Aanleversjabloon

A_Administratie

Vul in dit tabblad de administratieve gegevens in zoals die in je financiële pakket staan.

IU_Procuratie

Bepaal hier de procuratie bedragen die van toepassing zijn bij jullie organisatie. Voor meer info over het procuratieschema klik hier. 

A_Functieprofielen

Het gebruiken van functieprofielen zorgt ervoor dat je SpendCloud omgeving makkelijk is in beheer en zorgt ervoor dat je medewerkers nooit buiten hun budget kunnen bestellen, want dat heb je in het functieprofiel vastgelegd. Voor meer info over functieprofielen klik hier

Zoals hierboven is bepaald kan een Manager in de categorie Kantoorartikelen inkopen doen tot een maximum van €100.000 en een Teamleider €5.000

A_Medewerkers

Vul in dit tabblad alle medewerkers die gebruik gaan maken van de SpendCloud. Als een medewerker hier niet tussen staat dan krijgen ze geen SpendCloud  account en kunnen ze niet inloggen in de SpendCloud.

IU_Procuratieschema

In dit tabblad bouw je je organisatie na. Als Organisatiestructuur kun je de kostenplaatsen aanhouden of afdelingen binnen je organisatie. Bij medewerker zet je dan de medewerker die daar werkt. En als laatste bij de kolom functieprofiel vul je dan de functie van die medewerker in. Daarmee heeft de medewerker een rol gekregen in de structuur. Bij Centrale beheerders-rollen vul je alle medewerkers in die verantwoordelijk zijn voor de administratie of het applicatiebeheer van de SpendCloud. Voor meer info over rollen klik hier.

In dit voorbeeld hierboven is de structuur opgebouwd uit een Directie waaraan ondergeschikt 3 afdelingen zijn (Bedrijfsbureau, Regio A en Regio B). En elk van die 3 afdelingen is weer verder verdeeld. Daarnaast zie je dat Li, Ming de Manager is van het Bedrijfsbureau. Die persoon mag dus voor Bedrijfsbureau Kantoorartikelen inkopen tot en met €100.000 zoals in het Functieprofiel is vastgelegd. 

IB_Leveranciersgroepen

Bij dit tabblad bepaal je tot welke leveranciersgroepen er toegang wordt aangemaakt. Daarnaast is het mogelijk om per leveranciersgroep in te stellen of een order aanvullend op het procuratieschema door de centrale inkoopadministratie beoordeeld of besteld moet worden. 

In dit voorbeeld hierboven, als er iets van ICT wordt besteld dan moet de inkoopafdeling (oftewel, Heiko/Mark zoals is bepaald in het vorige tabblad de inkoop beoordelen. 

IB_Leveranciers

In het vorige tabblad heb je de leveranciersgroepen bepaalt. Nu bepaal je welke leveranciers er tot die groep horen. Vul de gegevens van de leveranciers in en bepaal hoe het order wordt samengestel zoals door een OCI-koppeling, Intern assortiment of Vrije Regels

Voor meer info over Leveranciers en Leveranciersgroepen klik hier

IB_Afleveradressen

In dit tabblad vul je alle voorkomende afleveradressen in waarvoor er besteld gaat worden. 

Klik hier voor meer info over afleveradressen.

IB_Eenheden

Vul in dit tabblad de eenheden in die gebruikt gaan worden.

Voor meer info over eenheden, klik hier.

IB_Productcategorieën

De productcategorieën zorgen ervoor dat binnen het interne assortiment gezocht kan worden door de besteller. Daarnaast is het mogelijk om OCI- en vrije regel leveranciers aan een categorie te koppelen, zodat deze als snelkoppeling op de Aanvragenpagina zichtbaar zijn. 

Ook kun je per productcategorie een standaard grootboekrekening instellen per administratie wat het coderen van de inkooporders vergemakkelijkt. Klik hier voor meer info over productcategorieën. 

IB_Assortiment

Het assortiment is een verlenging van de Productcategorieën en is van belang wanneer je gebruik wilt maken van een eigen assortiment die je zelf kunt samenstellen met artikelen. Het assortiment is opgebouwd uit productlijsten per leverancier. Klik hier voor meer info over productcategorieën. 

IU_Ontvangstgroepen

U kunt meerdere medewerkers toekennen aan een ontvangstgroep. Door een ontvangstgroep aan te maken en te selecteren bij een orderaanvraag, hebben alle medewerkers in deze groep de mogelijkheid om de order als ontvangen te registreren.

Klik hier voor meer info over ontvangstgroepen. 

Stamgegevens

Indien er bij de implementatie sprake is van een webservice-koppeling of er wordt al gebruik gemaakt van een webservice-koppeling dan is het aanleveren van de volgende tabbladen onnodig. Ook wanneer er al een andere module in de Spend Cloud in gebruik is waardoor de stamgegevens al aanwezig zijn is het aanleveren onnodig:

• A_Grootboekrekening
  

• A_Kostenplaatsen
  

• A_Kostendragers
  

• A_Vrijveld1
  

• A_Vrijveld2
  

• A_Vrijveld3
  

A_BTW:

Vul in dit tabblad de BTW-codes zoals ze in het financieel pakket staan.

Mocht er gebruik worden gemaakt van BTW-pro rata. Vul dan in de kolom ernaast wat de grootboekrekening moet zijn voor het “Te vorderen” en “Aftedragen” BTW.

Voor meer info over BTW klik hier.

Stamgegevens zonder webservice koppeling:

Indien er sprake is van maar 1 administratie dan kun je de kolom Administratie verwijderen. 

A_Grootboekrekening

Vul in dit tabblad de Grootboekrekeningen in zoals ze in het financieel pakket staan.

Vul in dit tabblad de Kostenplaatsen in zoals ze in het financieel pakket staan.

Indien er gebruik wordt gemaakt van kostendragers vul die dan in dit tabblad in zoals ze in het financieel pakket staan. Als hier geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je dit tabblad verwijderen.

Een vrij veld is een verdere verbijzondering regel naast kostenplaats en/of kostendrager om kosten op te boeken. Indien hier gebruik van wordt gemaakt vul die dan in dit tabblad in zoals ze in het financieel pakket staan. Als hier geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je dit tabblad verwijderen.

Een vrij veld is een verdere verbijzondering regel naast kostenplaats en/of kostendrager om kosten op te boeken. Indien hier gebruik van wordt gemaakt vul die dan in dit tabblad in zoals ze in het financieel pakket staan. Als hier geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je dit tabblad verwijderen.

A_Vrijveld3

Een vrij veld is een verdere verbijzondering regel naast kostenplaats en/of kostendrager om kosten op te boeken. Indien hier gebruik van wordt gemaakt vul die dan in dit tabblad in zoals ze in het financieel pakket staan. Als hier geen gebruik van wordt gemaakt dan kun je dit tabblad verwijderen.