Rollen, rechten en functieprofielen voor Kas & Pas

Het rollen-overzicht is terug te vinden in het Applicatiebeheer van het menu-onderdeel Organisatie. Het overzicht geeft inzicht in alle rollen binnen de Spend Cloud. In een rol is vastgelegd welke rechten een medewerker heeft op een bepaalde organisatorische eenheid. Algemene informatie over het toevoegen, bekijken, bewerken, overdragen en verwijderen van een rol vind je in het Spend Cloud Portal-artikel ‘Rollen’. 

In dit artikel leggen we uit hoe je het ingerichte rollenoverzicht voor de module Kas & Pas eenvoudig kunt bekijken en hoe je zo efficiënt mogelijk kunt werken door het gebruik van rechtensets met bijbehorende functieprofielen. 

Rollen-overzicht Kas & Pas

Je kunt via Applicatiebeheer / Organisatie / Rollen navigeren naar het rollen-overzicht. Als je hier links een selectie maakt op de module Kas & Pas, krijg je een mooi overzicht van alle medewerkers met rechten voor de module Kas & Pas. Je kunt ook een selectie maken op bijvoorbeeld organisatorische eenheid zodat de laadtijd van het overzicht sneller is.

In het overzicht zie je per medewerker welk functieprofiel met bijbehorende rechten deze heeft, het boek of de boeken waar de medewerker toegang toe heeft en of de medewerker een beoordelaar is van de getoonde boeken.

Kas & Pas rollen-overzicht

Meerdere soortgelijke rollen toevoegen

Het kan soms handig zijn om een medewerker op meerdere plaatsen in de organisatie een gelijke rol te geven, bijvoorbeeld wanneer een medewerker voor meerdere locaties een pasboek moet beoordelen of voor meerdere pasboeken transacties moet kunnen coderen en de periode van meerdere pasboeken moet kunnen afsluiten. 

Vanuit het menu-onderdeel Organisatie / Medewerkers kan dit via de functie 'Meerdere rollen toevoegen' worden uitgevoerd.

Rechten voor de module Kas & Pas

Via Applicatiebeheer / Organisatie / Rechten, kun je rechtensets aanmaken en beheren. Aan de linkerkant kun je de module Kas & Pas selecteren voor het gebruikersgedeelte en daaronder voor het applicatiebeheer. Na het selecteren van de module zie je alle onderdelen die daartoe behoren in het midden van het scherm. 

Bij het toevoegen van een rol, kun je vervolgens de ingerichte rechtensets kiezen. Zo weet je zeker dat de medewerker toegang heeft tot de juiste onderdelen in Kas & Pas. 

Tip: koppel rechtensets aan functieprofielen. Met functieprofielen kun je eenvoudig rollen beheren voor meerdere medewerkers tegelijk die dezelfde bevoegdheden in Spend Cloud. In plaats van dat je ieder individu koppelt aan een rechtenset met eigen bevoegdheden leg je deze vast in een functieprofiel. Meer informatie over functieprofielen lees je in het volgende artikel: Functieprofielen en Rollen

Voor de module Kas & Pas raden wij de volgende rechtensets aan: 

1. Kas & Pas medewerker, een rechtenset voor medewerkers die uitgaves kunnen doen en verantwoorden.
2. Kas & Pas verantwoordelijke, een rechtenset voor medewerkers die boeken beoordelen. 
3. Kas & Pas administratie, ene rechtenset voor medewerkers die de boeken beheren en van saldo kunnen voorzien.
   

Wij adviseren de volgende rechtensets aan te houden: Standaard rechtenset Kas & Pas

Een rechtenset is de fundering voor je functieprofiel. Met functieprofielen kun je efficiënter de rollen beheren en krijg je meer overzicht in de structuur. Dit is ook zichtbaar in het rollen-overzicht. 

De aansprakelijke paseigenaar

Via de pasinstellingen kan een medewerker met een rol op dezelfde organisatorische eenheid geselecteerd worden als aansprakelijke paseigenaar. Door deze functie krijgt de geselecteerde medewerker de mogelijkheid in de app te zien om een apparaat aan de pas te koppelen voor het bevestigen van online betalingen, en ook het koppelen aan Apple Pay en/of Google Pay. De aansprakelijke paseigenaar kan bepaalde acties uitvoeren bij de pas op basis van diens rechten, zoals het bekijken en wijzigen van de pincode of het tijdelijk blokkeren van de pas. Voorheen moest je hiervoor ook pashouder zijn, dit is niet langer noodzakelijk. Wanneer pasmanager (voorheen pashouder) is ingeschakeld in de aanvullende bevoegdheden in de rol heb je inzicht in alle pasgegevens van de passen gekoppeld aan jou boeken.

Aanvullende bevoegdheden voor Kas & Pas

Door te werken met functieprofielen ben je verzekerd van een eenvoudiger proces op het moment dat je rollen wilt overdragen naar nieuwe medewerkers of organisatorische wijzigingen wilt doorvoeren voor meerdere medewerkers in de Spend Cloud.

Je kunt een functieprofiel baseren op een rechtenset. Zo kun je er dus voor kiezen om voor elke rechtenset een bijbehorend functieprofiel te maken. Met ‘rolbevoegdheden’ kun je de gekozen rechtenset verder specificeren, bijvoorbeeld of een medewerker een boek mag beoordelen. Voor Kas & Pas heb je deze extra rolbevoegdheden: 

Aanvullende informatie bevoegdheden Kas & Pas

Boeken

Koppel de gebruiker aan alle boeken die aan de gekozen organisatorische eenheid vallen. De rechten en overige aanvullende bevoegdheden bepalen welke acties de gebruiker binnen deze boeken mag uitvoeren.

Pasmanager (voorheen pashouder)

Pasmanagers kunnen alle passen zien die aan de boeken gekoppeld zijn en acties hierop uitvoeren op basis van de gekozen rechtenset. Als pasmanager uitgeschakeld staat kan een gebruiker alleen acties uitvoeren op passen waar zij de aansprakelijke paseigenaar voor zijn.

Periode afsluiten

De gebruiker mag periodes afsluiten van de boeken waar zij toegang toe hebben. Wanneer modulebeheerder is ingeschakeld kan een periode afgesloten worden zonder dat deze hoeft te worden beoordeeld. De periode wordt direct klaargezet voor verdere verwerking in de administratie. Deze optie is niet zichtbaar als aanvullende bevoegdheid als modulebeheerder in de gekozen rechtenset is ingeschakeld. Nadat een periode voorbij is ontvang je een e-mail als er nog ongecodeerde boekingen in de periode staan.

Periode beoordelen

De gebruiker mag afgesloten periodes beoordelen van de boeken waar zij toegang toe hebben. De gebruiker ontvangt een e-mail als er periodes klaar staan om te beoordelen.

IDEAL-betalingen toestaan

De optie iDEAL-betaling is alleen mogelijk in combinatie met een actieve bunq-rekening. Hierover kun je meer lezen in het artikel iDeal betalingen met Spend Cloud Cards via je bunqrekening.

Je kunt ook online betalingen doen met de Spend Cloud Cards middels de credit-card-optie binnen een webshop. Een online betaling doen met de Spend Cloud Cards kun je aanzetten in de pasinstellingen; het is hiervoor noodzakelijk dat het bevestigen van online betalingen via de app is ingeschakeld. Hierover kun je meer lezen in het artikel online betalen met een Spend Cloud card.

Na het inrichten van de rechtensets, functieprofielen en rollen ben je klaar voor de volgende stap in de Kas & Pas inrichting: Passen aanvragen.

• Related Articles

• Kas & Pas configinstellingen

  In het menu-onderdeel Configinstellingen / Kas & Pas, vind je instellingen die van toepassing zijn op de module Kas & Pas. Lees ook dit artikel voor meer informatie over configinstellingen. Zorg dat je weet wat een instelling doet voordat je deze ...

• Hoe werkt online (digitaal) bankieren met Kas & Pas?

  Ben jij benieuwd of je bijvoorbeeld via een betaalverzoek kunt betalen met de Spend Cloud? Dan geven we je in dit artikel graag meer informatie. Op welke manieren kan ik betalen met de module Kas & Pas? Afhankelijk van welke rechten jij hebt, kan je ...

• Wat kun je met de module Kas & Pas?

  Uitgaven met contant geld, pintransacties en online betalingen zijn vaak kleinschalige en incidentele uitgaven die buiten een Inkoopafdeling om gebeuren. Uitgaven die met contant geld zijn gedaan, worden opgeschreven in het kasboek. Pinuitgaven staan ...

• Een bunq pas activeren en koppelen aan een pasboek

  Na het aanvragen van een bunq pas, ontvang je binnen twee weken een brief met de aangevraagde pas. Als in jouw omgeving Spend Cloud Cards worden gebruikt in plaats van bunq-passen, lees dan hier meer over het activeren van deze passen. De pas ...

• Gebruikershandleiding Kas & Pas - Pasbeheer, boekingen en beoordelen (Pasmedewerker en pasverantwoordelijke)

  In deze handleiding wordt je verwezen naar verschillende pagina’s binnen de Spend Cloud Portal. Als je ze stapsgewijs volgt, krijg je een volledig beeld van hoe je als pasmedewerker kunt werken met een gecombineerd pasboek en hoe je als ...