Cliënten beheren
Uitgaven door of ten behoeve van cliënten kunnen gemakkelijk in de Spend Cloud geregistreerd worden. In de module Kas & Pas kunnen uitgaven op een cliënt worden geboekt en indien gewenst door-gefactureerd aan de betreffende cliënt. Op deze manier beheer je een budget voor een cliënt met zo weinig mogelijk administratieve handelingen, maar met een optimaal overzicht van de bestedingen.
Voordat je dit artikel verder leest, wijzen we je er graag op dat er een aantal opties aan- of uit kunnen staan in jouw Spend Cloud. De instellingen worden door de klant, in samenspraak met een ProActive-consultant, in de implementatie-fase ingericht. Heb je vragen over onderstaande informatie of twijfel je ergens over? Neem dan contact op met onze Supportafdeling (let op: alleen voor applicatiebeheerders).
Cliënten toevoegen
Voordat een uitgave op een cliënt kan worden geboekt (klik hier voor meer informatie over het boeken op een cliënt), dien je de cliënten toe te voegen in de Spend Cloud. Indien het werken met cliënten in jouw Spend Cloud is ingeschakeld, navigeer je naar Applicatiebeheer / Kas&Pas / Cliënten. Om een cliënt handmatig toe te voegen, klik je op 'Toevoegen'. Je komt dan bij een formulier waar je alle gegevens omtrent de cliënt kan invullen, als 'naam', 'adres', 'bankrekeningnummer', etc.
Vaak worden cliënten primair beheert in een ander systeem dan de Spend Cloud. Dit is vaak het boekhoudpakket als AFAS, Accountview, Visma, Twinfield, of een pakket specifiek voor het beheren van cliënten. In dat geval kun je de cliëntgegevens importeren in de Spend Cloud. Daarvoor klik je op de knop 'Importeer cliënten' bovenin dit menu. Wanneer jouw organisatie gebruik maakt van een webservice, haalt de Spend Cloud de cliënten direct op uit het externe pakket. Wanneer er geen gebruikt gemaakt wordt van een webservice, kun je de cliënten inlezen middels een Excel- of CSV-bestand. Je importeert de gegevens dan middels een importdefinitie.
Vaak worden cliënten primair beheert in een ander systeem dan de Spend Cloud. Dit is vaak het boekhoudpakket als AFAS, Accountview, Visma, Twinfield, of een pakket specifiek voor het beheren van cliënten. In dat geval kun je de cliëntgegevens importeren in de Spend Cloud. Daarvoor klik je op de knop 'Importeer cliënten' bovenin dit menu. Wanneer jouw organisatie gebruik maakt van een webservice, haalt de Spend Cloud de cliënten direct op uit het externe pakket. Wanneer er geen gebruikt gemaakt wordt van een webservice, kun je de cliënten inlezen middels een Excel- of CSV-bestand. Je importeert de gegevens dan middels een importdefinitie.
Cliënt koppelen aan een cliëntgroep
Na het toevoegen van de cliënt, dien je deze te koppelen aan een cliëntgroep. Zie voor meer informatie over cliëntgroepen dit artikel. Wanneer de cliënt niet gekoppeld is aan een cliëntgroep, kunnen er ook geen kosten op de cliënt worden geboekt. Het is daarom belangrijk deze stap niet te vergeten.
Automatische incasso
Jouw organisatie kan ervoor kiezen om uitgaven, die geregistreerd worden in de Spend Cloud, te factureren aan de cliënt. Het is mogelijk om deze cliëntfacturen in de Spend Cloud te genereren. Daarbij kan er gewerkt worden met automatische incasso's. Op het moment dat de boekingen worden geëxporteerd naar het financieel pakket, maakt de Spend Cloud een bestand aan waarin deze incasso's staan geregistreerd. Dit bestand kun je vervolgens kunt inlezen in de bank.
Bij het toevoegen van een cliënt, zie je de instelling 'Automatische incasso'. Kies hier voor 'Ja' als je wilt dat de Spend Cloud de incasso's voor deze cliënt maakt. Bij 'Datum machtiging' vul je de datum waarop de cliënt (of in sommige gevallen de bewindvoerder) de machtiging heeft gegeven. Deze datum voor de Spend Cloud benodigd om de incasso compleet te maken naar eisen van de bank. Bij 'Soort machtiging' geef je, tevens op last van de bank, aan of dit de eerste keer is dat je het geld automatisch incasseert bij deze cliënt. Nadat je de eerste incasso hebt uitgevoerd, dien je de instelling hierna om te zetten naar 'Herhalend'.
Cliënttypes
Wanneer de cliënt gefactureerd dient te worden, kiezen de meeste van onze klanten om deze facturen (automatisch) in het boekhoudpakket aan te maken (en dus niet in de Spend Cloud zoals hierboven beschreven). Sommige boekhoudpakketten, zoals AFAS, vereisen een cliënttype om te bepalen of een cliënt gefactureerd moet worden of niet. Daarom is het, afhankelijk van de instellingen, mogelijk om deze bij Applicatiebeheer / Kas&Pas / Cliënttypes toe te voegen. Bij het toevoegen van de cliënt, kies je (indien van toepassing) vervolgens ook het cliënttype. Vaak wordt dit in samenspraak met de ProActive-consultant bij de implementatiefase al ingericht. Heb je hierover vragen, stel ze dan gerust aan de Support-afdeling.
Wanneer de cliënt gefactureerd dient te worden, kiezen de meeste van onze klanten om deze facturen (automatisch) in het boekhoudpakket aan te maken (en dus niet in de Spend Cloud zoals hierboven beschreven). Sommige boekhoudpakketten, zoals AFAS, vereisen een cliënttype om te bepalen of een cliënt gefactureerd moet worden of niet. Daarom is het, afhankelijk van de instellingen, mogelijk om deze bij Applicatiebeheer / Kas&Pas / Cliënttypes toe te voegen. Bij het toevoegen van de cliënt, kies je (indien van toepassing) vervolgens ook het cliënttype. Vaak wordt dit in samenspraak met de ProActive-consultant bij de implementatiefase al ingericht. Heb je hierover vragen, stel ze dan gerust aan de Support-afdeling.
Related Articles
Gebruikershandleiding Kas & Pas Cliëntgelden - Boekingsgang, cliëntbeheer en boeken op een cliënt
In deze handleiding wordt je verwezen naar verschillende pagina’s binnen de Spend Cloud Portal. Als je ze stapsgewijs volgt, krijg je een volledig beeld van hoe de boekingsgang bij het boeken op een cliënt verloopt, hoe je als beheerder verschillende ...Een cliëntboeking maken
Afhankelijk van jouw instellingen kun je boekingen registreren op naam van een cliënt. Tijdens het verantwoorden van de transactie of het toevoegen van de boeking, kan je dan een cliënt of cliëntgroep selecteren. Als je de boeking op één cliënt wilt ...Cliëntgroepen
Wanneer je in de Spend Cloud werkt met cliënten, is het benodigd cliëntgroepen aan te maken. Een cliëntgroep bundelt een aantal cliënten en helpt op deze wijze zo effectief mogelijk de administratie rondom cliëntuitgaven te beheren. Een cliëntgroep ...Cliëntmutaties en cliëntboekingsgang voor cliëntverkoopfacturen
In de Spend Cloud kunnen cliëntmutaties aangemaakt worden, die vervolgens in je financieel pakket tot een verkoopfactuurregel kunnen leiden. Hieronder vind je uitleg over aanvullingen binnen de module Kas & Pas ten aanzien van de inrichting in de ...Bewindvoerdersoverzichten inzien en genereren
Wanneer jouw organisatie werkt met cliënten of bewoners, kan het benodigd zijn bewindvoerdersoverzichten te genereren. In dit artikel vind je meer informatie over hoe je dit in de Spend Cloud kunt doen. Wat is een bewindvoerdersoverzicht? Als iemand ...