Een boek toevoegen

In Spend Cloud wordt iedere transactie geregistreerd in een boek. Afhankelijk van het soort transactie die je wilt registreren, kun je verschillende soorten boeken aanmaken in het menu Applicatiebeheer / Kas & Pas / Boeken.

Het toevoegen van een boek

Bovenaan het overzicht van Boeken, vind je de knop ‘Toevoegen’. Door hierop te klikken kun je een nieuw boek aanmaken. 

Het boek dat je aanmaakt wordt beschikbaar gesteld voor één organisatorische eenheid. Zo kunnen alleen medewerkers die op dezelfde organisatorische eenheid een rol hebben, toegang krijgen tot het boek. Wil je een bestaand boek verplaatsen naar een andere organisatorische eenheid, kijk dan hier. 

Een medewerker toegang geven tot een boek, kan gedaan worden door de juiste rol aan te maken voor een medewerker. Dit kan gedaan worden vanuit het rollenoverzicht. 

   Bij ‘Soort boek’ kun je aangeven of je een bank-, pas-, of kasboek wilt toevoegen. 

1. Import bankboek: Voor transacties met een traditionele bankpas. Deze transacties moet je importeren vanaf de hoofdrekening. 
2. Pasboek: Voor transacties met prepaid-passen, bunq-passen en Spend Cloud Cards. 
3. Kasboek: Voor contante transacties. 
4. Live bankboek: Voor het registreren van de Adyen en/of bunq hoofdrekening. Deze transacties worden realtime toegevoegd in het boek.   
   

Afhankelijk van jouw instellingen heb je ook de optie om mutatieboeken toe te voegen. In een mutatieboek kun je de mutaties vastleggen die niet via een kas- of bankboek verlopen. Dit is bijvoorbeeld het geval als je kosten maakt die je vervolgens door factureert aan een cliënt/bewoner.  In een mutatieboek wordt geen begin- of eindsaldo getoond en wordt niet gecontroleerd op een negatief saldo.

Afhankelijk van het soort boek dat je wilt toevoegen, verschijnen er andere velden om in te vullen. 

1. Import bankboek toevoegen
   

Als je ‘Voorschotten’ inschakelt, kun je in het boek ook voorschotten registreren en hier op afboeken. In het menu-onderdeel Voorschotten vind je een overzicht van openstaande voorschotten.

1. Pasboek toevoegen
   

Door de optie ‘Kasgeld registreren’ in te schakelen kun je voor dit boek tevens contante uitgaven registreren. Zowel de contante uitgaven als de pastransacties worden in hetzelfde overzicht weergegeven. Bij 'geavanceerde opties' kun je een maximaal saldo instellen voor het pasboek. Als je dat doet en dit saldo wordt tijdens het opladen van de gekoppelde pas overschreden, zal de Spend Cloud een waarschuwing geven. Je kunt echter de oplading wel gewoon doorvoeren.

1. Kasboek toevoegen
   

Bij ‘Uitgifte’ kun je aangeven of uitgifteboekingen van toepassing zijn. Via een uitgifteboeking kun je een uitgifte naar een ander kasboek registreren; Spend Cloud voegt automatisch een inkomstenboeking toe in de ontvangende kas. Per rol kun je nog verder specificeren wie een uitgifte mag registreren.

Bepaal of de kasmedewerker een kastelling moet uitvoeren na afsluiting. Als dit is ingeschakeld, kun je opgeven om de hoeveel periodes dit verplicht is. 

Als je ‘Voorschotten’ inschakelt, kun je in het boek ook voorschotten registreren en hier op afboeken. In het menu-onderdeel Voorschotten vind je een overzicht van openstaande voorschotten.

1. Live bankboek
   

Bij een live bankboek is het verplicht om een tegenrekening voor de pasuitgaven op te geven. Voor passen gekoppeld aan deze rekening moet je een pasboek aanmaken. 

Een periode laten beoordelen 

Je kunt per boek definiëren of deze na afsluiting van een periode beoordeeld moet worden door ‘Beoordelen’ in te schakelen of niet. Als je dit inschakelt, wordt de periode ter beoordeling aangeboden aan de kasverantwoordelijke (met tekenbevoegdheid). Pas na goedkeuring van de kasverantwoordelijke is het mogelijk om de boekingen te exporteren. Om deze functionaliteit te gebruiken moet je hierna nog aangeven wie de kasverantwoordelijke is door deze rol toe te voegen.

Als je ervoor kiest om periodes te laten beoordelen, vergeet dan niet een kasverantwoordelijke aan te wijzen. Als je dat niet doet, kunnen de periodes van het boek niet gesloten worden.

Geavanceerde opties

Onder ‘Geavanceerde opties’ vind je nog een paar extra opties. Zo kun je ervoor kiezen om grootboeknummers en/of kostenplaatsnummers te tonen aan medewerkers. Als je dit uitschakelt worden alleen de benamingen getoond.  Indien zichtbaar, kun je bij het veld ‘Overnemen bij het kopiëren’ aangeven welke gegevens van de eerste boekingen overgenomen worden bij het aanmaken van een tweede boeking. Dit gebeurt alleen als de medewerker tijdens het boeken op ‘Opslaan en nog een boeking toevoegen’ klikt. 

De notificatie van een bankboek

Bij een bankboek kan je een notificatie instellen als het saldo van de bunq- of saldo-rekening onder een bepaald saldo komt. Zo voorkom je dat er geen geld meer uitgegeven kan worden omdat er niet genoeg beschikbaar is. Vul het e-mailadres is van de persoon die de notificatie dient te ontvangen. 

Verbijzonderingen koppelen

Als je tenminste alle verplichte velden, te herkennen aan het sterretje, hebt ingevuld kun je bovenaan klikken op ‘Opslaan’. Het boek wordt toegevoegd en je kunt vervolgens direct aangeven op welke kostenplaatsen, -soorten en eventueel kostendragers geboekt mag worden in het betreffende boek. Wanneer je deze stap overslaat, kunnen transacties niet gecodeerd en verwerkt worden. 

• Related Articles

• Een boek verplaatsen naar een andere organisatorische eenheid

  Een boek is in de Spend Cloud altijd gekoppeld aan een organisatorische eenheid. Onder deze organisatorische eenheid hangen rollen die medewerkers toegang kunnen geven tot het boek. In dit artikel leggen we uit hoe je een bestaand boek kunt ...

• Een kostensoort toevoegen

  Binnen de module Kas & Pas wordt er altijd gewerkt met kostensoorten. In dit artikel lichten we toe wat een kostensoort is en hoe je deze aanmaakt. Krijg je een foutmelding op btw bij het exporteren? Dan kunnen de laatste twee alinea's in dit artikel ...

• Een filter toevoegen

  Door het gebruik van filters kunnen bank- en pastransacties automatisch worden gecodeerd. Via het applicatiebeheer van Kas & Pas, in het menu-onderdeel Filters, kunnen deze filters worden aangemaakt en toegepast. Hoe werkt een filter? Op het moment ...

• Een boek koppelen aan kostensoorten, kostenplaatsen en kostendragers

  In het menu-onderdeel Boeken (Applicatiebeheer / Kas&Pas / Boeken), kun je bank-, kas-, en pasboeken beheren en koppelingen leggen. Aan een boek moeten kostensoorten, kostenplaatsen en eventueel kostendragers worden gekoppeld. De transacties in het ...

• Periodes van boeken exporteren

  In het menu-onderdeel Exporteren vind je een overzicht met alle periodes van boeken die klaar staan om te worden geëxporteerd. Je kunt hier de boekingsgegevens van een periode exporteren naar jouw financiële pakket. Een periode wordt pas in dit ...