Kostenplaatsen toevoegen en beheren

In het menu-onderdeel Kostenplaatsen staan alle kostenplaatsen die in Spend Cloud zijn toegevoegd. Hier kun je handmatig een kostenplaats toevoegen of een lijst met kostenplaatsen importeren.  Via het overzicht kun je ook een workflow instellen en organisatorische eenheden en boeken koppelen. 

Nieuwe kostenplaats toevoegen

Als je gebruik maakt van een importdefinitie voor kostenplaatsen, kun je wijzigingen het beste verwerken via een import. Zie voor meer informatie de volgende alinea in dit artikel.

Bij het toevoegen van een nieuwe kostenplaats, moet het in te vullen nummer overeenkomen met het nummer in het financiële pakket. Door bij ‘Gebruik als lege waarde’ te kiezen voor ja, wordt deze kostenplaats niet meegenomen bij een export naar het financiële pakket. Ook wordt de waarde dan niet overschreven bij een import. 

Bovenaan kun je klikken op ‘Opslaan’ om de nieuwe kostenplaats definitief toe te voegen. 

Kostenplaatsen importeren

Als je gebruik maakt van een importdefinitie voor kostenplaatsen, kun je wijzigen het beste verwerken via de import functionaliteit.

Bovenaan het kostenplaatsen-overzicht staat de knop ‘Importeer kostenplaatsen’. Door op deze knop te klikken, kun je een bestand uploaden met alle kostenplaatsen. Hierdoor worden alle kostenplaatsen die al in Spend Cloud staan aangepast. Indien er gebruik gemaakt wordt van een webservice koppeling met een financieel pakket dan kun je in plaats van een csv-bestand direct de kostenplaatsen ophalen via de koppeling. Verder zou je het ophalen/synchroniseren van de kostenplaatsen via het menu 'Importplanning' dagelijks automatisch kunnen laten plaatsvinden.

Organisatorische eenheden koppelen

Als jouw organisatie gebruik maakt van de module Factuurverwerking, Inkoop, Verplichtingen en/of Declareren kun, dan kun je vanuit het kostenplaatsen overzicht verschillende organisatorische eenheden koppelen aan één kostenplaats. 

1. Klik op de drie puntjes achteraan een regel in het menuonderdeel Kostenplaatsen en klik op 'Koppel organisatorische eenheden'.
2. Vink vervolgens de organisatorische eenheden aan, die je wilt koppelen. Je kunt ook alle eenheden selecteren door het bovenste hokje in de grijze balk aan te vinken.
   
3. Bevestig vervolgens de koppeling met 'Opslaan' of annuleer via de knop 'Terug'. 

Je kunt ook een organisatorische eenheid koppelen aan meerdere kostenplaatsen bij het menuonderdeel Structuur. In het geval van een nieuwe kostenplaats is het makkelijker om deze hier met meerdere organisatorische eenheden te koppelen. Het is niet mogelijk om koppelingen te maken met passieve organisatorische eenheden.

Workflow instellen

Als jouw organisatie gebruik maakt van de module Factuurverwerking, dan kun je vanuit het kostenplaatsen overzicht een specifieke workflow instellen voor één kostenplaats. Zo kan je voor iedere kostenplaats automatisch een organisatorische eenheid, actie en medewerker of groep laten vullen. Maakt jouw Spend Cloud omgeving gebruik van meerdere administraties? Dan kun je voor iedere kostenplaats een workflow per administratie instellen.

1. Klik op de drie puntjes achter een regel in het menuonderdeel Kostenplaatsen en klik op 'Stel workflow in'.
2. Kies vervolgens de Organisatorische eenheid, de gewenste actie en, wanneer er geen groepsactie is gekozen, een medewerker. Het veld medewerker kan ook leeg gelaten worden indien het gewenst is dat er wel een vaste organisatorische eenheid wordt ingevuld bij een kostenplaats, maar geen specifieke medewerker.
3. Bevestig vervolgens de koppeling met 'Opslaan'.

Indien je meerdere workflows wilt instellen is het ook mogelijk om meerdere kostenplaats-workflows met een bestand in te importeren. Indien er geen importdefinitie beschikbaar is kun je deze zelf inrichten. Meer informatie over hoe je een importdefinitie inricht voor een csv-bestand lees je in het volgende artikel: Importdefinities

Er kunnen op basis van verschillende invoervelden workflows worden ingesteld. Hier zit een vaste hiërarchie in, wat erin kan resulteren dat de gegevens die automatisch zijn ingevuld door de workflow worden overschreven door het vullen van een ander veld. De hiërarchie is als volgt, van hoog naar laag: kostenplaats - > grootboekrekening -> kostendrager -> vrij veld één, twee en drie. In de praktijk betekent dit het volgende: Als je eerst een kostendrager invult met een workflow, en vervolgens een grootboekrekening met een workflow, dan zal de kostendrager workflow worden overschreven door die van de grootboekrekening. De automatisch ingevulde velden van de grootboekrekening worden uiteindelijk toegepast. Andersom gebeurt dit dus niet; als je een grootboekrekening invult met een workflow, en daarna een kostendrager, zal de workflow van de kostendrager niet worden toegepast als er al een workflow van de grootboekrekening is toegepast.

Koppel boeken

Als jouw organisatie gebruik maakt van de module Kas & Pas kun je vanuit het kostenplaatsen boeken koppelen aan één kostenplaats, zodat deze kostenplaats beschikbaar is in het betreffende boek. 

1. Klik op de drie puntjes achteraan een regel in het menuonderdeel Kostenplaatsen en klik op 'Koppel boeken'. 
   
2. Vink vervolgens de boeken aan die je wilt koppelen. Je kunt ook alle boeken selecteren door het bovenste hokje in de grijze balk aan te vinken. 
3. Bevestig vervolgens de koppeling met 'Opslaan' of annuleer via de knop 'Terug'. 
   

Het verwijderen of passief zetten van een kostenplaats

Door te klikken op het kruisje / potloodje, kun je de kostenplaats verwijderen of bewerken. Wij raden altijd aan om stamgegevens niet te verwijderen maar op passief te zetten. Om de kostenplaats op passief te zetten moet je in dit geval klikken op het potloodje en vervolgens de status omzetten naar 'passief'. 

• Related Articles

• Een nieuwe kostendrager toevoegen

  In het menu-onderdeel Kostendragers, staan alle kostendragers die in Spend Cloud zijn toegevoegd. Hier kun je handmatig een kostendrager toevoegen of kostendragers importeren. Via het overzicht kun je ook organisatorische eenheden en boeken koppelen. ...

• Grootboekrekeningen en coderingsmatrix beheren

  In het menu-onderdeel ‘Grootboek’ zie je een overzicht van alle grootboekrekeningen. Je kunt hier ook nieuwe grootboekrekeningen toevoegen en gegevens aanpassen. Grootboekrekeningen toevoegen Bovenaan het grootboekrekeningen-overzicht, staat de knop ...

• Relaties beheren

  Binnen de Spend Cloud worden relaties gebruikt voor het boeken van facturen, verplichtingen & contracten en bij het koppelen van leveranciers. Via Applicatiebeheer / Algemeen / Relaties kun je alle relaties inzien en beheren. Er zijn verschillende ...

• Een medewerker toevoegen

  In het menu-onderdeel Medewerkers kun je het medewerkersbestand van jouw organisatie beheren. Afhankelijk van jouw instellingen worden deze gegevens bijgewerkt via een automatische import, of moet je deze handmatig bewerken/aanmaken. Als jouw ...

• Een administratie aanmaken en beheren

  In het menu-onderdeel ‘Administraties’, kun je een nieuwe administratie toevoegen of een administratie verwijderen en de gegevens van bestaande administraties weergeven of bewerken. Toevoegen van een administratie Je kunt een nieuwe administratie ...