Een filter toevoegen

Door het gebruik van filters kunnen bank- en pastransacties automatisch worden gecodeerd. Via het applicatiebeheer van Kas & Pas, in het menu-onderdeel Filters, kunnen deze filters worden aangemaakt en toegepast. 

Hoe werkt een filter?

Op het moment dat een pas-uitgave in de Spend Cloud wordt toegevoegd, komt er altijd een bankomschrijving mee. De bankomschrijving geeft informatie over de transactie, bijvoorbeeld in welke winkel deze is gedaan en op welk tijdstip. Op basis van woorden in deze bankomschrijving kan een filter worden toegepast die de boeking automatisch codeert. Een voorbeeld is het woord 'Kruidvat' in de omschrijving. Deze transacties zou je door een filter altijd kunnen laten coderen op 'Persoonlijke verzorging'. 

Zie hier een voorbeeld van een bankomschrijving (klantgerelateerde informatie hebben we onleesbaar gemaakt):

Op het moment dat er een een nieuwe transactie in het boek komt te staan, controleert Spend Cloud of er een filter is ingesteld voor deze transactie. Als dit het geval is, zullen de gegevens die je in de filter instelt automatisch worden overgenomen in de codering. 

Filter toevoegen

Ga naar het menu Applicatiebeheer / Kas & Pas / Filters. Door bovenaan het overzicht op de knop ‘Toevoegen’ te klikken, kun je een nieuw filter aanmaken. 

Kies, indien van toepassing, voor welke administratie je het filter wilt aanmaken en geef vervolgens een naam op van het filter. Deze naam kan tevens worden gebruikt als omschrijving van de transactie. In het veld ‘Zoektekst’ kun je steekwoorden van de bankomschrijving opgeven waaraan Spend Cloud de transactie kan herkennen. 

Het is mogelijk om in het filter AND, OR, en NOT operatoren te gebruiken. Door met je muis op het blauwe icoontje te staan voor het veld, kun je hierover meer uitleg lezen.  Nadat je hebt aangegeven hoe Spend Cloud de transactie kan herkennen, kun je aangeven hoe de transactie moet worden gecodeerd.

Tip: in elke bankomschrijving komt een MCC-code mee, waarop je de filter kan baseren. Voeg het nummer toe aan de zoektekst in de filter-omschrijving. Een voorbeeld is het nummer '4121' welke altijd wordt meegegeven bij een betaling in de taxi. Deze kan je bijvoorbeeld standaard coderen op grootboekrekening 'Openbaar vervoer'.

De velden die je moet invullen zijn afhankelijk van het soort boeking. Zo kun je bij een standaard boeking ook aangeven op welke kostensoort de transactie moet worden geboekt. Dit kun je voor zowel inkomsten als uitgaven registreren. Daarnaast moet je voor beide soorten aan geven welke kostenplaats moet worden ingevuld. 

Als je geen gebruik maakt van bunq of Spend Cloud Cards: als je bij ‘Kostenplaats afhandeling’ kiest voor ‘Kostenplaats pasnummer’ moet het pasnummer eerst gekoppeld zijn bij het onderdeel Koppelingen. Het pasnummer wordt namelijk ook herkend door een filter, mits deze is genoemd in de zoektekst. Middels deze herkenning kan eventueel bepaald worden in welk boek de transactie wordt doorgeboekt.  

Als tenminste alle verplichte velden zijn gevuld, te herkennen aan het sterretje, dan kun je bovenaan klikken op ‘Opslaan’. Het nieuwe filter zal direct actief zijn en beschikbaar in het overzicht. Vanuit het overzicht kun je ook filters bewerken, verwijderen of kopiëren door achteraan de regel op de blauwe icoontjes en/of de drie puntjes te klikken. 

Voorbeeldfilter

Op basis van de volgende bankomschrijving hebben we een voorbeeldfilter aangemaakt.

Voorbeeldfilter: 

In dit voorbeeld wordt deze filter toegepast als het woord 'Kruidvat', 'Etos' of 'Trekpleister' voorkomt in de bankomschrijving. 

Filters opnieuw toepassen

Als je een wijziging hebt gedaan in een filter kun je met de knop ‘Filters opnieuw toepassen’ bovenaan het overzicht, de filters opnieuw toepassen op alle volledig ongecodeerde transacties. 

• Related Articles

• Boekingen coderen

  Alle transacties die je met jouw Spend Cloud card of bunq pas doet, worden direct weergegeven in Spend Cloud. Je kunt deze transacties terugvinden in het pasboek waaraan jouw pas is gekoppeld. Het pasboek zie je op de computer in het menu Kas & Pas / ...

• Boekingen coderen in de app

  Als je bent ingelogd in de Spend Cloud App kom je op jouw persoonlijke dashboard terecht. Op het dashboard van de app zie je bovenin de passen waarvan jouw organisatie je als paseigenaar heeft geregistreerd. Dit kunnen bunq-passen of Spend Cloud ...

• Collectief coderen

  Om alle niet (volledig) gecodeerde boekingen centraal te coderen kan het onderdeel Collectief Coderen worden gebruikt. Anders dan het onderdeel Collectief Afsluiten is het niet mogelijk om alle niet (volledig) gecodeerde boekingen in één handeling te ...

• Een kostensoort toevoegen

  Binnen de module Kas & Pas wordt er altijd gewerkt met kostensoorten. In dit artikel lichten we toe wat een kostensoort is en hoe je deze aanmaakt. Krijg je een foutmelding op btw bij het exporteren? Dan kunnen de laatste twee alinea's in dit artikel ...

• Een boek toevoegen

  In Spend Cloud wordt iedere transactie geregistreerd in een boek. Afhankelijk van het soort transactie die je wilt registreren, kun je verschillende soorten boeken aanmaken in het menu Applicatiebeheer / Kas & Pas / Boeken. Het toevoegen van een boek ...