Aanleversjabloon Factuurverwerking

A_Administratie

Vul in dit tabblad de administratieve gegevens in zoals die in je financiële pakket staan. De velden die in je financiële pakket onbekend zijn of niet gebruikt worden kun je leeglaten.

F_Procuratie

Bepaal hier de procuratie bedragen die van toepassing zijn bij jullie organisatie. Voor meer info over het procuratieschema klik hier. 

A_Functieprofielen

Het gebruiken van functieprofielen zorgt ervoor dat je SpendCloud omgeving makkelijk is in beheer en zorgt ervoor dat je medewerkers nooit buiten hun budget kunnen goedkeuren, want dat heb je in het functieprofiel vastgelegd. Voor meer info over functieprofielen klik hier

Zoals hierboven is bepaald kan een Manager facturen goedkeuren tot een maximum van €100.000 en een Teamleider €5.000

A_Medewerkers

Vul in dit tabblad alle medewerkers die gebruik gaan maken van de SpendCloud. Als een medewerker hier niet tussen staat dan krijgen ze geen SpendCloud  account en kunnen ze niet inloggen in de SpendCloud.

F_Procuratieschema

In dit tabblad bouw je je organisatie na. Als Organisatiestructuur kun je de kostenplaatsen aanhouden of afdelingen binnen je organisatie. Bij medewerker zet je dan de medewerker die daar werkt. En als laatste bij de kolom functieprofiel vul je dan de functie van die medewerker in. Daarmee heeft de medewerker een rol gekregen in de structuur. Bij Centrale beheerders-rollen vul je alle medewerkers in die verantwoordelijk zijn voor de administratie of het applicatiebeheer van de SpendCloud. Voor meer info over rollen klik hier.

In dit voorbeeld hierboven is de structuur opgebouwd uit een Directie waaraan ondergeschikt 3 afdelingen (Bedrijfsbureau, Regio A en Regio B). En elk van die 3 afdelingen is weer verder verdeeld. Daarnaast zie je dat Li, Ming de Manager is van het Bedrijfsbureau. Die persoon mag dus voor Bedrijfsbureau en alles ondergeschikt aan Bedrijfsbureau facturen goedkeuren tot een bedrag van maximaal €100.000 zoals in het Functieprofiel is vastgelegd. Ook bouw je hier het procuratieschema. Bijvoorbeeld: Als er een factuur van €100.000 is voor de afdeling Financiën. Dan gaat de factuur in eerste instantie naar de Medewerker George of Gerjan zoals hierboven te zien is. En omdat zij beiden voor €0 kunnen goedkeuren gaat vervolgens de factuur naar het eerstvolgende hogere procuratieniveau. In dit geval is dat dan de Manager Li, Ming die voor €100.000 kan goedkeuren.

Stamgegevens

Indien er bij de implementatie sprake is van een webservice-koppeling of er wordt al gebruik gemaakt van een webservice-koppeling dan is het aanleveren van de volgende tabbladen onnodig:

• A_Grootboekrekening

• A_Kostenplaatsen

• A_Kostendragers

• A_Vrijveld1

• A_Vrijveld2

• A_Vrijveld3

• F_Crediteuren

A_BTW:

Vul in dit tabblad de BTW-codes zoals ze in het financieel pakket staan.

Mocht er gebruik worden gemaakt van BTW-pro rata. Vul dan in de kolom ernaast wat de grootboekrekening moet zijn voor het “Te vorderen” en “Aftedragen” BTW.

Voor meer info over BTW klik hier.

F_Betalingsconditites:

Vul in dit tabblad de betalingscondities in zoals ze in het financieel pakket staan. Voor meer informatie over betalingscondities klik hier.

F_IBAN:

Vul in dit tabblad de bankrekeningnummers van uw eigen organisatie in, zodat deze worden uitgesloten bij de tekstherkenning van inkoopfacturen.

F_Peppol:

Op basis van de hieronder weergegeven gegevens maken wij graag een Peppol-account voor je aan, zodat je ook veilig XML-facturen via Peppol kunt ontvangen.Meer informatie over Peppol kunt u terugvinden op https://www.storecove.com/blog/nl/wat-is-peppol/ of klik hier om te lezen hoe de SpendCloud omgaat met het ontvangen en verwerken van facturen via Peppol. 

F_Gegevensbewaring:

Binnen de Spend Cloud kunt u instellen hoe lang de ontvangen e-mails bewaard moeten blijven. Let op: Het gaat alleen om de e-mails, de ingelezen facturen zullen nooit verwijderd worden. Standaard adviseren wij een termijn aan te houden van één jaar. Voor meer informatie over gegevensbewaring klik hier.

Stamgegevens zonder webservice koppeling:

Indien er sprake is van maar 1 administratie dan kun je de kolom Administratie verwijderen. 

A_Grootboekrekening

Vul in dit tabblad de Grootboekrekeningen in zoals ze in het financieel pakket staan.

A_Kostenplaatsen

Vul in dit tabblad de Kostenplaatsen in zoals ze in het financieel pakket staan.

A_Kostendragers

Indien er gebruik wordt gemaakt van kostendragers vul die dan in dit tabblad in zoals ze in het financieel pakket staan. Als hier geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je dit tabblad verwijderen.

A_Vrijveld1

Een vrijveld is een verdere verbijzondering regel naast kostenplaats en/of kostendrager om kosten op te boeken. Indien hier gebruik van wordt gemaakt vul die dan in dit tabblad in zoals ze in het financieel pakket staan. Als hier geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je dit tabblad verwijderen.

A_Vrijveld2

Een vrijveld is een verdere verbijzondering regel naast kostenplaats en/of kostendrager om kosten op te boeken. Indien hier gebruik van wordt gemaakt vul die dan in dit tabblad in zoals ze in het financieel pakket staan.Als hier geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je dit tabblad verwijderen.

A_Vrijveld3

Een vrijveld is een verdere verbijzondering regel naast kostenplaats en/of kostendrager om kosten op te boeken. Indien hier gebruik van wordt gemaakt vul die dan in dit tabblad in zoals ze in het financieel pakket staan.Als hier geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je dit tabblad verwijderen.

F_Crediteuren:

Gezien het volume van het aantal crediteuren vragen wij je om een CSV-export bestand te genereren uit het financiële pakket. De crediteurengegevens lever je dan als een afzonderlijk bestand aan. Hierbij zijn de volgende gegevens verplicht:

- Nummer*

- Naam*

- IBAN*

- Administratienummer (alleen verplicht, indien er meerdere administraties zijn en een crediteurenlijst per administratie gehanteerd wordt)

Om de OCR matching verder te bevorderen, adviseren wij om zoveel mogelijk crediteurengegevens te exporteren. Indien bekend, kun je de volgende gegevens optioneel aanleveren:

- IBAN 2

- KvK-nummer

- BTW-nummer

- Standaard betalingsconditie

- Standaard grootboekrekening

- Toelichting

- Zoekcode

- Adres

- Postcode

- Plaats

- Telefoonnummer