbus
Wij adviseren om zoveel mogelijk alleen facturen of contracten binnen te laten komen in de Postbus van de Spend Cloud, zodat de scans vanuit de postbus zo efficient mogelijk verwerkt kunnen worden in de Spend Cloud. Om te zorgen dat er zoveel ...Voorbeeld e-mail digitaal factuuradres - crediteur informeren
Ons doel is om gebruikers zo min mogelijk tijd te laten spenderen in de Spend Cloud. De software moet zoveel mogelijk automatisch doen, zodat onze gebruikers zich kunnen focussen op andere belangrijke taken. Digitale factuurverwerking helpt hierbij, ...Aanlevering Contractbeheer
Aanleversjabloon Contractbeheer A_Administratie Vul in dit tabblad de administratieve gegevens in zoals die in je financiële pakket staan. De velden die in je financiële pakket onbekend zijn of niet gebruikt worden kun je leeglaten. ...