Relaties beheren
Binnen de Spend Cloud worden relaties gebruikt voor het boeken van facturen, verplichtingen & contracten en bij het koppelen van leveranciers. Via Applicatiebeheer / Algemeen / Relaties kun je alle relaties inzien en beheren. Er zijn verschillende velden welke je kunt gebruiken om een zoekopdracht te specificeren en uitvoeren. Meestal worden de relaties geïmporteerd vanuit het financieel pakket maar afhankelijk van de instellingen van jullie omgeving, is het ook mogelijk om handmatig relaties toe te voegen aan de Spend Cloud.
Meerdere bewerken
Met 'meerdere bewerken' kun je middels één makkelijke handeling meerdere relaties tegelijk bewerken in plaats van dit één voor één te moeten doen. Uitgebreide informatie over de werking van 'Meerdere bewerken' kan teruggevonden worden in het artikel 'Meerdere relaties tegelijk bewerken' in onze Kennisbank.
Importeer relaties
Middels deze knop kunnen relaties geïmporteerd worden in de Spend Cloud. Afhankelijk van de instellingen van jullie omgeving, is dit mogelijk door het inlezen van een CSV-bestand en/of middels een import via de webservice.
Wist je dat je ook automatisch Leveranciers voor de module Inkoop kunt aanmaken bij een relatie import? Dit kan een beheerder van jouw Spend Cloud omgeving instellen door instelling 129 binnen de Inkoop configinstellingen in te schakelen. Lees in het volgende artikel meer over het beheren van de configuratie instellingen in de Spend Cloud: Configinstellingen in de Spend Cloud
Toevoegen
Afhankelijk van de inrichting van jullie Spend Cloud omgeving, is het mogelijk om handmatig relaties toe te voegen aan de Spend Cloud. Indien jullie omgeving hierop is ingericht, kun je boven aan het relatie-overzicht een nieuwe relatie aanmaken door op de knop 'Toevoegen' te klikken. Houd er rekening mee dat je de beoordeling van de relaties in de rechtenset(s) moet inschakelen. Ook is het belangrijk dat je de rechten wilt splitsen zodat dezelfde medewerker binnen de Spend Cloud geen relatie kan toevoegen en de relatie kan goedkeuren, dus splits deze rechten op met het oog op functiescheiding.
CSV Export
Hiermee kun je de relaties in de vorm van een CSV-bestand exporteren vanuit de Spend Cloud.
Excel Export
Hiermee kun je de relaties in de vorm van een Excel-bestand exporteren vanuit de Spend Cloud.
PDF Genereren
Hiermee kun je de relaties in de vorm van een PDF-bestand exporteren vanuit de Spend Cloud.
Sub-menu's
Indien je met je muis op de relatie-regel staat, verschijnen er een aantal submenu's (onderstaande blauwe icoontjes):
Submenu relaties
Van links naar rechts:
Sjabloon toevoegen
Middels deze knop kun je direct een nieuwe sjabloon aanmaken voor de betreffende relatie.
Weergeven
Middels deze knop kun je de relatie-informatie bekijken. Daarbij kun je via de knop 'weergeven' ook zien welke Bankrekeningnummers* en sjablonen er toebehoren aan deze relatie.
Beoordelen
Indien jullie omgeving de mogelijkheid heeft tot het aanmaken van nieuwe relaties via de Spend Cloud, dan moeten deze worden beoordeeld. Het hamer-icoontje geeft aan, indien deze blauw is, dat desbetreffende relatie nog beoordeeld moet worden. Een grijs hamertje betekend dat de relatie reeds beoordeeld. Wanneer je op het hamertje klikt dan kun je de nieuwe relatie goedkeuren of afkeuren.
Verwijderen
Middels deze knop kun je het betreffende relatie verwijderen.
Bewerken
Middels deze knop kun je desbetreffend relatie bewerken.
Bankrekeningnummers (IBAN)
Wanneer je via de knop 'weergeven' een relatie opent, zie je onder in de pagina de reeds gekoppelde bankrekeningnummers. Via dit onderdeel kun je nieuwe bankrekeningnummers toevoegen en bestaande bankrekeningnummers bewerken en verwijderen. Ook kun je zien welk bankrekeningnummer als standaard wordt gebruikt.
- Toevoegen: Middels het 'plusje' kun je een nieuw bankrekeningnummer toevoegen
- Verwijderen: Middels het 'kruisje' kun je desbetreffend bankrekeningnummer verwijderen
- Bewerken: Middels het 'potloodje' kun je desbetreffend bankrekeningnummer wijzigen.
Overzicht gekoppelde bankrekeningnummers
Sjablonen
Wanneer je via de knop 'weergeven' een relatie opent, zie je onder in de pagina de reeds bestaande / beschikbare sjablonen voor deze relatie. Via dit onderdeel kun je nieuwe sjablonen direct toevoegen voor deze relatie en bestaande sjablonen bekijken, bewerken en verwijderen.
- Middels het 'plusje' kun je een nieuw sjabloon toevoegen.
- Middels het 'vergrootglaasje' kun je desbetreffend sjabloon bekijken.
- Middels het 'kruisje' kun je de sjabloon verwijderen.
- Middels het 'potloodje' kun je de sjabloon bewerken.
Een relatie bewerken/ toevoegen
- Nummer: Een nummer wordt automatisch gegenereerd indien dit veld leeg wordt gelaten. Indien de relatie reeds bestaat in het financieel pakket, moet ditzelfde nummer worden gebruikt bij de relatie in de Spend Cloud.
- Naam*: vul hier de naam van de relatie in.
- Zoekcode: Dit is de zoekcode binnen jullie financieel pakket van desbetreffende crediteur. Binnen de Spend Cloud wordt er niets met deze zoekcode gedaan echter is het handig, wanneer je een nieuwe relatie aanmaakt via de Spend Cloud en deze exporteert naar het financieel pakket, er gelijk een zoekcode zal worden meegegeven.
- Adres: Vul hier het adres van de relatie in
- Postcode: Vul hier de postcode van de relatie in
- Plaats: Vul hier de plaats in waar de relatie gevestigd is
- Land: Drop-down menu met te selecteren landen
- Telefoonnummer: Indien beschikbaar dan kan het telefoonnummer van de relatie meegegeven worden. Indien de relatie aan een leverancier gekoppeld is, kan dit telefoonnummer gebruikt worden op de orderaanvraag.
- Standaard bankrekeningnummer*: Geef hier aan wat het standaard bankrekeningnummer van de relatie is. Er dient minimaal een IBAN ingevuld te worden om de relatie te kunnen opslaan. Indien er meerdere bankrekeningnummers zijn toegevoegd voor de relatie, kun je middels dit veld aangeven welk bankrekeningnummer standaard zal worden gebruikt.
- E-mailadres: Hier kun je een e-mailadres meegeven van de relatie. Hiervoor geldt ook dat indien de relatie gekoppeld is aan een leverancier, dit mailadres op de orderaanvraag meegenomen kan worden.
- KVK-nummer: Wij raden aan om het KVK-nummer op te geven gezien deze gebruikt wordt bij het herkennen van crediteuren binnen de module Factuurverwerking,
- BTW-nummer: Wij raden aan om het BTW-nummer op te geven gezien deze gebruikt wordt bij het herkennen van crediteuren binnen de module Factuurverwerking,
- Standaard betalingsconditie: Hier kun je aangeven of er een standaard betalingsconditie voor de relatie moet worden gebruikt. Indien geboekt wordt op deze relatie, zal de standaard betalingsconditie automatisch worden ingevuld door het systeem.
- Standaard grootboek: Hier kun je aangeven of er een standaard grootboekrekening voor de relatie moet worden gebruikt. Indien geboekt wordt op deze relatie, zal de standaard grootboekrekening automatisch worden ingevuld door het systeem.
- Standaard btw: Hier kun je aangeven of er een standaard btw-percentage voor de relatie moet worden gebruikt. Indien geboekt wordt op deze relatie, zal dit btw-percentage standaard worden ingevuld door het systeem.
- Toelichting**: Hier kun je een toelichting meegeven. De toelichting zal middels een informatie-icoontje zichtbaar zijn bij het coderen van facturen indien deze geboekt zijn op desbetreffende relatie.
- Status: Geef hier aan of het om een actieve- of passieve relatie gaat.
Velden met een * zijn verplicht.
**Toelichting
Factuurverwerking
- Standaard sjabloon: Indien er sjablonen beschikbaar zijn voor deze relatie, kun je hier de standaard opgeven. Dit sjabloon zal automatisch worden gebruikt bij het boeken op desbetreffende relatie.
- XML-factuur groepering: Indien de relatie XML-facturen verstuurd, kun je hier aangeven op welke manier je de verschillende factuurregels van een XML-factuur wilt overnemen in de Spend Cloud.
- XML-factuur veldindeling: Indien de relatie XML-facturen verstuurd kan hier een standaard XML-factuur veldindeling worden gekozen welke zal worden toegepast bij het uitlezen van de factuur als deze relatie wordt herkend op de factuur. In het volgende artikel lees je meer over het verwerken van XML facturen: Alles wat je wilt weten over XML facturen.
- Facturen automatisch verwerken: Hiermee kun je instellen dat facturen van deze relatie het menu Coderen overslaan als de verplichte velden juist kunnen worden gevuld. In het volgende artikel lees je meer informatie over wat je per relatie kunt instellen om facturen automatisch te verwerken: Hoe kan ik facturen automatisch verwerken?
- Periode aanpassen: Het is mogelijk om per relatie in te stellen om de periode standaard een maand eerder of later te laten vullen door de Spend Cloud. Dit kan handig zijn als de relatie bijvoorbeeld standaard een maand vooruit of juist achteruit factureert. Als je bijvoorbeeld altijd op de eerste van de maand een factuur ontvangt waarbij de kosten betrekking hebben op de vorige maand, zet je deze instelling op een maand eerder, de Spend Cloud zal dan (indien de relatie is herkend en een factuurdatum kan uitlezen) de periode een maand eerder zetten dan de factuurdatum. Je gebruikt een maand later wanneer je juist facturen ontvangt met kosten die betrekking hebben op de komende maand. Wil je dat de Spend Cloud dit niet aanpast? Dan laat je deze instelling op dezelfde maand. De Spend Cloud zal ook tijdens het coderen de periode aanpassen als dit is ingesteld wanneer je een andere crediteur selecteert of de factuurdatum bewerkt.
- Omschrijving in de factuurkop en/of factuurregel: In dit veld kun je zogenoemde tags toevoegen. Deze tags zullen automatisch worden ingevuld in het omschrijvingsveld op regelniveau bij facturen die van deze relatie binnenkomen. Meer informatie over Een standaardomschrijving voor de factuurregel en de factuurkop
Related Articles
Meerdere relaties tegelijk bewerken
Indien je beschikt over de juiste rechten, vind je boven het relatieoverzicht de knop ‘Meerdere bewerken’. Met deze knop kun je een aantal instellingen en/of velden, voor meerdere relaties tegelijk, aanpassen. Een gekozen waarde wordt toegepast op ...Grootboekrekeningen toevoegen en beheren
In het menu-onderdeel ‘Grootboek’ zie je een overzicht van alle grootboekrekeningen. Je kunt hier ook nieuwe grootboekrekeningen toevoegen en gegevens aanpassen. Grootboekrekeningen toevoegen Bovenaan het grootboekrekeningen-overzicht, staat de knop ...Een medewerker toevoegen
In het menu-onderdeel Medewerkers kun je het medewerkersbestand van jouw organisatie beheren. Afhankelijk van jouw instellingen worden deze gegevens bijgewerkt via een automatische import, of moet je deze handmatig bewerken/aanmaken. Als jouw ...Kostenplaatsen toevoegen en beheren
In het menu-onderdeel Kostenplaatsen staan alle kostenplaatsen die in Spend Cloud zijn toegevoegd. Hier kun je handmatig een kostenplaats toevoegen of een lijst met kostenplaatsen importeren. Via het overzicht kun je ook een workflow instellen en ...Een nieuwe kostendrager toevoegen
In het menu-onderdeel Kostendragers, staan alle kostendragers die in Spend Cloud zijn toegevoegd. Hier kun je handmatig een kostendrager toevoegen of kostendragers importeren. Via het overzicht kun je ook organisatorische eenheden en boeken koppelen. ...