Bij betalingsverwerking worden betalingen vaak niet direct één-op-één van de ene bank naar de andere gestuurd. In plaats daarvan worden ze eerst vastgehouden en gebundeld voordat ze op specifieke tijdstippen in batchverwerking worden uitgewisseld tussen banken en betalingsdienstaanbieders. Een bijgewerkte betaling verwijst naar wijzigingen die optreden in een betaling terwijl deze nog in verwerking is, maar nog niet is afgerond.
Een betaling kan om diverse redenen worden bijgewerkt, waaronder:
- De transactie wordt geannuleerd, bijvoorbeeld bij een fysieke betaling wordt de "stop" knop gebruikt tijdens het betalen, of de pas wordt tijdens het betalen uit het apparaat verwijderd. Bij een online betaling wordt tijdens het uitvoeren van de betaling de actie geannuleerd. Het kan ook voorkomen dat een product niet kan worden geleverd en de transactie na enkele dagen wordt geannuleerd.
- De transactie is verlopen, dit komt doorgaans bij online betalingen voor. De pasgegevens zijn ingevoerd maar de betaling is niet op tijd afgerond en wordt automatisch afgebroken. Bij een fysieke betaling wordt de pas in het apparaat gestoken maar de transactie wordt niet op tijd afgerond.
- Er wordt een reservering gedaan (bijvoorbeeld een betaling bij een onbemand tankstation, of een betaling in een hotel voor bijvoorbeeld reservering voor borg) en het bedrag wordt later gecorrigeerd. Bij een tankstation wordt standaard een reservering van €200 gemaakt, het daadwerkelijke bedrag voor de tankbeurt wordt uiteindelijk afschreven.
Bovengenoemde en andere diverse redenen kunnen leiden tot één van de volgende scenario's in Spend Cloud:
1. Betaling geannuleerd
De transactie is niet verwerkt en er is geen bedrag afgeschreven. Dit kan tot enkele dagen in beslag nemen voor een boeking wordt gecorrigeerd. De boeking wordt verwijderd of het bedrag wordt aangepast, je hoeft geen extra actie uit te voeren. Is de periode van de initiële boeking gesloten wordt er een correctieboeking in de eerstvolgende open periode aangemaakt, dan dien je deze boeking te coderen.
2. Betaling gedeeltelijk geannuleerd
Een deel van de betaling is teruggedraaid, in sommige gevallen wordt het bedrag van de originele boeking aangepast, en hoef je niets extra's te doen. Als dit niet mogelijk is, bijvoorbeeld omdat de periode van de originele boeking gesloten is, wordt er een nieuwe, correctieboeking aangemaakt en dien je deze te coderen.
3. Betaling verlopen
De transactie is niet op tijd afgerond en is automatisch geannuleerd. Er wordt meestal een correctieboeking gemaakt, dit kan enige tijd, maar maximaal 30 dagen in beslag nemen. Wanneer de periode van de originele boeking gesloten is wordt er een correctieboeking in de nieuwe periode gemaakt, deze dien je te coderen.
4. Betaling aangepast
De betaling is gewijzigd van bijvoorbeeld het bedrag of de ontvanger. Het bedrag van de boeking wordt aangepast, soms wordt er een nieuwe, correctieboeking aangemaakt en dien je deze te coderen.
5. Betaling (gedeeltelijk) terugbetaald
Het volledige of een gedeeltelijk bedrag is teruggestort. Meestal wordt er een nieuwe boeking gemaakt, in uitzonderlijke gevallen kan de originele boeking gecorrigeerd worden. Als het bedrag bij de originele boeking is gecorrigeerd hoef je niets te doen. Als er een nieuwe, correctieboeking is aangemaakt dien je deze te coderen.